对提升档案馆公共服务功能的思考

杨美玲

摘 要：本文简要阐述了档案馆的发展历程，对档案馆的主要服务功能和提升服务功能的必要性进行了分析，并对创新档案馆公共服务模式进行了探讨；就如何完善其公共服务功能作了进一步思考，提出了应把握的着力点。

关键词：档案馆；公共服务功能；思考

党的十八大报告指出，“建设职能科学、结构优化、廉洁高效、人民满意的服务型政府”这一论述，为服务型政府建设究确立了标准和目标。建设服务型政府，是全党为贯彻落实科学发展观作出的一个重大战略部署，标志对政府改革和自身建设认识的不断深化。建设服务型政府，对档案事业发展提出了新的更高的要求，档案馆工作如何适应行政管理体制由管理型政府向服务型政府的转变，不断拓展提升档案公共服务功能，满足公共服务的需求，值得我们深入思考。

一、公共档案馆的发展历程

由于历史的原因，我国档案馆进入社会公共领域的时间比欧洲一些国家整整晚一个世纪。20世纪50年代中期至80年代中期，我们国家的档案馆基本处于封闭状态。1987年颁布的《档案法》从法律上明确了公共档案馆的性质，直至90年代末，档案馆开始由封闭走向开放，朝真正意义上的公共档案馆转型，档案馆由单一地提供公文档案查阅的模式正在悄悄地向提供多元档案信息转变。2000年，全国档案馆工作会议提出，要把档案馆建成保管党和国家重要档案的基地和爱国主义教育基地，建成为改革开放和现代化建设事业提供档案信息服务的中心“两个转变”。2006年，全国档案馆拓展社会服务功能座谈会召开，档案馆的功能在组织、内容、形式和效果等方面不断提高。2008年全国档案工作会议提出“两个体系”建设的新要求，即：建立覆盖人民群众的档案资源体系，建立方便人民群众的档案利用体系。2010年全国档案安全体系建设会议提出“建立确保档案安全保密的档案安全体系”，国家档案局将“三个体系”建设作为当前和今后档案工作的重点内容和努力方向，档案馆的公共服务功能在新形势下不断凸显。

二、公共档案馆的主要服务功能

现阶段档案馆的公共服务功能主要是：社会宣传教育功能。档案馆作为爱国主义教育基地已成为对青少年进行爱国主义教育的第二课堂。2005年，国家档案局发布了《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》，使基地建设进一步走上标准化、规范化的轨道。档案馆不仅是青少年教育基地，也是重要的社会教育场所。在重大节庆和大型纪念活动以及宣传党委和政府的中心工作时举办的各种专题档案展览日益受到社会欢迎。山西省忻州市档案局从2008年至今已举办《档案见证历史》等10数次专题展览，各界群众踊跃参观，大家有的现场留言，有的在网上、新闻媒体上撰文，畅谈观展感想，对档案部门举办的展览给予了较高的赞誉。成功的举办展览为忻州市民增添了无穷的精神力量和无限的动力。

思想文化交流功能。档案馆文化事业属性与文化发展血脉相连。一些档案馆馆库建设较好的部门在发挥档案馆文化功能方面取得一定成效。通过改善档案馆环境建设营造和谐的条件氛围提升档案馆文化氛围。围绕档案的编研及展览开发相关档案文化产品出版画册、宣传册、电视片、光盘主动参与国家及地方各级文化工程建设，既积累了丰富的档案资源，又提升了档案馆文化价值，服务了文化事业发展，社会效果明显。

政府公开信息查阅功能。《中华人民共和国政府信息公开条例》规定，“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所”，“行政机关应当主动及时向国家档案馆、图书馆提供主动公开的政府信息”。档案馆建设政府公开信息查阅场所，不仅把已公开现行文件利用工作提升到政府信息公开的层面上，而且确立了档案馆“集中查阅窗口”的地位，使档案馆成为政府信息公开服务社会的一个重要组成部分。

传承历史功能。档案馆是集中管理档案资料的机构，馆藏档案资料是人类社会历史文化的记录，是一种宝贵的历史文化资源。因此，档案馆是传承人类历史文化财富的宝库，是储藏人类文化资源的基地，它能满足人们的求知欲和好奇心以及编写家谱、族谱的寻根愿望，带给人们知识的增长和精神的愉悦。

休闲娱乐功能。独特的资源辅之以良好的建筑及环境氛围，档案馆将成为人们文化休闲的好去处。近年来，一些设在政务中心或休闲旅游区的档案馆，如深圳、上海等地的档案馆，其休闲功能特色彰显良好的公共服务功能，为市民津津乐道，亲民效应十分显著。

三、提升档案馆公共服务功能的必要性

拓展和提升档案馆公共服务，是实现档案馆事业跨越性发展的必由之路。其重要性、必要性在于，一是提升档案公共服务功能，以适应政府行政管理改革的需要。行政管理领域的一项重大改革是政府从管理型政府向服务型政府的转变，强化公共服务理念，更加注重社会管理及公共服务职能的运用，实现在服务中实施管理、在管理中体现服务。我国档案事业行政管理与档案馆实体管理合二为一的局馆体系，决定了档案工作特别是档案馆工作必须适应政府行政体改革的需要，逐步实现档案工作，特别是档案馆服务工作向公共服务的转型。综合档案馆作为政府的文化性机构，应适应政府行政管理改革的要求，探索实践档案馆为公共服务的途径方法，以充分发挥档案馆“五位一体”作用为抓手，不断拓展和提升档案馆的公共服务功能，发挥自身鲜明的价值特色。 二是实现“两个转变”、建立“三个体系”要求拓展综合档案馆公共服务功能。国家档案局以科学发展观为指导，结合我国档案事业发展的实际，提出了“三个体系”建设的理论， “三个体系”的档案发展观，已经成为今后一个时期档案工作的指导思想和行动指南，必将提升档案馆公共服务功能。

四、不断完善档案馆公共服务功能

实现档案馆管理由传统的注重实体档案的保管利用，向为公共服务转型是完善档案馆公共服务功能的关键。因此，拓展完善档案馆公共服务功能，必须坚持科学发展观，从实际出发，逐步推进。根据全国档案事业发展的现状，结合忻州市档案事业发展的实际，在推进档案馆公共服务功能建设中，应牢牢把握以下五个着力点。endprint

（一）转变观念，强化公共服务意识

服务意识的转变与创新是档案馆增强公共服务能力的前提和基础。档案馆要增强公共服务能力，如果不在观念上解决问题，就难以在行动上有所作为。档案馆工作人员必须加强社会服务意识，充分认识档案馆是公共文化事业机构，公共服务是档案馆的基本职能，档案馆的建设要充分体现公共服务机构的特征。同时，要加强全社会对档案馆公共服务的认知度，利用多种途径加强宣传，并开展有效的公共关系活动，将现代档案馆的理念、档案馆提供的服务以及档案馆正在发生的巨大变化告诉社会、告诉公众，积极实践，让社会了解档案，让档案走进社会，使社会公众改变对档案馆的传统认识，树立起良好的、新型的档案馆形象，把档案馆建设成为广大民众求知、寻史、教育、休闲的必去场所。

（二）充实馆藏资源，优化馆藏结构

丰富的馆藏资源和优质的馆藏结构是档案馆提供优质服务的资本。档案馆要改变馆藏档案内容不丰富、结构不合理的现象，就必须加强档案接收和征集工作，充实馆藏资源，优化馆藏结构。结合本地区的历史、自然风貌、物产、著名的事件和人物、民俗、宗教信仰、名胜古迹、民间艺术、名特优新产品等实际，积极收集相关的档案与资料。只有这样，才能使入馆的档案与资料具有浓郁的地方特色、独特的文化品位和存在价值。近年来，忻州市档案馆针对档案馆馆藏数量偏少、品种单一、结构不合理的现状，提出了广开收集渠道、大力丰富馆藏的发展思路，制定了《社会档案资料征集办法》、《名人档案管理办法》等一系列规章制度。2007年1月，忻州市社会档案资料征集活动正式启动。一是通过各种新闻媒体发布征集通告，印发了《社会档案资料征集办法》，向社会各方面广泛宣传档案资料征集工作的目的、意义；二是将每年的五月确定为社会档案资料征集月，广开门路征集档案资料。市档案局给各科室人员定专题、定任务，并建立激励机制。每年五月，档案干部带着任务，到机关、入社区、进家庭、访名人，采取多种形式进行社会档案资料征集工作。三是召开不同类型的座谈会，广泛收集档案资料征集信息。先后召开了名人档案管理座谈会、照片档案管理座谈会、大事记忆档案恳谈会等。在此基础上，举办了多次不同规模的档案资料现场捐赠活动。四是组建专门的征集队伍，赴外地征集档案资料。2008年，档案征集人员南下湖南、云南，先后登门拜访了13位忻州籍南下老干部，征集回珍贵档案资料17册。2009年又组织人员南下四川、重庆、贵州等地，登门拜访南下干部27人，征集南下干部档案资料53册，并建立了长期联系点，为今后南下干部档案资料的征集奠定了坚实的基础。一个旨在增加忻州市馆藏数量、改善馆藏品种与结构的档案资料征集行动在全市乃至全国范围内广泛开展。截止2013年底，忻州市档案馆馆藏量已突破15万大关。

（三）加强档案信息化建设，推进档案馆公共服务功能的发挥

公共服务对档案信息资源开发利用提出了极高的要求。传统档案信息的滞后性、非全面性、非及时性是难以满足公共服务需求。为此，应突出强调推进档案信息化建设，借助计算机网络技术实现档案信息资源的整合和综合利用，并注重改进信息传递方式，加强对信息传递的跟踪反馈，变利用者单向接收为多向接收，变被动接收为双向互动。在当今电子政务环境下，根据政务信息公开的需要，在档案馆内建立现行文件阅览中心，提供现行文件查阅服务，这也是档案馆优化馆藏结构、拓展服务内容的又一重要举措。

（四）简化查阅手续，降低档案馆的“门槛”

要充分利用“调阅利用窗口”和“现行文件服务窗口”这两大服务窗口，进一步提高服务质量。降低档案馆的“门槛”进一步提高档案开放程度，加快档案开放步伐，抓紧作好大量未开放但依法可以提前开放的涉及经济、科技、文化及公众合法权益的现行档案的开放工作，把现行档案开放与政府信息公开有机地结合起来。

与一般的图书资料不同，档案具有保密性，不同密级的档案，其利用范围是不同的。用户如果想查阅利用某一档案，需要出具合法的证明和办理相关的手续后方可进行。笔者认为，繁琐的查阅手续确实给公众利用档案带来诸多不便。档案馆可以积极借鉴国外经验，合理简化查阅手续，尽可能减少利用档案的各种条件限制，降低社会公众迈进档案馆大门的“门槛”，为公众利用档案提供便利。

（五）注重提高档案馆工作人员的自身素质

档案馆公共服务能力建设，很大程度上依赖于档案馆的工作人员来推动和实现。我国档案事业的发展、公共服务职能的深化对档案工作人员的素质提出了更高的要求。开放型、服务型、公关型、复合型的公共服务人才是档案馆人才培养的方向。有了这样一支高素质的人才队伍，档案馆才可能实现高水平的管理和优质的公共服务，因此，提高档案馆工作人员的自身素质是提升档案馆公共服务水平的重要组成部分。

（作者单位：忻州市中医医院）endprint