如何建立供方管理体系

叶珍菊 汤心悦



如何建立供方管理体系

叶珍菊 汤心悦

陕西烽火电子股份公司，陕西 宝鸡 721006

供方管理的优劣直接影响着企业的兴衰。要对供方的选择、评价、再评价及日常管理形成相应机制，建立企业合格供方名录并动态管理，与供方合作共赢，保证企业的竞争力和效益。

供方；管理；评价；业绩

1 供方管理的意义

供方是指提供产品和服务的组织或个人，包括制造商、经销商/代理商和外包方（包括设计外包、生产外包、服务外包等）。为什么供方管理在企业发展中变得如此重要？有效的供方管理能保证企业低成本采购的能力；将供方纳入公司的质量体系[1]，实现供方质量体系和公司质量体系有效的对接；能缩短采购周期，减少检验成本，降低库存水平，可以提高公司采购工作的透明度。供方管理关系企业的生存和发展，所以建立健全的供方管理体系势在必行。

2 供应商管理工作流程

供方的选择→供方评价→建立合格供方名录→供方的动态管理→供方的日常管理。

2.1 供方的选择

企业选择供方时应参照一定的标准，原则上设计应该在现有的合格供方名录中挑选供方，若名录满足不了设计的需要，可以拟选供方，拟选供方上应满足以下条件：

遵守国家相关法律、法规、无违法记录；具有健全的组织机构和完善的规章制度；

具有独立承担民事责任的能力；

具有履行合同必需的经济能力；

具有良好的商业信誉和健全的财务制度；

能提供有效的资质证明文件，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、质量体系证书、武器装备认证证书、保密资格证书等；

2.2 供方的分类

根据供方提供产品和服务的类别、产品的功能特性对整机的影响、产品制造复杂性等因素，将供方分为三类。

Ⅰ类：具有保证质量体系的供方。能提供具有独立功能的关键配套设备、分系统配套装置；按我方图纸、技术文件生产的复杂零部整件和有关键过程的外包产品。

Ⅱ类：具有检验系统的供方。能提供一般元器件、配套件。

Ⅲ类：能提供检验合格证的供方。能提供一般的标准件、化工、绝缘、金属材料。

2.3 供方评价

视供方提供产品和服务的重要程度，决定对供方进行函调或现场实地考察。对函调的供方，要求供方如实填写质量保证能力调查表，将供方的公司概况、生产设备情况、资质能力、所供产品及有效的联系方式和地址填写清楚，并附相关资质证明材料、样品检验试验报告等一同交质量部进行评审。

需实地考察的供方，由质量、技术、供应、工艺等相关人员组成考评组，必要时邀请用户代表参加。现场实地考察主要对供方的资质、体系运行、研发能力、生产能力、工艺控制、服务等进行考察。对考察中发现的问题及时提出并做好记录，并形成现场考察报告交质量部。

2.4 建立合格供方名录

对经考评组评价合格的供方，方可将其纳入企业合格供方名录。名录应包括

编号、供方名称、供货类型、供方类别、用户等内容。对合格供方名录要实行动态管理。

2.5 供方业绩评价

对纳入合格供方名录的供方从供货进度、实物质量、售后服务三个方面进行评价，形成季度、年度供方业绩评价报告。其中供货进度满分30分，由采购部门对本季度有供货记录的厂家进行打分，按合同签订的到货日期进行考核，视对生产的影响程度进行扣分。实物质量满分50分，其中进货检验筛选占20分，上机使用占30分，按批次性质量问题进行扣分，依情节严重程度每批次扣2—5分。售后服务满分为20分，依据供方接到质量反馈问题的处理速度和态度对其进行打分[2]。三个部分的得分相加，将供方业绩评价得分分为3个等级，得分≥90分的为A级；60≤得分<90分的为B级；得分<90分的为C级。业绩评价为A、B级的供方为合格供方，纳入合格供方管理。从A级供方中评出5名为优秀供方。从B级供方排名后十名供方中评出5名为基本合格供方。对基本合格供方亮黄牌并通报批评、延期支付货款并减少订货量。对优秀供方进行通报表扬，颁布荣誉证书，增加订货量并优先付款。对C级供方亮红牌并取消供货资格。但对于评价不合格但是唯一供货货源的供方，由质量部对其进行书面通报并组织相关单位进行现场质量审核，督查其改进产品质量或服务。根据后期提供产品或服务的情况，再决定取消或保留其供货资格。

2.6 供方的日常管理

供方的日常管理工作设在质量部，供方的评价、业绩评价、供方质量保证能力调查表、评价表、资质证明、现场实地考察报告、整改材料应有效保存并定期维护。

当合格供方的重要设施或组织机构发生变化时，采购部门应及时将变更材料递交质量部，经审核通过后变更合格供方名录。

质量部每季度对供方的资质证明材料进行梳理，对无效的证书进行更换，保证供方资料的完整和有效性。对多年未供货的供方填写撤点申请表，经采购、技术等相关部门同意后将其剔除合格供方名录，对新申请的供方应及时调查资料，评审合格后及时纳入合格供方名录。

对进厂检验、筛选和上机使用过程中出现的批次性质量问题，以质量信息反馈单的形式及时向供方反馈，要求其限期整改，并验证整改措施的有效性。妥善保存整改资料。对一年内连续出现三次批次性质量问题的供方，要求其来公司进行现场质量归零。四次及上的要求停止供货。

每季度对进厂检验、筛选的元器件情况进行统计，对上机的不合格品进行登记、统计、分析，并形成季度元器件认定公报报相关单位。

供方管理体系建设是逐渐完善的过程，健全的供方管理体系对企业的发展是极其有利的，尤其给产品的采购带来极大的便利。

[1]曹辉，乐莹，周琴，等.通过建立管理关键控制点构建医用耗材供应商评价体系[J].生物医学工程学进展，2014（3）：179-183.

[2]李中宏.3家橡机企业建立招投标和供应商管理体系[J].中国橡胶，2015（11）：40.

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1009-6434（2016）01-0064-01