高校财务窗口高效服务模式探索

裴华　黄显官

【摘 要】 随着高校办学规模的扩大，多校区办学的情形非常普遍，于是因财务事项激增而带给财务人员的压力随之增大，报账人浪费大量的时间和精力去处理账务，领导对于频繁零星的审批签字也很反感，为此迫切需要探索一种方便高效的财务窗口服务模式，根据代理制的原理，设置专职账务核算员代为处理、实施财务单证封闭式运行。

【关键词】 高校财务； 窗口服务； 高效

中图分类号：F812.2 文献标识码：A 文章编号：1004-5937（2014）18-0100-02

随着高校办学规模的扩大，随之而来的财务事项也相应增长，众多的教职员工、学生及外单位人员（以下简称为报账人）通过财务窗口办理各项事务，包括政策咨询、账务及个人信息查询、报账（包括借支、报销、冲账等）、现金缴存和领取、索取相关凭证和报表等，面对数量巨大的服务对象和纷繁复杂的服务内容，财务窗口该如何高效地应对呢？

一、目前窗口报账模式存在的弊端分析

为了应对大量增长的财务事项，许多高校为此均作了有益的尝试，主要有如下三种较为常见的模式：开办多个宽敞的财务报账大厅，安排尽可能多的财务人员进行前台服务；使用自动排号机，自觉维持秩序但每天的人数总量有人为限制；进行网上分类预约，让双方均准备充分且时点较为确定，但也进行了人数总量限制，尽管这些方式能够起到一定的作用，但更多的是从方便财务人员的角度为出发点，为报账人利益考虑的较少。

上述财务窗口业务处理模式，面对参与其中的各方主体，均有不满情绪。

一是财务人员：在报账人的注目下紧张地处理业务，神经处于一种高度紧张状态，工作量大、心理压力大，容易出现疲劳和差错；与报账人直接接触，容易出现冲突；大量现金收支，容易出现差错。

二是报账人：不熟悉账务处理流程，容易出现错误；很多时间浪费在找领导审批签字的环节上，在多校区办公的情况下尤其显得特别费时费力（需要审批签字的环节多、不容易在自己空闲的时点找到繁忙的审签人）；在财务窗口报账时，等待时间过长，甚至有时得跑上好几趟（每天财务窗口限制人数上限以及需要多次补充完善资料等原因所致）；现金收支时，容易出现遗失和差错。

三是审签人：当审签人被报账人当面纠缠、求情时，许多事拉不下人情面只有违背制度违心同意；面对似是而非的事项时，缺乏财务参考意见，难免会出现错误；总是被零星不断的报账人审签请求所打搅，不利于工作的开展。

一般情况下，报账人需要自行找领导审批签字，在这种操作方式下，还存在以下两点较为严重的隐患和风险：一是原始单证被涂改、更换、加塞、抽留等；二是仿冒领导签字。

二、高校财务窗口高效服务模式的构建

（一）引入代理制原理

为了减少窗口等待人数，可以借用代理制度的原理，采用一人代为多人代理处理事务，借用该思路可以作如下设计：各院（系）指定1—2名账务核算员专职办理本院（系）所有人的账务，减少众多人员大量的重复劳动，提高办事效率。该名账务核算员需要经过财务部门的集中培训（最好是有财务学历或者财务工作经历的），掌握高校财务基本知识及本校财务内容及其运行特点、熟悉财务事项流程、把握初审单证内容及要求，其工作职责可以简单概括为：

1.对本院（系）需要报销的人员进行财务单证填报指导。许多教职员工专心于教学和科研之中，很难抽出时间去学习财务知识，因此在处理账务时就显得很吃力，此时就需要身边有专业人员进行指导，而账务核算员正好可以派上用场，指导他们正确填写单证、准备必备的材料等。

2.初审财务单证。经过培训的账务核算员实际上成为了财务部门向前延伸服务的站点，他们可以应用已掌握的财务知识对报销单证进行初审，对于不合格的，就地及时处理，避免上交财务部门后退回所造成的时间浪费。

3.建立流水账务。为了达到部门账务清晰、有据可查的目的，账务核算员需要按照财务部门的统一要求建立格式统一、规范的流水账，便于查询和统计。

4.交存或分发现金。部门涉及到现金交存或者分发时，账务核算员可以进行集零为整统一办理，避免分散、零星情形下的差错。

5.与其他部门核算员交换单证，完成本部门领导签字后交给下一签字部门或者直接提交财务部门。许多的报销事项需要多部门间的签字，为避免报销人找人困难的窘境，凡是出现这种情况时，一律由部门核算员之间进行单证交换，接收部门完成本部门签字后按流程交给下一签字部门或者财务部门。

6.在逐步进行院（系）成本核算的趋势下，进行院（系）成本核算。加强高校的成本核算，实施“收入—成本—利润—个人所得”的核算模式是高校发展的必然要求，这是一种促进节约、提升效益的必由之路，为此账务核算员就需要建立部门的收入—成本账目，为全面、准确核算奠定基础。

（二）弱化前台处理，强化后台处理

为了减少与众多报账人面对面造成的等待与被等待压力，建议弱化前台处理，强化后台处理，该方案的核心内容就是尽量减少前台的业务量，将更多的业务转变为后台处理，财务前台的形式审核和后台的实质处理有机结合，这样对于财务人员和报账人员均有好处。

（三）实施财务单证内部封闭运行签字

为了进一步节省报账人的时间和精力，各部门领导签字完结的单证交由财务部门进行封闭运行处理，即部门账务核算员将初审合格的单证交到财务窗口，窗口财务人员进行要素和形式的完整性审核，收下审核通过的单证，不满足条件的退回补充和完善。财务部门将初审合格单证签署财务意见后，分批批量分送至相应的校级领导审批签字，待校领导签字完毕后返回财务部门，其中领导签署“同意”的部分留由财务部门进行账务处理；领导签署“不同意”或者需要补充资料的，则退回相应部门的核算员，待完善后重新报审。

实施财务单证内部封闭运行可以实现下述更为优化的目的。

1.为报账人节省时间和精力，便于领导批量处理。校级领导面对需要审批签字的财务单证量十分巨大，而他们的事务也最为繁忙，报销人很难顺利地找到领导，耗费大量的时间和精力；而作为领导来说，被报账人频繁地打搅，也很头疼，而一旦采用了上述单证内部封闭运行的话，则可以解除双方的烦恼。

2.防止单证丢失。个人办理签字的过程中，如果没有得到及时的处理，在多校区、多点来回奔忙中，很容易丢失单证，一旦丢失，将会引来更大的麻烦，而单证封闭运行则可以避免该缺点。

3.防止产生单证被涂改、更换、加塞、抽留和冒名签字。根据高校已经被查处的多例典型案例可以看到单证被涂改、更换、加塞、抽留和冒名签字等犯罪行为，主要原因就是单证在报账人手里停留时间过长导致自行处理的空间较大、签字程序有空子可钻等，所以有必要将原始单证予以隔离，切割掉报账人弄虚作假的机会。

4.领导可以有充分的时间听取财务审核意见，进一步减少差错和误解。有时候，领导面对报账人不合规的单证和业务，本不该同意的，但是在面对求情、虚假掩饰、狡辩的情形下，违心地给予了放行；有时候，面对政策界限不明了的时候，本该听取财务审核意见，但由于报账人的催促，一些违规的事项在时间紧迫的情况下就此逃过了应有的监督，而采取上述措施之后，就可以有效地避免不利情形的产生。

（四）减少现金流转，逐步实现无现金报账

关于资金支付的处理，财务部门对单证齐全、审批签字手续完整的单证进行账务处理后，需要进行资金结算的，按照这样的原则处理：银行转账部分，按照报账人提供的账号直接转账；现金部分，由财务部门开具现金支票到银行，由银行按照财务部门提供的清单转入个人公务卡（其中属于部门经费的，则转入部门账务核算员的银行卡）。

现金的收入则由经办人或者部门核算员统一缴存到单位账户，尽量减少现金往来。面对诸如集中收取学杂费的情况，一般联系开户银行上门服务，由银行直接代收现金或者转账。

（五）强化财务内部管理，树立高效的服务理念

实施上述方案后，财务窗口前台账务处理功能将被弱化，窗口服务内容将会简化为以政策咨询、信息查询、资料索取等为主，尽管如此，我们仍然需要将精干的人员派到前台服务，派到前台处理业务人员需要满足以下条件：对业务熟悉、全面掌握财务政策、办事利索、具有亲和力、具备应急处置能力等。

实施该方案后，财务人员摆脱了办事者现场的直接督促，不再有现场的压力和紧张的氛围，但我们不能因此拖延处理业务，相反应当强化财务内控制度，强调对各环节限时处理的硬性要求，决不能拖延。

上述服务模式在应对多个校区办学的问题上更具优势，它无需投入大量的资金建设报账大厅，只需设置相应的票据收集点即可，收集后及时送回财务总部处理，这样就节省了大量的人力和物力。

【参考文献】

[1] 徐耀琪.高校财务报销流程环节问题浅析[J].财会通讯，2012（3）.

[2] 张润舒，刘金锋.打造高效和谐的高校报账中心的构想[J].会计之友，2012（2）.

[3] 刘秀华.谈高校财务预约报销[J].财会月刊，2013（9）.