企业驻外机构档案管理现状与对策

张迎九

随着企业的不断发展壮大，分离出企业本部的驻外机构（办事处、子公司等）越来越多，围绕企业驻外机构的资产和各项工作也形成了大量档案资料，与企业本部档案工作相比，驻外机构档案工作存在档案意识淡薄、管理不规范、制度空白多的突出问题，亟待解决。

1 企业驻外机构档案管理现状

1.1 驻外机构领导和工作人员档案意识淡薄，对档案工作重要性的认识有待进一步提高。大多数驻外机构在开始项目运作时，并没有将档案工作列入相关的工作计划和领导议事日程，从项目负责人到一般工作人员，对项目的进度、质量以及所产生的经济效益都很重视，却对由此产生的文件资料并不在意，往往是随着项目工作的完成，所产生的文件资料也随之散失。或者有从本位主义立场出发，只图自己方便或技术垄断，将文件资料据为己有，拒绝归档，造成文件资料的收集难、归档难。

1.2 没有专门的档案机构，缺乏专业档案人员和业务指导。大多数驻外机构没有建立专门的档案机构或明确专（兼）职档案人员负责本单位的档案工作，档案的收集多依赖于参与具体工作的人员兼职完成。这些人员大多没有经过系统的档案专业培训，即便有一定归档意识，在档案人员不能亲临现场，缺乏专业人员指导的情况下，其归档文件的质量也很难保证，档案资料收集不完整、归档不规范的现象在所难免。

1.3 档案管理制度不健全。驻外机构普遍缺乏一套真正符合自身档案管理实际、统一规范的档案管理制度和标准规范体系，档案管理随意性较大，文件资料的归档往往是通过电话、信函等形式，向驻外机构部门或项目负责人索要，使得文件资料的归档质量、时间无法保证。另外，由于没有建立与完善驻外机构档案管理制度及档案分类办法，驻外机构档案管理无章可循，文件资料的收集、归档工作也无法顺利进行。

2 企业驻外机构档案管理的对策

2.1 强化驻外机构领导和工作人员的档案意识。档案是企业生产要素和有形、无形资产的组成部分，是持续有效和谐发展的特殊资源。驻外机构档案是驻外机构的生产经营和业务往来的重要凭据，蕴含着丰富的信息资源，对驻外资产的保值增值具有不可替代的重要作用。因此，驻外机构的各级领导和工作人员必须提高对档案工作重要性的认识，增强做好档案工作的责任感，自觉做好驻外机构档案资料的收集、整理和归档工作，确保驻外机构档案资料的完整与安全。

2.2 建立健全驻外机构档案管理制度。一是制定《驻外机构档案管理办法》；二是将驻外机构文件材料的收集、整理和归档工作纳入驻外机构管理制度；三是将驻外机构档案工作情况作为驻外机构负责人离任审计和项目结束审计内容之一；四是将档案资料交接作为驻外机构工作人员工作交接内容之一，档案资料交接不清，不得离开原工作岗位。使企业驻外机构档案工作有章可循，使档案管理工作规范化、制度化，这是做好驻外机构档案资料归档工作的基本保证。

2.3 采取相对集中与分散保管相结合的管理方式。规模较大的驻外机构应建立档案室，配备专职档案人员，设置专门库房，集中统一保管各类档案。规模较小的驻外机构要明确专人专职或兼职负责集中保管驻外机构涉密档案和永久、长期档案，非涉密、短期档案和业务资料可由项目负责人或具体工作人员暂管。涉及驻外机构产权、债权债务、营销策略和核心技术方面的档案应集中管理，重要档案应及时向企业本部主管单位报送备份的电子文件。项目负责人或具体工作人员应定期向专（兼）职档案人员移交需要集中保管的档案或及时移交办理完毕的需要归档的文件材料。

2.4 加强档案信息化建设，提高档案服务的时效性。日常工作中，驻外机构需要来自企业本部的快捷、及时、有效的档案信息支持，实现企业本部与驻外机构各类信息的及时交流。但是，传统手工管理的档案服务方式，纯纸质档案无法进行档案信息服务的远程快速存取，无法实现不同地域企业人员之间档案信息资源的共享。此外，驻外机构大量产生的电子文件也需要实时有效管理，纸质档案的数字化加工还可解决驻外机构档案库房、装具紧张的问题。因此，应在保证企业档案信息安全的前提下，加强驻外机构档案信息化建设，实现企业各类信息的管理一体化、功能多元化，提高档案服务的时效性。