走出著名人物档案收集归档与整理的误区

刘敏华

2012年2月国家档案局发布9号令，公布了《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，明确将“著名人物档案”列入综合档案馆收集范围。著名人物档案的建立是社会发展的必然要求，其文化教育功能突出，能够帮助人们树立正确的人生观、价值观和荣辱观，激发人们爱国家、爱科学、爱社会主义制度的热情，是宝贵的精神财富和物质财富。

然而，在著名人物档案收集归档、编目整理过程中，由于档案工作人员对著名人物档案认识不足，加之著名人物档案的收集归档以及编目整理等问题缺乏科学性、制度性、规范性的工作章程，使得在著名人物档案收集归档工作中产生一些误区，一方面影响了著名人物档案质量与系统完整，削弱了著名人物档案的留存价值，另一方面造成了档案工作者的重复劳动，浪费了档案馆库和装具资源。

1 误区案例

误区一：在确定采集对象时认为著名人物就是指单位领导。有些档案部门在遴选收集对象的时候，混淆了著名人物的概念，在“人物”选定范围时，使“人物”选定原则出现偏差。

误区二：著名人物档案材料是人事档案的延伸。目前档案工作人员也意识到著名人物档案与人事档案的不同，但是缺乏细致深入的研究和分析，在收集整理工作中，始终摆脱不了人事档案的束缚，造成了著名人物档案的人事档案格局化，其实质是把著名人物档案建立在人事档案基础上，添加一些照片、讲话、声像、图片等资料，形成人物全宗。

误区三：著名人物档案是馆藏档案信息的再次整理和文件集成。有部分档案部门，为了收集整理著名人物档案，在馆藏的文书、科技、声像等类档案信息中，把该人物所有签发文件、讲话稿件、计划总结、科研项目、声像等排列整理成人物专卷，形成人物全宗。

误区四：著名人物档案由档案部门直接收集或征集。目前有部分档案部门直接征集和收集著名人物档案材料，未按照部门立卷制度开展工作，打乱了档案部门正常的工作秩序。

2 产生误区的原因与分析

分析和研究产生误区的原因，是为了更好地规避错误导向，科学有序地建立起著名人物档案全宗，提升我国著名人物档案留存价值，以实现满足社会各界的广泛需要，发挥其社会效益和经济效益，为构建和谐社会和人类进步提供强大的“软件”支撑。

2.1 急于求成的心态。国家档案局9号令发布后，众多档案部门为了认真贯彻执行《各级各类档案馆收集档案范围的规定》的通知精神，急于填充著名人物类别档案，在缺乏对著名人物档案内涵理解，对归档范围和归档内容缺乏研究的情况下，迅速建立著名人物档案，使得著名人物档案存在许多问题，应引起管理部门的高度重视。

2.2 著名人物档案内涵理解的屏障

2.2.1 对“著名人物”概念不清。所谓著名人物，顾名思义，就是指社会或地区内知名度比较高的人物。作为单位领导可以包含在著名人物之中，但不等于著名人物就是单位领导。换言之，著名人物中可以有单位领导，但不是单位领导一定是著名人物。在遴选著名人物时应遵照人物“选定原则”。

“选定原则”是指根据本地区实际情况，结合人物的贡献和成就来确定采集对象，这是建立著名人物档案最基本的依据。人物的社会地位、职业不是建立著名人物档案主要依据，选定其采集对象应具备两个特点，即：（1）该人物在本地区某一领域是本地区公认的，绝对突出的，科研领军人物；（2）该“人物”是某一历史时期中或某一重大事件中的重要人物。以上是“人物”选定的要求。“人物”选定的范围主要是：在领导本地区和本单位党政工作中具有里程碑意义的、功绩卓著的党政领导人；被省、军级以上党政军领导机关命名的英雄人物；具有创造发明的各界专家学者；为本地区文化教育卫生事业发展作出特殊贡献的艺术家、教育家、医学名家；为本地区（包括国家）创造巨大经济效益的企业家；本地区最典型、有突出贡献的私营企业、企业大户、个体户的法人；本地区培养的为国家获得奖牌的优秀运动员、教练员；在本地区宗教界享有权威的杰出代表人物；社会各界进步民主人士中为民族、国家、人民群众及社会进步作出突出贡献的人；其他可以建立人物档案的人。有的时候，不同时间段、不同区域和不同的人都会有自己独特的理解和断定，如果“知名度”没有固定的标准和条件作为参照的时候，的确不具有可操作性，确实难以把握“度”的问题。

2.2.2 对著名人物档案归档内容缺乏研究。著名人物档案不同于人事档案，是集文字资料、口述资料、音视频资料、实物资料等信息资源于一体的人物档案全宗。著名人物档案与人事档案的建档宗旨、收集归档范围、归档材料内容等都存在着很多差异，因此，在收集归档范围和归档内容上都应有所不同。著名人物档案是人类文化建设、精神建设和物质建设的历史锁链，应彻底摆脱人事档案的条条框框，制定出特有的著名人物资料归档与管理规范，才能使著名人物档案更加科学地收集整理，为档案利用服务奠定基础。

2.2.3 缺乏对部门立卷制度的理解。部门立卷由档案的特性所决定。各个部门是各类事件的发生地，是档案形成的本源地，因此，各部门是最了解材料信息形成的内在联系和发展规律，最能够综观事件发展和变化，最能真实反映事件发展全貌，最有效证明事实原貌的权威机构。著名人物档案采取部门立卷，各部门有着得天独厚的优势，如，便于及时与当事人和家属联系沟通，便于收集家庭珍藏资料，便于向相关人员了解情况，等等，可以确保归档信息的完整、准确、系统，提高档案信息质量。

2.2.4 缺少著名人物档案收集归档工作规则和章程。目前从国家档案业务管理部门到省级和各行业档案部门，缺少章程性管理制度，没有形成著名人物档案收集归档与编目整理，公布宣传与查阅利用等工作细则。

2.3 走出误区的途径

2.3.1 开展科学调研项目。调研项目应本着以科学理论指导工作实践、以科学研究服务工作实际为主导思想，立足本职，把著名人物档案收集归档与数字档案管理紧密结合，深入探讨馆藏人物档案信息的收集整理以及开发和利用问题，并对工作中遇到的实际问题进行大胆的探索，打开一条行之有效的科学编目和管理的实施方案。

2.3.2 制定规范性、可操作性工作章程。主要针对著名人物档案的收集范围、编目分类、整理排架、数字管理等问题进行详细的探讨和研究，制定出便于操作和实施的细则规范，以提升著名人物档案价值为核心，以方便查询利用为目标，形成著名人物全宗。

3 编写《著名人物年表》

年表是查阅人物历史的工具，也是著名人物档案应具备的特色之一，更是研究报告的基础性文件。年表要求完整、详细、准确、客观地反映著名人物的家庭背景以及求学、政治、科研等各类历程，必须认真严谨，能够成为一部信史，可供历史研究者引用。通过编写年表，一方面可以在年表上标注信息出处，避免档案信息的重复整理和复制麻烦，另一方面能够为著名人物档案利用提供翔实、快捷、系统、全面的信息文库，在著名人物档案中具有极其重要的作用。

4 广泛宣传、提高认识

“一卷一世界，一件一乾坤”，这就是著名人物档案的价值和意义。建立著名人物档案是一项全民动员的大工程，做好著名人物档案收集、征集和归档工作，一是要强化宣传，深化认识。强化公民档案意识，提高公民对贯彻落实著名人物档案收集归档重要意义的思想认识，让更多的人了解著名人物档案，熟知档案工作，并不断强化公民的档案法律意识，推动著名人物档案工作的全面开展。二是创新方法，依法治档。针对著名人物档案归档困难的问题，档案馆要把著名人物档案工作列入档案工作计划管理、课题成果管理之中，并参照科技档案归档办法，实行“四同步”管理，即：下达人物材料收集归档课题项目计划任务与提出著名人物材料的归档同步；检查采集计划进度与检查著名人物文件材料形成积累情况同步；验收、鉴定采集材料与验收鉴定著名人物档案材料同步；上报登记与档案管理部门出具归档情况证明材料同步。做到事事有人管，层层有把关，充分调动各立卷部门著名人物档案归档的积极性，使著名人物放心，主动把个人资料移交立卷部门整理，并向档案馆归档，从根本上解决归档困难问题。

综上所述，著名人物档案收集归档问题目前亟待解决的是规章制度、工作规范和提高档案人员的业务认知能力等问题。新形势新任务要求档案工作者勇于探索档案信息规律，不断钻研业务知识，将著名人物档案的共性与人物之间的个性有机结合，用战略思维形成工作全局性、长远性的规划，才能完成著名人物档案现实性及历史性的双重任务，为国家、为社会作出更多的贡献。