做好高校院级办公室工作的几点思考

仲亚丽

摘 要 高校院级办公室，作为学院的综合办事与服务机构，是承上启下、协调左右和沟通内外，保证学院各项工作正常运转的枢纽，是展示学院管理水平和精神风貌的重要窗口。本文通过对高校院级办公室工作特性和存在问题的分析，提出了做好院级办公室工作，应当着力做好提高人员素质、健全制度保障、发挥参谋助手和创新工作。

关键词 高校院级办公室 工作特性和问题 改进策略

中图分类号：G471 文献标识码：A

Some Thoughts on How to Do the College Office Work in a University

ZHONG Yali

（School of Sciences， Xi'an University of Technology， Xi'an， Shaanxi 710048）

Abstract A college office， as a comprehensive college administration center in a university， forms a connection link and coordination between external and internal communication， which ensures the normal operation of the office. The college office also functions as the window of college management and the clerks' spiritual outlook. This paper through the analysis of the characteristics and existing problems of the college office work puts forward some solutions on how to do the office work well. Such as： to improve the quality of the personnel； have a sound management system； to play the role of consultants and assistants； and management innovation.

Key words college office； work properties and existing problems； improvement strategies

高校院级办公室是高校的基层管理机构，它承担着学院的教学、科研、人事、财务、行政、党务、研究生管理、资产管理、宣传、综合安全管理、后勤保障等各项工作；它上接学校各职能部门下达的各项任务，更是为本院系所、实验室，院领导、师生员工办理各种事务和提供服务的基层部门。高校院级办公室工作的好与坏，不仅对学校的正常运转有影响，还对学院的事业发展有直接影响。因此，如何做好高校院级办公室工作，值得研究和探讨。下面就从高校院级办公室工作的特性和目前存在的问题入手积极探索改进工作的策略。

1 高校院级办公室工作的特性

（1）综合性。院级办公室工作面广事杂。院级办公室不仅要面对学校的三十多个职能部门，还要面对本院系所、实验室，还有全院的教学科研人员和众多的全日制本科生、硕士和博士研究生；不仅要做教学、科研、行政、人事和财务等方面的管理与服务的工作；还要沟通和协调各个方面的关系；除了常规性的工作，还有突发性的、临时性的工作；有時多项工作交织在一起，可谓工作内容丰富且范围广泛，综合性在院办表现突出，院级办公室可称之为“不管部”，真是无事不管，无事不问。（2）辅助性。院级办公室虽不负担领导工作，但是领导的参谋和助手，辅助领导决策和工作。（3）服务性。院级办公室不论从工作内容上讲，办事办文办会和辅助领导决策，还是面对工作对象，学校各职能部门、本院系所、实验室和全院的师生员工，无一不体现着办公室工作人员的服务意识和服务水平。（4）时效性。院级办公室的具体工作，大多都有明确的时间期限要求，例如，各类人员的日常考勤、专业技术职务申报和科研基金项目申报等。

2 高校院级办公室工作目前存在的问题

（1）参谋和助手作用发挥不够。院级办公室工作人员习惯于承接学校职能部门下达的工作任务，习惯于接受院领导的工作安排。很少人站在领导的角度和全局的高度，考虑学院甚至学校的生存与发展；很少人为领导主动献计献策。（2）工作人员的素质有待提高。高校院级办公室的工作人员，大多由刚毕业的硕士研究生、引进人才的随调家属和一些转岗人员组成。存在学历结构、知识结构、年龄结构、性别结构不合理的现象。年轻人工作有知识、有热情，但工作经验不足；年龄大的工作有经验，但容易按经验和习惯办事。加之，学校和学院很少考虑院级办公室工作人员的成长与教育，缺乏高等教育学理论和管理的培训；缺少在职或脱产向更高层次学历学习的机会；还有一部分人不思进取，诸多原因导致高校院级办公室工作队伍素质偏低。（3）规章制度不健全。高校院级办公室工作虽然制定了一些工作制度和各个岗位的工作职责，但随着高校的改革和发展步伐的加快，已有的一些规章制度已跟不上形势的发展，必须加以补充和完善；有的实际工作需要，还未制定新的规章制度，如：院级办公室的学习制度，监督考核和奖惩制度，还需制定并实施。（4）工作缺少创新性。思想观念落后，学习、掌握和运用新知识欠缺，不善于总结和利用工作规律，工作停留在“交办型”事务上，只是按部就班地接受和执行任务，服务多，策划少，工作上缺少创新性。

3 改进高校院级办公室工作的策略

（1）提高工作队伍的素质。首先，要把好人员的选聘关，要把思想政治素质好、真正热爱工作、有责任心和工作有能力的人选聘到工作队伍中来。其次，重视人员的培养和成长。有计划地安排组织人员参加业务培训、参观学习和交流，在职或脱产进修学习、提高学历层次；鼓励人员自学成才等。通过各种渠道、途径和方式，打造一支思想政治素质过硬、业务能力素质强的工作队伍。（2）建立健全规章制度。一是修订和完善不合时宜的规章制度；如，办公室各类人员的岗位职责，可以细化办事程序、流程及环节。二是建立健全学院办公室工作管理制度，如，办公室日常管理制度、岗位责任制、监督考核和奖惩细则等，用规章制度规范办公室人员行为，妥善处理各项工作，使办公室工作纳入规范化、程序化和科学化的轨道。做到分工明晰，权责明确，实现人人有事可做，事事有章可循，奖惩有据可依，从而充分调动工作人员工作的积极性和主动性。（3）强化参谋和助手的作用。学院领导多半是“双肩挑”，既担任院领导的职务，还担任专业教师，院内的工作不可能事必躬亲。学院办公室，要想领导之所想，急领导之所急。要变被动服务为主动服务，要养成站在更高层面去思考问题，要有全局意识，力求服务在领导谋划之前，工作在领导决策之前。要注意收集各种信息并整理分析研究，提出决策方案或建议供领导参考，来真正发挥为领导排忧解难、出谋划策的助手作用。（4）增强创新意识，转变工作方式、方法，适应时代发展的要求。在高校改革和教育发展的新时期，高校院级办公室面对的工作任务更多更重了，要求也更高了，同时新问题层出不穷，作为办公室工作人员，应当与时俱进，创新性开展工作。首先要转变思想观念，摆脱旧的条条框框束缚，用适应新形势发展的要求，符合实际工作需要的思想观念，考虑工作、思考工作。树立“以人为本”的工作理念，用师生对工作的满意度来评判办公室的工作好坏。牢记全心全意为人民服务的宗旨，一切从师生的利益出发，切实为师生办实事办好事。其次，转变工作方法方式，变被动工作为主动工作，对于确定性的或周期性的工作，提前计划、提前做好准备工作；对于非确定性的或突发性的工作，要有超前意识、灵活的应变能力。此外，还要从事务工作向政务工作转变。院级办公室不能只满足于做好事务性工作，还要积极为领导想方设法提供有价值的参考意见，帮助领导科学民主决策。再次，要善于学习和总结规律。要学习和掌握国家方针政策、高等教育的新动态，理解和执行学校和学院的发展目标和工作规划；善于积累工作经验、总结规律，找出新路子，践行实际工作。最后，学习和利用现代化办公手段，提高办公室工作效率。工作中，不断学习新知识和新技术，充分利用校园网办公系统、现代化办公设备和便捷的网络等，大大提高办公室工作效率。

总之，通过采取以上一系列改进工作策略，目的是把高校院级办公室建设成知识化、专业化、办公效率高和结构合理的优秀办公室。

参考文献

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