论企业档案服务创新

李键菲

随着市场化、信息化、网络化进程的高速发展，传统的档案服务模式已经无法更好的适应企业的高效持续的发展，企业档案部门能否在新时代新形势下实现服务创新是摆在广大企业档案工作者面前的一道难题。没有创新就没有出路，没有创新就可能被边缘化。档案部门只有通过创新提供优质服务，档案工作者才能在企业激烈竞争环境下脱颖而出，站稳脚跟。但是如何才能实现服务创新？笔者认为应该实施创新三步走：第一步找病因，第二步去病根，第三步去创新。

一、找病因

企业档案部门缺乏服务创新的“病因归纳起来主要有三点。

（一）企业领导层对档案重要性认识不够，对档案工作重视不够

在经济建设为中心的大背景下，企业追求的的主要是利润。企业领导层更愿意把有限的财力、物力、人力用在促进企业生产发展获取更多的经济利润上。加之很多企业领导对档案工作内涵和作用不是很了解，认为只要保存好档案就行，把档案部门视为养老机构，是可有可无的部门，导致档案部门没有实权，经常归属于其他科室，档案工作者身兼数职更是常有的事。企业领导对企业许多可公开文书档案不愿意公开化，认为什么都是保密好，就算公开对利用手续的履行也复杂化，久而久之档案部门越来越被边缘化，企业所拥有的档案越来越“尸体化”，领导不愿公开，员工无法利用，档案工作者越来越无事可做，档案部门越来越被边缘化。

（二）企业档案工作者观念落后，服务意识和竞争意识淡薄，服务主动性不强

领导对档案工作的不重视，导致许多企业的档案工作者对档案服务缺乏热情，长期以来默默无闻看好门的思想观念，服务意识基本停留在“你来我查，你问我答”“重藏轻用”的被动局面，宝贵的信息资源不能被开发利用，造成信息资源的极端浪费。档案部门又将自身视为清水衙门和无职无权的弱势群体。档案工作者干起工作来理不直、气不壮，更在思想上弱化了主动参与感，竞争意识和服务意识越来越淡薄，影响了工作职能的发挥，很大程度上抑制了档案工作的影响力和竞争力。

（三）档案工作者岗位流动性大，专业水平较低。档案工作者服务能力有待提高

目前在许多企业中，档案部门存在严重的档案人员频繁流动现象，由于档案管理员的劳动得不到应有的肯定和尊重，福利待遇不高、晋升职务困难，导致档案工作者不愿意长时间待在档案部门，一有机会就会想方设法调离，好多刚熟悉业务就调离了，另外在档案部门工作的专业人员较少，从高等院校毕业的档案专业人员更少，所以非专业人员步入档案部门，业务能力亟需培训和提高，但是多方面的原因导致档案部门经费紧张无力承担档案人员外出学习和培训的费用，档案人员学习深造机会少，专业技能无法提升，直接影响了档案部门和档案工作者服务作用的发挥。

二、去病根

去病根，就要针对三大病因从三个方面入手。

（一）加大档案宣传力度，克服自身困难积极工作，赢得领导支持

档案服务的创新要推进，领导支持最为关键，创新也是一场改革，在这改革过程中领导支持是决定档案服务创新成功的有力保障。要想赢得领导支持，得到领导重视，要从两个方面入手。一方面要在公司上下大力宣传《档案法》、《档案法实施办法》和制定的档案管理制度。《档案法》和《档案法实施办法》是社会主义法制的重要组成部分同样具有法律效力，一定要向企业主管档案领导宣传，促使他们学习《档案法》和《档案法实施办法》，充分认识档案工作的重要性并认真贯彻执行，切实加强对企业档案工作的领导，关心企业档案事业的发展，把档案工作列入企业领导的重要议事日程，定期听取档案部门的工作汇报，研究解决档案机构设置、档案人员素质、档案设施等实际问题，把档案工作和企业经营发展同时抓，促使档案更有效的为企业经营发展服务。制定和宣传科学的档案管理制度也很重要，他直接关系着档案工作怎么去开展，企业其他部门怎么配合档案部门开展工作，促使档案工作有章可依，要使得企业上下形成上行下效、依法治档的良好局面。档案部门还要采取各种方式抓住一切机会去宣传。要有不怕吃苦迎难而上的决心和毅力，不能半途而废。可以通过学习、讨论、知识竞赛、办专栏、出简报、电视台报道等方式深入持久地宣传。另一方面档案部门要自力更力。少花钱，多办事，开展档案信息化建设的劳动竞赛、通过加班、倒班克服设备不足的困难、充分利用原来档案信息化建设时的成果、把企业重点业务的档案的整理和利用作为重头戏来抓。与此同时档案人员一定要在现有条件下努力工作，加强学习，克服消极怠工的消极情绪。一点一滴的出成绩，尽自己最大努力去拓展档案服务领域。坚信通过宣传和自身努力一定能让领导看到自己的成绩。强化服务意识和工作责任心，从思想上改变传统观念，变被动服务为主动服务。

服务是档案管理的主题，档案工作的目的就是要为大众服务。每一个企业档案工作者都应明确职责，树立为大家服务的意识，增强服务工作的预见性和前瞻性，改变“你要我给，你问我答”的被动服务方式。树立主动服务、积极参与、和超前介入的意识，使档案有计划、有准备、有重点地为企业生产经营发展服务。作为档案工作者还要强化敬业和奉献精神，淡泊名利。兢兢业业、奋发向上，以高度的责任心和自豪感完成自身肩负的使命。

（二）加强档案学习和业务培训，提升档案工作者的业务能力

企业档案服务创新的推进，除了争取领导支持和强化服务意识外，档案工作者的业务能力强化也很重要，它是档案服务创新的根基，业务能力不提升，创新服务就不能顺利开展。所以，建设一支知识化、专业化、稳定化的档案专业队伍很重要。企业要发展首先要树立“科技兴档，贵在人才”的观念。加大档案人员培训力度，投入财力、物力、有计划地选派档案人员接受业务培训，与此同时档案工作者要有紧迫感、危机感，加强自我学习。同时企业要为档案部门配置人力资源，采取以老带新、以熟带生、以强带弱的方式实现人尽其才，才尽所用。此外企业人力部还应为档案专业人才制定长、中、短期发展规划，吸收更多的档案专业人才加入企业档案队伍中来。endprint

三、去创新

如何去创新，笔者提出五点建议。

（一）坚持档案归档和利用并重，注重档案潜在价值的开发利用

档案的归档和利用是相辅相成的，归档是利用的基础，利用是归档的的延伸。企业档案的使用多为企业管理和生产建设服务，有绝大部分档案室可以公开化的，所以在不违反档案政策法规和泄露企业秘密之内可以将部分档案向企业内部公开化，可以先实现将利用率最高的一部分档案目录公开化，再实现不涉密的文书档案电子化并公开化。这样会大大提升档案信息的利用率。利用各种先进的档案管理技术和先进的管理理念有效提升档案利用的广度和深度，开发档案的潜在价值，即使是一些不宜公开的档案也可以实行限制性的利用方式，让这些档案能够在一定程度上发挥其应有的价值。

（二）建立档案服务信息反馈机制，优化档案服务质量

反馈方法在档案信息资源开发利用和档案服务创新中起着重要作用。档案服务信息反馈机制能够及时、有效地掌握各种档案需求信息、企业员工对档案服务更深层次的要求，能够有效促进档案的开发利用，这种机制包括了检索工具的实用性，制定的有关档案规章制度是否合适，服务态度是否需要改进。反馈来的信息一般都有很强的针对性和实用性也比较具体，根据这些反馈来的信息设计不同层次的服务内容和范围，有计划的对这些信息资源进行开发、加工、并转化制作成信息产品为企业提供优质服务，逐步改变服务机制，从而建立一套完善的管理体制，使得档案服务质量更上一筹。

（三） 加强企业档案横向联合，实现信息资源共享

随着信息时代的不断发展，任何一个企业都不可能将所有需要的信息加以搜集、整理、加工、保存和利用，企业同行之间是竞争关系也存在合作关系，所以应该在一定程度上打破各自为政的局面，在不影响自身利益的情况下企业同行之间可以建立一个资源共享的档案信息系统，实行一体化的管理充分发挥整体优势，建立联合目录实现资源共享。联合目录是用统一的著录格式和编排，联合两个或者两个以上的企业档案馆（室）档案目录，实现资源共享。是企业同行之间相互分享各自可开放使用的信息资源。使利用者很方便的获得更多的有用信息。通过建立联合目录，形成网络实现有限程度上资源共享。不仅提高了档案的利用率，避免了不必要的重复和浪费，有效缓解存储空间拥挤，人员及资金紧张的问题，并有利于档案部门有侧重、有特色的满足企业档案利用者多方面的需求，还使企业档案利用者在利用信息过程中发现同行之间的先进管理方式，取长补短，为我所用。

（四） 探索档案信息化服务模式，推进企业档案服务方式的创新

1、企业档案部门要开发自己的网页，可以和企业单位的网站联合，档案部门可以在自己网页下提供有限制性或非保密电子文件的查询和利用服务。实现档案信息资源共享，方便用户利用。实现档案信息网上在线检索，档案利用者在一定程度上不必专门到档案室查阅，为用户提供更方便快捷的服务。在此基础上，企业档案部门还要和企业信息部门联合，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是专题数据库的建设，在网站建立电子文件的实时管理和利用，实现档案信息资源数字化、档案信息服务利用网络化、档案管理工作自动化。2、实现电子文件的自动上传收集，目前在单机上形成的电子文件的收集工作已经无法适应现代企业档案信息化管理高效化的要求。目前利用OA[ 注释：办公自动化系统 （Office Automation简称OA） 参考文献：赵艳阳.内部办公自动化（OA）系统的管理及质量提高.中国科技信息.2012（23）]系统可以实现企业各部门对电子文件的上传和下载。因此企业档案部门可以改变传统的收集管理模式，在网页上建立电子文件自动上传工作窗口，督促相关部门在形成文件时及时上传，档案部门及时收集并在服务器上归档。3、通过档案室网页开展在线服务，档案部门可以在网页上通过汇编专题目录，数据库查询、电子信箱、在线答疑等服务方式，让档案利用者和档案工作者在网上进行信息交流，提供查询和咨询服务。

（五）引入竞争机制和激励机制，激活档案部门的创新服务

企业档案部门要在服务创新中引入竞争机制和激励机制，利于调动档案人员积极性与创造性。建立科学的竞争管理体制和激励机制，使档案服务岗位没有闲、懒人员；多劳多得，在市场经济条件下，竞争无处不在，只有通过竞争档案工作者才能发挥最大潜力。档案信息服务工作者要能勇于竞争、参与竞争，既有开拓创新的能力又有独当一面的魄力，更有多种技能，通过竞争可以使企业档案队伍更知识化、专业化，这样才能使档案服务创新效果显著。因此，竞争机制和激励机制的引入会给企业档案部门服务质量带来突飞猛进的变化。尤其是形成了优胜劣汰、奖罚分明的局面，进而促使档案服务质量越来越好。

（作者单位：山西兰花煤炭实业集团有限公司）

注释：

办公自动化系统 （Office Automation简称OA） 参考文献：赵艳阳.内部办公自动化（OA）系统的管理及质量提高.中国科技信息.2012（23）endprint