物资采购管理内部运作模式初探<br/>——以港口物资采购为例*

物资采购管理内部运作模式初探
——以港口物资采购为例*

2014-09-17孙东

江苏海洋大学学报(人文社会科学版) 2014年10期

孙东

(连云港港口股份有限公司东联港务分公司，江苏连云港 222046)

在物资采购管理运作中,既能保障物资正常供应和降本节支,又能防止资金隐性流失和堵塞采购管理环节的漏洞;既能做到“集中权力分散化”,又能使“隐蔽的权力公开化”，这成为物资采购管理工作长期需要面对的一个课题。笔者结合港口物资工作实践，对物资采购管理内部运作模式进行初步探讨。

一、过程管理监控系统化

建立从计划申报、编制、审批、比价采购、验收、入库、保管、出库、付款等全过程监控系统是保障各个环节工作高效运转的基础和保证。在系统结构设置和职能分配上,做到责、权、利分明,分工协作,相互制约,形成闭环。物资采购工作流程见图1。

图1 物资采购工作流程图

(一) 采购环节分散化

港口物资部门负责全公司装卸生产及保证机械正常运转用物资消耗,权力比较集中,如果领导把关不严或业务不精,很容易造成一人负责制现象,必须使集中的权力分散化,将采购各个环节分开,港口目前对采购管理可分:计划、采购、验收、保管、记帐等。但各个环节必须相互制约,相互协调,职责分明。另外对于价格较高和量大的物资采购可设立物资招投标比价小组,小组负责人以公司主管领导为宜,成员要由纪委、财务、计划、技术、物资部门人员组成。

(二) 采购管理运作程序

1 采购计划的编制和审批采购计划的编制工作要与其他采购环节分开,单独成立。其编制的依据是计划申请及库存状态综合平衡,提出采购计划交主管科长审核,核定进货渠道,货比三家,填写物资比质比价采购审批表进行权限审批。

2 采购计划的执行和到货验收采购人员负责计划的执行,并按合同管理的有关规定签定合同或协议,和部分物资的询价比价过程。并协助计划员、科长负责收集供方有关资料和资质证明。货到后验收人员根据计划或合同、协议等进行验收,编制入库验收单交保管人员办理入库手续。

3 票据结算前的稽核验收单、发票及比质比价审批表经采购员、验收员签字后先交主管科长审核,然后交主管经理、经理审批无误,最后交财务科办理付款手续。发票上至少有五人签字,缺一不可。

(三) 招标管理运作程序

招标管理运作程序突出“隐蔽的权力公开化”。其操作程序分五个步骤:(1) 招标方资格的认定。资格的认定一般而言是一项日常工作,靠平时不间断地进行认定和积累。认定合格的供方才可能成为比价、招标资格。(2) 招投标文件的提出。港口物资招投标一般邀标采购较多。招标文件提出是依据有关规定对需要招标物资进行的。(3) 确定供方或开标。经过各供方的投标在物资招标比价采购小组共同情况下进行开标。(4) 宣布中标和签定合同。(5) 到货的验收和票据结算的稽核。通过采购环节分立设置,采购前的审批、货到后验收、发票稽核等全过程实行监控,有效防止资金的浪费和变向的流失。

二、模拟市场运作化

(一) 加强市场调研,广泛收集市场信息

物资管理人员利用一切机会和渠道收集市场物资资源信息,及时掌握市场价格趋势，密切关注和收集整理有关供方信息动态,对供方的经营状况、进货渠道、供货质量、供货价格及售后服务等情况要及时掌握,按照ISO9000标准要求进行定期评价和评定。评价和评定合格的供方纳入合格供方目录。

1 分类首先根据公司生产实际需要和所采购产品对公司最终产品的影响程度分为A、B、C三类。A类:装卸起重用的钢丝绳、卸扣、钩头、防转套、吊环、链条、压制索具、合成纤维吊装带,及砂轮类等;B类:港机配件、电机、电工器材、橡胶制品(轮胎)、轴承、仪器仪表、燃润料等;C类:化工材料、五金、工具、杂品等其他物资。

2 根据分类进行差别评价每年年初应组织相关人员对上一年度采购量大且通过市场准入核批的物资供方进行评价,填制物资供方业绩评定表/报告,经批准后,作为合格供方予以登记。评价内容包括:A类物资:供方提供的物资质量、价格、售后服务情况和质量保证体系资质相关证明(产品合格证/质保书(检测报告)/生产许可证或质量管理体系证书等);B类物资:供方提供的物资质量、价格、售后服务、营业执照复印件等;C类物资:供方提供物资的价格、质量等。对其中业务量小的供方可不予评价。

对上一年度尚未发生业务关系但通过市场准入核批的供货单位,技术部应组织人员对其进行考察,确认符合后,填制物资供方业绩评定表/报告,交公司主管经理批准后,登记在合格供货单位登记表上,视为本年度合格供方，如图2所示。

(二) 利用市场竞争机制,获取综合经济效益

充分利用市场竞争机制和厂商优惠政策,求得最大的经济实惠是招标、比价采购工作的主要目标。在比价过程中采用竞争性货比三家方式,同样物资比质量,同样质量比价格,同样价格比付款方式和交货期,同时要与各供应商进行必要商务谈判,在采购价格、运费承担、付款方式和期限上求最大经济实惠。不能只片面强调物资本身价格,而忽视物资自身成本价格外的运费及资金的利息、周转情况。

(三) 形成各种特色规模采购,降低采购综合成本

根据各种物资年、月消耗情况,对每月有一定消耗规律,且使用频率比较频繁的物资可集中编制计划,集中采购,形成规模采购,变零星为批量,化零为整；变小批量为规模采购。这样便于和供方就物资价格、运费、付款的方式及期限达成较实惠的条件。

图2 选择供应商的程序流程图

(四) 深化比价内涵,做好市场预测

比价管理的内涵就是对采购物资价格实行“二维坐标”管理,即对采购物资价格进行“纵横坐标法”比较,纵向比较历史价格,横向比较市场价格。认真做好不同时期,不同地区的价格动态,便于预测市场价格趋势,把握时间价格差,获取经济利益。这主要针对具有季节性消耗的物资。

(五) 降低采购成本与减少消耗并重

降低采购成本与减少物资数量消耗是等同对待,这是对物资采购实行招标、比价采购管理的深刻体会。在比质比价的同时,注意灵活运用价值工程(F=V/C)中价格性能比理论,是实现企业综合经济效益的有利举措。比价采购时不仅关注物资价格,同时要注重物资价格功能,从价格总体功能出发,谋求最大经济效益。如购买油封要区别油封使用位置,如果在容易装卸部位就可以采用质量一般的油封;如果是某机械内部(减速箱)装卸不容易就要采用质量较好的油封。因为同样装卸所耗的人力、时间是不同的,所带来的经济效益也是不同的。

(六) 突出重点,兼顾一般,有效控制采购质量

在采购物资是实行“谁采购谁负责到底”的制度。但在区分采购物资时根据采购物资安全质量要求不同,将采购物资划分为A、B、C类物资。A类物资是与装卸生产有密切关系且安全系数要求严格的物资如钢丝绳、门机卡环等。对A类物资重点对待,并颁布详细的规定(如三证齐全等);B类物资是次重点物资,要严格控制进货渠道;C类物资属一般物资,作一般控制。

三、绩效考评制度化

一是建立健全各项规章制度。对每个采购环节制定详细的规章制度,明确操作规程和职责权限、义务,各司其职。二是制定采购人员绩效标准(见表1)。强化采购人员绩效考评，确保采购物资质量。(1) 建立科学动态的采购管理考评绩效制,每月对采购质量、价格、兑现率、业务水平、供货时间、廉政建设和业务素质等进行绩效考评,对于绩效考评连续三月最低或受到投诉经调查属实的采购人员，调离本职岗位并承担相应的责任。(2) 完善物资采购质量、价格追究制。因工作失误造成采购价格问题的追究:物资采购实行价格责任制,谁采购、谁负责,凡购买产品价格高于合理价格,形成的价差由采购责任人负责赔偿;因工作失误造成采购质量问题的追究:物资采购实行质量责任制,谁采购、谁负责,凡购买的产品是次品或不能使用的产品,由采购责任人负责调换或退货,直至符合使用要求。如不能及时调、换货,采购员负责全额赔款。三是加强供应商绩效考核,推行供应商市场准入制和廉政建设否决制。把供应商提供物资质量、价格、服务、供货时间、廉政建设等纳入动态考核,对价格虚高或质量出现问题实行量化考核,实行退货、赔偿、以及取消供应资格。