基层档案管理现状探析

摘 要：档案可以真实地记录人类社会发展和进步的情况，它提供的信息是社会的宝贵财富。随着社会发展的步伐不断加快，档案管理在基层管理工作中的重要性也日益凸显，引起了人们的高度重视，而在基层档案管理的过程中，仍然存在着一些问题，使基层档案管理工作难以顺利进行。鉴于此，笔者以基层档案管理现状及存在的问题为切入点，进而提出加强基层档案管理的有效措施，为加强基层档案管理提供一定的参考。

关键词：基层；档案管理；问题

随着社会生产力的不断发展和生产效率的提高，人们储存信息的欲望和需求也日益膨胀，在此背景下，就有了档案记载。到现在为止，纸质档案的历史已十分悠久了，它记录了两千多年的历史演变信息，为现代人追溯历史提供了重要的依据，极大地促进了人类文明的进步和发展，也为现代社会的物质和精神文明建设提供了宝贵的信息资源。因此，档案的记载对人类文明的发展有着重要的现实意义。然而，令人堪忧的是，目前的基层档案管理工作中还存在着一些问题，只有解决这些问题，才能加强基层档案管理。

1.基层档案管理现状及存在的问题

自建国以来，我国的档案事业整体上的发展是健康有序的，较以往而言有了一定的突破。为了促进档案事业的发展，我国也建立了大量的档案机构以及档案，这极大地促进了社会主义的发展，加快了我国政治、经济建设的进程。然而，档案事业的发展还没有走向成熟和平衡，有少数地方、少数基层单位的档案管理意识较为薄弱，根本不重视档案管理工作。因此，我国的基层档案管理还存在着较多的问题，以下是具体介绍：

1.1硬件投入不足，环境设施落后

有部分单位认为根本没有必要设立档案室，档案室的硬件设施完全是浪费资源，认为把那些过时的资料放在一个独立的空间就行，改进设施更是没必要，档案管理的目标就是把材料摆放整齐进行备案。这种看法在很大程度上影响了档案室的管理，导致如今档案室的设备不齐全、设施陈旧、立卷手段也较为落后，大部分工作仍然采用手工操作，工作效率低下，少数长期被忽视的资料出现了较为严重的毁坏，使档案资料缺乏完整性。

1.2对档案工作的重要性认识不到位

人们心目中不怎么重视档案工作，对档案工作不看好，他们觉得档案工作的效益不直接和明显，无法和教育、科技产业相比[1]。有少数基层单位甚至认为档案工作不重要，随便应付下就行，根本不对人员的素质进行严格地考核，不管人员能否胜任该工作，只要有人在岗工作可以应付检查就行。因此，档案室失去了最基本的作用，成了保管资料的仓库，有很多的文件资料都是随便放置在柜中，甚至有些资料还没有进行收集，就更不要说对其进行开发和利用了。尤其是还有少数村级和一部分民营企业，完全没有档案工作意识，无法跟上时代发展的步伐。

1.3管理水平不高，管理制度不完善

人们对档案管理的认识不够深刻，他们普遍认为档案室就是存放过时的仓库，工作人员的职责就是保管资料，对档案管理的经费投资力度也就很小，长此以往，档案部门的管理工作水平很难得到提高，使档案部门的管理工作缺乏竞争性。除此之外，档案室还没有健全的规章制度，对卷宗的管理缺乏规范性，这样就严重影响了管理工作的质量，导致档案管理很难实现科学化和标准化。

2.加强基层档案管理的有效措施

2.1 稳定档案干部队伍，提高档案管理人员的专业素质

档案管理工作对管理人员的素质要求较高，它要求有专业的和有经验的人员来进行管理，这样的人员才能胜任这份工作。档案工作的顺利进行还需要一定的制度保障，科学合理的制度能使档案具备保密性和专业性。当然，档案工作队伍的建设是十分必要的，它对档案工作人员进行严格地考核，并对档案工作人员进行专业的、系统的岗位培训，使档案管理工作的效率得到提高。

2.2实现标准化、现代化的档案管理

基层档案管理工作要适应时代发展的需要，就必须设立专门的档案场所，并且要使用专用的、完善的基础设备。除此之外，档案场所的防范工作也是很重要的，加强防范可以保证档案的完整性和整洁性。基层档案资源要具备真实可靠性，进行及时的收集、整理和分类。工作人员要明确自己的工作任务和职责，端正自己的工作态度，做好资料的处理和汇总，建立档案管理工作人员的绩效评价体系，增强工作人员的积极性，从而实现标准化、现代化的档案管理。

2.3增加投入，改善档案工作环境

档案工作的进行需要坚实的物质基础和大量的经费投入。只有这样才可以促进档案库房设施的改善，提高科学管理水平，可以为档案的科研工作提供物质保障，加快档案管理新方法、新举措的探索步伐。另外，大量的经费投入可以使档案工作人员的待遇得到有效改善，为工作人员提供奖金和工作津贴，激发他们工作的积极性。

2.4循序渐进、纸质、电子文档同步发展

计算机网络技术的广泛运用以及办公自动化的普及，加快了文书工作的革新，从原来的“笔杆子”转变为现在的“键盘子”，由此就形成了电子文件，电子档案也随之出现，档案信息化建设也成为档案管理工作的重要环节[2]。对基层档案管理工作来说，首当其冲的是要做好基础工作，建立科学、规范的纸质文档，进而形成电子文档。因此，档案管理要循序渐进，在此过程中，要引进高素质、专业化的优秀人才，为现代化的档案建设奠定人才基础，还要改善电子文档建设的基础设施和设备，促进电子文档的形成。同时，要加强领导和业务指导，有效保证基层档案工作的顺利开展。如果我们全社会都关注和重视档案事业的发展，基层档案工作的面貌就会焕然一新，加快迈入正规的步伐。

2.5抓住重点，努力攻克薄弱环节

如今，村级和乡镇企业、民营企业建档对建档工作的认识不足，档案管理意识较为薄弱，尤其是一些地处偏僻的村级，人员的变动幅度较大，很难进行规范化的工作接交，导致很多档案资料不完整，缺失现象较为严重，也有少数民营企业完全没有建档意识[3]。面对这种情况，各级档案部门和涉农部们就要重视农业、农村档案工作，加强管理和指导，采取一系列行之有效的措施和制定完善的管理机制。例如，工作不到位追究制、建档工作责任制和落实情况督查制等制度，把建设县、乡、村三级档案信息网作为档案管理工作的重点，集中力量扩大村级和民营企业的建档范围，努力提高我国档案管理的水平。

3.结语

综上所述，在当今社会经济高速发展的推动下和信息化浪潮的冲击下，我国的基层档案管理工作中的问题越来越明显，使我国的基层案管理水平很难得到提高，无法紧跟时代发展的步伐。因此，基层档案管理部门要采取一系列行之有效的措施，扩大管理力度，加强基层档案的管理。只有做好基层档案管理工作，才能提高我国基层档案管理的水平，进而更好地促进我国物质文明和精神文明的建设，最终促进社会的进步和发展。

参考文献

[1]王前.浅论基层档案管理存在的问题及对策[J].企业管理，2013，37（10）：84-85.

[2]周继娥.浅谈基层档案管理工作现状及工作对策[J].法制与经济，2012，54（12）：99-100.

[3]万红英，万红梅.浅析基层档案管理工作的现状[J].管理科学，2011，25（09）：55-56.

作者简介

丁芳（1973—），女，汉，山东省济南市人，工作单位：山东省交通规划设计院，秘书，馆员学位：本科，研究方向：档案管理