浅谈企业档案编研基础工作的开展

薛思毓

摘 要：本文分析了部分企业档案编研的现状和存在的问题，结合天津石化公司的实际情况，论述了如何进行档案编研的基础性工作，以及档案信息化形势下档案编研工作的新内涵。

关键词：档案编研，档案信息化，汇编，编研资料

档案业务工作内容可以概括为收、管、用三个方面，按照工作流程，又可以分为收集、整理、鉴定、保管、统计、利用六个环节。其中档案利用是档案业务工作中最富有活力的环节，是档案工作的出发点和落脚点。而档案编研是把查阅频率比较高的部分档案资料以某一专题、主线串联，加以整理汇编，方便档案利用者查阅，从而使档案利用起来更加方便、有效，使档案信息价值更好地发挥和实现，是档案利用的重要途径。本文结合天津石化公司档案编研工作的实际情况，论述如何开展企业档案编研的基础工作。

一、企业档案编研基础工作现状及存在的问题

档案编研是企业档案业务工作的重要组成部分，如何做好企业档案编研工作是现代企业档案工作者面临的重要课题。企业档案编研的现状有以下几方面的特点：

1.从事档案编研工作的人员不足。

很多企业的档案部门里从事编研工作的人员是各专业档案管理的兼职人员，在完成档案业务管理工作的同时，兼顾档案编研工作。在这种情况下，由于精力和时间的限制，很难将档案编研工作做深做细做强。有些企业的档案部门虽然有专职从事编研工作的人员，往往定员较少，相当于庞大而复杂的编研工作量来说人员力量不足。

2.档案编研工作人员的能力不足。

档案编研不应只是简单的罗列和摘录，更应该是在原始资料基础上的一种提炼和升华。这就要求从事档案编研的人员既有较强的档案专业知识，又要有扎实的文字功底。现在很多档案编研人员没有文科背景，又缺乏后期的学习和培训，对文字的拿捏不准。

3.个别企业的档案编研工作不受重视。

领导对编研工作的重视和关注不够，把工作重心完全放在档案基础管理工作中，从而不舍得下力量做好做强档案编研工作，长期处于这种状态的编研工作必然会慢慢退出人们的视线，逐渐被搁置起来。

二、企业档案编研基础工作的开展

档案编研工作进行起来非常繁琐，需要档案工作者从大量的档案资料中有选择性地摘录、编辑，不仅需要档案人员具有极强的责任心，思路清晰，同时需要投入大量的时间和精力。作为从事档案编研工作的人员，不仅要具备专业知识和文学素养，而且必须热爱这项工作，具有主动性和工作激情，才能将档案编研做得有声有色、充满活力。从工作思路上，档案编研不仅有基本的编辑工作，更需要深层次加工。这就需要建立一个基本架构，确定两条主线：基本汇编型专题和提炼加工型专题，编研专题的选择即围绕这两条主线展开。从选题上，那些与企业发展、企业进步、经济效益增长密切相关且各部门利用率最高的档案内容才有必要作为档案专题编研的课题。一般来说，反应企业内部有关机构人事变动、大事纪要、职工工资、科技成果、产品介绍、技术改造和装置大修的内容，对企业有较高的利用价值。在档案专题编研中，还要注意相关内容的广泛性和资料的详实性。一个编研专题应当尽可能将相关内容都列上，避免因考虑不周而造成利用者的再次查验档案。

1.基本汇编型专题

根据企业发展的实际情况选题，确定编研内容是档案专题编研的关键。文件汇编、会议简介类的专题编研看似简单枯燥，但对利用者的价值很大，不仅可以省去很多单个文件查找时间，更能避免遗漏和忽略部分文件导致的重复查找。

文件汇编可以以部门为线索进行文件汇编，比如人力资源部印发的文件，查找利用率相对高一些，编制成《××公司人力资源部20xx年文件汇编》，方便查找和利用；企业管理部每年进行的QC成果评比活动，汇编为《××公司历届总部级、国家级QC成果汇编》；将现有的《××公司规章制度汇编》根据实际情况进行及时修正；根据职代会召开的实际情况，编制《××公司××××年第×届职代会文件汇编》。

还有一类是“拿来主义”型的编研资料，例如天津石化公司的《天津石化报》，每周两期，既报道公司时事要闻，又有经济新闻、综合报道、文艺副刊等板块，信息量非常大。石化报社会将每年的石化报装订成册，便于查找和保存。石化报的合订本对于档案部门而言也是非常重要的编研材料，编研人员应及时与石化报社沟通，在档案部门留存一份。类似的资料还有《天津石化年鉴》，每年一册，编研人员应在年鉴出版后及时留存。

2. 提炼加工型专题

作为宣传和介绍本公司档案馆概况的工具书如《××公司档案馆全宗介绍》、《档案馆指南》（含分类方法），是在管理档案的过程中形成的文件，编研人员应根据档案馆的实际情况，认真负责、一丝不苟地进行编写，并力求简明、清晰，能让档案利用者看过后对档案馆的情况一目了然，提高利用效率。

组织机构沿革是系统记载一个机关、企业、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种编研材料。《××公司组织机构沿革》能方便组织人事、劳资部门查阅。编写时按部门主线，将领导干部的文化程度、参加工作时间等常用个人资料列入，同时要有职务的任免时间、文号，以及该文件的档号，便于需要时进行文件的查找调用，使这份编研资料成为了一个专题目录，一举两得。

大事记是按照时间顺序将要记载一定企业历史时期发生的重大事件的一种参考资料。以天津石化公司为例，《天津石化公司大事记》在每年出版的年鉴中有一个专题，但由于篇幅限制，有一定的局限性，可以在此基础上进行扩充和丰富，把本公司党办、经理办、石化报社的素材融入其中，既是参考资料，又具有工具书的性质，给查找档案提供线索。

《获得省部级以上荣誉称号汇总》是将企业里的职工、单位、集体等获得的省部级以上的荣誉称号按年度、类别等汇编成册，不仅是编研资料的一部分，也是公司整体形象的一个侧面展示。这些材料分散于企业的工会和技术部门，要定期向这些部门索要相关文件，做到及时、准确。

《××公司科技成果汇编》的素材主要来源于团委（“五小”成果）、技术处、企划处（QC成果）以及研究院等，内容可以包含课题负责人、参与人员、课题内容、成果以及获奖情况等方面内容。

档案是历史的真实记录，具有重要的参考和凭证作用，档案管理的目的就是服务利用者。《档案利用效果选编》可以让各级领导和干部职工进一步了解档案的作用和价值，增强档案意识，从而进一步重视支持档案工作，促进档案事业的发展。编写这个主题的过程，也会加强档案工作人员与其他业务部门的联系，及时了解档案利用需求、重大业务进展和档案利用效果，从而进一步改进档案服务形式，拓宽利用渠道，为下一步开展档案工作创造条件。要做好这个编研主题，就要在日常工作中做好借阅登记，在提供利用后，主动跟踪了解档案利用产生的价值和所经历的过程，及时准确地掌握事例发展的最新信息。

三、档案编研工作也要与时俱进

随着计算机、网络技术应用的不断深入，办公自动化、电子商务等的应用越来越广泛和深入，档案管理模式从传统的一档案实体保管为主向一档案实体和数字化信息共同保管的双重模式转变，企业档案信息化成为档案工作发展的放心和趋势，档案信息化程度已成为衡量企业档案管理现代化水平的重要指标。档案管理信息化技术的发展赋予了档案编研工作更为广阔的空间和更为丰富的内涵。档案编研工作要走出过去的单纯档案史料编纂为主的狭隘空间，深化和拓展工作内容，变单一管理为主动服务化技术操作为学术编研，提高档案管理服务水平。

（作者单位：天津石化公司信息档案管理中心）endprint