档案工作在图书馆信息化建设中的作用

聂慧

近年来，随着科学技术的进步，各种信息化手段已经广泛应用到人们的日常生活与生产实践中。当前，各图书馆的发展正处于由纸质资料向电子资料转变的交替时期，为全面提高图书馆的管理水平，展开信息化建设就显得非常重要。而档案工作作为图书馆信息管理的重要组成部分，与图书馆信息化建设有着不可分割的关系。它不仅是图书馆实现信息化管理的基础性工作，而且也是有效保证图书馆信息化实现的重要环节。因此，图书馆的信息化建设离不开档案工作的开展，只有积极做好档案工作，才能逐渐提高图书馆的信息化建设的水平。

1 档案工作在图书馆中的地位

图书馆是各个行业书刊情报资料中心，是为社会研究服务的机构，图书馆工作必须贯彻国家的教育方针，利用书刊资料对社会各界进行政治、思想品德、文化、科学、知识等方面的教育；图书馆是信息资源的中心，是人们查找文献的重要途径；图书馆是学校进行教学及科研的重要机构，同时也是社会信息化的重要基地。而档案工作在图书馆建设中也有着不可取代的地位。

1.1 档案工作是图书馆的科学管理以及健康稳定发展的保障。档案资料是图书馆各项日常工作中的详细记录，具有真实性以及可靠性的特点。其表现形式是图书馆中的各种组织结构模式、人员编排和图书馆各种工作开展过程、结果等的记录，也是各种工作最原始的记录反映。借助图书馆档案资料内容，能够对图书馆中各种真实的情况、工作开展、读者服务等信息资源的组织结构有较全面的了解。档案资料的丰富程度和图书馆工作情形之间的关系是正相关的。如果对图书馆中各项资料观察和研究，能够在最短的时间内发现工作过程中出现的各种问题，并且找寻合适的方式将问题解决，进而做出良好的计划为图书馆当前以及以后的工作提供参照。

1.2 工作人员考评的参照资料。图书馆档案资料中包括的主要内容有自身档案以及图书馆管理人员工作下的各种文件内容，该单位的日常党政工作、读者的服务工作和人力资源管理以及资产管理等各种工作资料，其中包括的资料有本单位各个工作过程中的各个方面的工作内容。一项完整全面的档案资料能够让本单位的各种工作都有参照。而这些资料并不单纯是图书馆档案资料管理工作人员日常考查的参照，而且也是上级单位对图书馆运营情况考评的内容。档案资料内容越是详细，那么需要考查的工作内容就需要越公正越详尽。

1.3 图书馆情报理论建设的参照。一项完整全面的图书馆档案资料属于图书馆开展建设与研究工作的重要依据，图书馆档案资料不但是图书馆开展本身建设工作的首要基础保证，同时也是后来人做资料收集与研究的基础。一套系统全面的图书馆档案资料对图书馆情报工作理论建设发展具有较大的裨益，对图书馆自身的研究对发展也是十分有利的物质保障。

2 档案工作在图书馆信息化建设中存在的问题

2.1 信息化建设进程慢：目前，很多图书馆档案工作的管理水平尽管有一定的提高，图书资源以及档案的信息化有显著的提升，但是很多地方的图书馆档案工作的信息化建设还比较落后，大多数还是依赖于原来的手工管理的方法，这就和目前的图书馆档案工作信息化严重脱节，导致档案工作在图书馆信息化建设中存在一定的不适应性。

2.2 档案工作重视不够：档案工作是图书馆信息化管理中的一个重要部分，也是图书馆日常工作中的一个部分。但是，目前一些工作人员对档案工作信息化建设的重视不够。在日常的数据统计中工作人员还缺乏保管的意识，很多工作人员认为档案工作信息化建设的意义不大，在建设档案工作中用心不足，没有意识到档案工作对图书馆信息化建设的重要性。

2.3 档案工作不够规范：图书馆档案工作没有具体的管理制度，而且档案的分类和保存都不科学，也不规范。图书馆中的业务部门基本上都是要根据日常的工作进行归档，从档案资料的命名到编号等环节在实现信息化建设中还没有完善的规章制度加以规范。

2.4 缺乏优秀的人才：部分图书馆在设立部门和聘请工作人员时，因为没有足够重视，而且认为档案工作无足轻重，技术含量不高，在设置人员的时候没有过多考虑，专职人员的设置不多，很多工作人员素质水平普遍较低。图书馆要想加强信息化建设，就必须培养出具有高素质、高能力的档案管理人才。高级档案管理专业人员应该具备较高的政治理论水平、较高的文化素养以及现代化管理技术。必须精通档案管理业务，能制定出科学的管理政策及档案事业发展规划，并且具有很强组织协调及决策能力。

2.5 基础设施落后：图书馆在实现信息化建设中档案资料管理最基本的工作就是要把握好档案工作的各项基础性的任务工作。这些工作包括对档案资料的管理和收集，包括对档案资料的归档，等等。这类基础性的工作是在图书馆信息化建设中做好档案资料管理的前提，也是档案工作信息化建设的必要工作。但是我们发现，目前一些图书馆的档案工作中还没有科学完善而且和图书馆的实际情况相符合的制度，这样就导致档案工作在实际进行的过程中没有规章制度可以遵循。在目前的这个阶段，图书馆应该致力于档案工作的信息化，这个阶段却存在这样的问题：档案工作对档案的分类不清楚，资料不全面。这些问题在一定程度上限制了图书馆档案工作信息化建设的进程，图书馆档案信息化在今后的发展中就比较困难。到现在，很多图书馆的档案资料还比较单一，在信息化时代，这种单一的管理不仅和图书馆本身发展需求不适应，而且不能满足图书馆用书需求。

3 档案工作在图书馆信息化建设中的作用

3.1 提高图书馆对档案信息的管理效率。当前，各大图书馆中，其信息资源的载体多种多样，特别是以数字形式资源居多，已逐渐成为图书馆信息资源的主要载体。而档案作为众多信息资源中的基础性信息源，主要来源于人们生活中的各项实践活动，并产生于各个领域，如，社会管理、经济管理、科学技术、生产建设、文化等，详细地记录了我国经济与社会发展的漫长历史，是人类的宝贵财富。在传统的档案管理观念影响下，档案部门展开档案工作主要是“为保管而保管”，而随着信息技术的发展，档案工作的开展面临着巨大的挑战。因此，强化档案工作的信息化管理，不仅满足了时代对档案工作提出的新标准，而且也顺应了图书馆信息化建设的发展需求。

同时，档案记录了图书馆的工作历程、工作思路以及工作方法，它是图书馆信息资源的重要组成部分，是深化图书馆工作的重要保证。通过对档案工作进行有效的管理，图书馆不仅可满足各图书馆间的相互借阅以及网上的检索，真正实现各种资源的网络共享，全面提高图书馆资源的利用率，而且也可实现对档案信息的日常管理、分类、查询等，并将其统一输入到计算机的编目中，进而建立科学的档案信息检索体系，从整体上提高图书馆对档案信息的管理效率。

3.2 提升图书馆信息化建设的服务水平。目前，图书馆正朝着信息化、现代化、网络化的方向发展，从整体上实现了信息资源的多样化与电子化。众所周知，图书馆信息资源的储存方式多种多样，有纸质、声音、视频等各种形式，那么，图书馆为全面提高其信息化建设的水平，就必然需要逐渐提高其有关信息资源的服务形式与服务的水平，使其信息服务方式逐渐朝着现代化、网络化的方向发展。当前，社会在发展，传统的图书馆组织结构已无法适应现代社会的发展需要，必须通过逐步加强档案管理的信息化，广泛应用各种信息技术，促进图书馆在组织结构上的优化整合，在提高图书馆档案管理工作效率的基础上，提高图书馆的服务水平，从而实现图书馆的信息化建设。

同时，图书馆作为各行各业书刊情报的资料中心，是一个为社会研究提供各种服务的机构组织，其工作的开展必须贯彻国家的教育方针，通过各种书刊资料从政治、文化、科学等方面对社会展开全民教育。如今，随着知识经济的到来，各种信息逐渐增长，并呈现出暴涨的趋势，直接推动了数字化形式信息的形成与传播，并对我国社会经济的发展发挥着重要的作用。而图书馆就是一个信息资源的中心，在这里人们可以找到自己所需的各种信息，为人们提供各种服务。因此，在图书馆信息化建设的过程中，全面展开档案工作，不仅有利于图书馆内各种信息资源的分类、保存与管理，而且在信息化技术的帮助下，人们随时随地都可进行信息资源查询，从整体上提升图书馆信息化建设的服务水平，真正发挥出图书馆价值。

3.3 加快图书馆实现信息化建设的步伐。在图书馆的日常管理中，通过运用现代化的管理方法与手段，采用先进的管理技术与设备，充分发挥出档案管理人员的主动性、积极性与创造性，对档案管理的传统方式进行改革，加快对各种档案的系统化、定量化、信息化、智能化管理，从而实现档案工作的现代化管理，进而加快图书馆信息化建设的步伐。同时，由于档案管理工作在图书馆各种工作中处于基础性地位，是图书馆信息化建设的重要内容。因此，通过采用现代化的信息技术，加强对图书馆档案工作的管理与执行的力度，将能在实现档案信息化管理的基础上，推动图书馆信息化建设的步伐。

档案信息化作为图书馆工作的重要组成部分，直接影响到图书馆信息化建设的水平，因此，图书馆在今后的发展中，需运用现代科学技术以实现档案信息的自动化，并提高档案信息的管理水平，从而全面提高图书馆的工作效率。同时，信息化是现代社会发展大趋势，面对信息化带来的发展机会，图书馆应抓住机会，不断加强档案管理工作，实现档案工作信息化管理。因此，图书馆在实际的档案管理工作中，就需以数字化建设为核心，全面应用现代信息技术对档案信息资源进行开发与管理，从而在实现图书馆档案的数字化基础上，为社会各界人士提供更多的信息服务。