试述当前档案信息化建设面临的问题及对策

2014-06-06罗颖

卷宗 2014年4期

摘要：随着当前我国的经济与社会在不断发展进步，档案资料在社会的各项工作中也显得越来越重要，而档案资料的完整性及准确性问题也日益突出。因此，档案管理信息化建设工作越来越受重视。本文介绍了当前档案管理信息化建设所面临的问题，通过深入分析，有针对性的提出几方面对策来加强档案管理信息化建设，不断加强档案信息的开发与利用，真正提高档案的利用效率，并完善档案信息化建设的安全防范性能，充分发挥档案信息资源的作用。

关键词：档案；信息化建设；问题；对策

档案管理工作复杂而且琐碎，但其意义重大，然而，以往陈旧、传统的档案管理模式已经不再适应当前社会发展的需求，因此，加强档案的信息化建设与管理工作是十分重要的。

1当前档案信息化建设面临的问题

1.1管理观念问题

观念是长期滞留下来的，在推进档案信息化建设路上，由于档案管理人员依然习惯于传统的手工档案管理模式和方法，重“硬件”轻软件环境，重档案信息资源建设、轻档案信息资源利用等落后观念。

1.2档案信息资源开发利用不足问题

不少企业档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识，重藏轻用，重视档案管理系统的建设而忽视档案信息资源的开发利用，结果导致档案信息化建设效益低下。

1.3档案信息化建设基础设施不完善问题

一般来说，档案信息化建设的硬件设施包括存储器、计算机、复印机、刻录机等。然而，当前不少单位由于缺少应有的资金来源保障的话，而无法为档案信息化建设工作提供相应的服务，同时也导致信息化发展受阻，无法真正满足于档案管理的数字化、网络化建设。

1.4存在安全防范性问题

系统使用人员对计算机和网络安全重要性认识不足，重使用轻安全。虽然制定了一些相关的制度，但由于缺乏安全意识，缺乏安全知识，制度未能严格地执行，存在一定的安全隐忧。如在日常工作中，通过查看来历不明的电子邮件的附件，从网络下载、安装软件，打开外来的未经防病毒检测的文件（如软盘、U盘、光盘、移动硬盘等）均有可能使计算机感染病毒甚至中木马程序的侵害，导致业务流程的停顿，工作无法正常进行。

2解决对策

通过档案的信息化管理，不仅可以有效的保证档案的准确性及完整性，而且可以明显的提高档案的查阅速度，提高档案的使用效率，信息化管理档案将是社会经济发展的必然趋势与要求。下面就如何加强档案信息化建设展开分析：

2.1必须创新档案管理理念

2.1.1档案人员要树立正确意识

档案信息的保存与利用问题具有重要的影响，而以往陈旧的档案管理模式已经无法满足当前的档案管理工作需求。这一点很重要，档案管理人员要运用现代技术和信息技术应用于档案管理工作中，工作中要不断创新档案管理工作，更要积极接受继续教育及终身教育，努力培养自己具有更深的层次、更高的综合素质，把自己从一般的管理者变为档案信息专家，由传统的“档案保管者”变为“档案信息管理者”。

2.1.2健全信息化人才保障机制

一方面，在招录工作人员时要有意识地录取计机算专业毕业的技术人才，积极引进技术开发维护和网络管理型人才，通过提升档案信息化建设人员的专业素质，确保档案管理人员具有高度专业化技术水平，以便满足在进行档案数字化管理时所需的专业素质要求。

另一方面，通过合理配备基层工作人员，按照知识结构合理的要求，对基层工作人员进行合理调配，把信息化素养较高的人员充实到合适的岗位上，做到人尽其才，提高本单位信息化建设队伍的专业和技术水平。档案管理人员应当加强学习如何将学生电子文件档案移出进行长期保存，避免出现计算机系统损坏或其他意外事故、自然灾害时，导致档案的信息丢失。

2.2加强档案信息资源开发利用

通常事业单位档案部门现有的主要档案资源仍然以纸质资源为主，在进行信息化管理转变的过程中，首先要对这类档案进行数字化转换，通过扫描等转换方式将纸质档案文件进行二次保存，可供网络查询和使用。此外，由于受档案连续性的约束，所有的现存档案文件都应当具有连续性，在进行信息化转变的同时，也许要扩充部分档案资源，将原有的档案资料继续完善，构建完整的档案资料库。

此外，为了实现有效开发利用的基本措施我院加强档案管理重在开发利用，为此必须严格抓好档案信息化建设的基础性工作，尽快建立档案信息资源数据库

把馆藏档案信息深入开发，广泛开展档案的文件级著录标引并录入微机，实现档案由实体管理向信息管理转变。

2.3统一、规范档案信息化建设基础设施及软件标准

2.3.1健全档案信息化建设标准

通过制定标准，统一数据和软件，为档案信息化建设奠定有利基础，档案信息化建设必须要在统一规划的基础上，采取统一的数据格式、统一的软件程序、统一的技术标准、统一的工作规程，才能建立起上下成线、纵横成网、信息资源高度共享的档案信息化网络，真正实现档案信息资源的互联互通，推进我国档案信息化建设的进程。

2.3.2健全档案信息化管理制度

档案管理部门要充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。借助先进的档案管理技术，实行电子文件与电子档案一体化管理，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。在对档案进行数字化管理时，必须严格按照标准化、程序规范化、应用法制化、管理制度化进行管理，实现档案资料的资源共享，真正提高档案信息化管理的效用。

2.3.3完善基础设施

加大对档案管理部门的资金投入，为档案管理部门配备足够的基础设施硬件，完善其基础设施。档案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，档案装具要齐备、充足，符合规范要求，各门类、不同载体的档案存放科学、合理、有序，既方便日常查找，又能保证突发事件中的及时抢救。

2.4提高档案信息化建设的安全防范性能

2.4.1建立完善的电子档案安全管理制度

档案管理的服务性决定了档案馆要尽可能多地开发档案信息，以便提供利用，以达到档案信息利用功能的最大化，实现档案信息资源共享其核心是建立完善的安全管理制度和针对数字化档案的一整套严格的安全措施，从每一个环节解决信息失真的隐患。

此外，因档案具有保密性和机要性，除保证网络安全外，还要保证档案信息前处理工作及外聘人员的安全问题。争取领导重视，逐步加大信息化基础设施投入，以保证档案信息化建设的持续发展。

2.4.2加强档案管理人员的操作安全防范

档案管理人员应当采用电子加密或数字签名技术对电子文件进行归档管理。其次，档案管理员应当对归档的电子文件进行备份处理，定期检测档案数据库存放服务器的防毒杀毒防攻击能力。

3小结

综上所述，只有在转变档案管理理念的基础上，通过建立健全的档案信息化管理规范制度，不断开发、利用档案信息资源，从而提高档案档案的使用效率，并提高档案信息化建设的安全性能，充分发挥档案信息化管理的作用及实效性，真正实现档案信息化管理目标。

参考文献

[1]马仁杰，张浩.论社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设[J].安徽大学学报（哲学社会科学版），2011（01）：207-208.