新时期高校档案利用工作探究

董丽丽

【摘要】随着计算机技术、网络技术的发展，人类社会已进入到信息化、网络化时代，现代信息技术的发展给高校档案利用工作提供了新机遇的同时也带来了新的挑战。本文结合现代高校档案工作特点，通过问卷调查的方式，针对高校档案工作中存在的主要问题，从高校档案服务模式、服务理念、宣传方式、服务方式等方面提出相应的对策，以期为高校档案利用工作的改进和创新、适应时代发展需要提供理论支撑。

【关键词】新时期；高校；档案利用；探究

高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。它是学校教学、科研、管理等各项工作的集中反映，是高校各项工作的缩影，真实地记载和反映了高校发展的历史进程。教育部第27号令《高等学校档案管理办法》明确指出：“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”[1]。高校档案工作价值的实现主要体现在对其利用上，这是档案工作的根本目的和出发点。

1高校档案利用工作的特点

1.1高校档案馆的性质。高校档案馆（室）的性质直接决定着高校档案利用的服务对象和发展模式。高校档案馆同时具有机关档案室和国家档案室的双重性质：一方面，高校档案馆是高校内部的组织机构之一，主要服务对象是高校的师生，具有机关档案室的性质；另一方面，高校档案馆也是永久保管本校档案的档案机构，具有国家档案馆永久保存档案的性质[2]。

1.2 高校档案的类别。高校档案主要是高等学校在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案资源一般分为“党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类”等十一大类[1]。高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。

1.3高校档案的载体性质。高等学校归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式[1]。随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展产生出一种新型档案信息形态—数字化档案信息库。“档案数字化”就是将纸质档案用扫描仪或数码相机等数码设备数字化，再把形成的数字档案目录和内容录入到档案管理软件中，在这个过程中，档案信息存储载体发生了变化，由“纸质”变为磁带、磁盘、光盘等载体，形成可供人们有效保管、方便利用的数字化的档案信息库。

1.4高校档案的用户群体。高校档案利用的主体从范围和性质上具有异于其他类型档案馆（室）的特点，即以内部利用者为主，包括潜在的社会利用者，大致可分为如下四大类：第一类是代表所在单位前来档案馆（室）查阅档案的教职工和学生，如因工作需要查找以前出台的相关文件，其中查阅党政管理类文件（各单位形成的管理性文件、收文、发文等）最多；第二类是为解决个人问题的教职工（包括离退休人员），如查财会档案、科研（包括：科研项目、科研成果、科研获奖、专利）等档案较多；第三类是学生，包括在校学生和毕业生，为了应聘、考试、出国、应征入伍等办理教学、学籍方面的材料；第四类是其他社会人员，这类用户近几年呈逐渐上升趋势，一般是招聘单位和学历认证机构查证学生的学籍情况。

1.5 高校档案利用的周期性。由于高校独特的作休时间模式，教学、管理等活动具有出一定的周期性，这就决定了高校档案的利用也呈现出明显的周期性规律。第一，“学生查询档案”主要表现为两个时间高峰：一个是学生为了参加应聘，会在即将毕业的5、6月份来档案馆办理学籍证明、录取审批表、成绩单等材料，尤其是成绩单的利用比重最大；另一个是研究生报考的12月份和研究生面试的3月份也会出现查询利用学籍档案的小高峰。第二，教职工查询档案一般会在评审职称之前的8、9月份出现高峰。

2 新时期高校档案利用工作存在的问题

“信息需求是社会信息服务发展的原动力”、“信息用户的基本状况和信息需求决定了信息服务的内容和方式”[4]。为此，笔者以“高校档案利用需求及存在问题”为题对河南8所高校、3136名师生进行了问卷调查，调查结果显示新时期高校档案利用工作中存在的问题主要表现为如下三个方面：

2.1 档案利用工作宣传力度不够。在宣传高校档案利用价值和馆藏内容方面做得不够，宣传的效果不广泛。很多高教职工和学生不清楚高校档案馆究竟有哪些档案资料，也不清楚这些档案的潜在社会价值和经济价值，工作中缺乏档案利用的意识；部分教职工和学生对档案馆只是“有些了解”，有的甚至是“不了解”，大部分学生甚至不知道有档案馆的存在；对档案馆利用工作“比较了解”的多是各个部门的兼职档案员、工作需要经常查阅档案的老师和在档案馆做过勤工助学的学生。

2.2 校史资料等编研材料传播范围有限。首先，高校档案编研工作基本都是“重历史事件、轻经济现状”，而且数量较少，老师都很难看到，更别说学生；其次，史料编研远离了社会热点问题，能够适应社会形势的编研成果很少。从调查结果看，教师对档案馆编研资料还有些关注，知道档案馆编印的“学校大事记、学校组织机构沿革、学校筹备及建校初期大事要览、制度汇编、学校年鉴”等材料，大部分学生则是连听都没有听说过。

2.3 查阅档案途径单一。在调查的8所高校中，档案查询的途径基本上还是以现场查阅为主，而师生普遍要求高校档案利用工作能够与时代同步，开发、建设、提供档案资料的信息化、网络化服务，以方便需求群体随时、随地的获取相关档案资料。

这些问题可能是大多数高校在档案利用工作中都会出现的情况，不是人们不想去利用档案，而是“不了解”，相比图书馆，档案馆还是个很“神秘的”地方，以这些“评价”和“反馈”信息为依据，转变服务模式，提高自身的服务质量，创新和拓展高校档案利用工作是当务之急。

3 建议

3.1加强档案利用宣传力度。虽然多数高校的档案馆（室）已应用了计算机等现代化管理技术，也都在互联网上建立自己的主页，但是点击量普遍较低，我们应该充分利用网络技术加强档案馆网站建设，进一步加大档案工作的宣传力度。首先，进一步加强馆藏档案数字化、信息化工作，通过在网页上发布档案馆馆藏宣传信息等途径，丰富网页内容，并及时更新维护；其次，努力实现各院校之间馆（室）之间的协作交流、资源共享，如通过制作电子“荣誉展厅、校史馆、档案展览”等方式，最大限度的使能够公开的档案信息资源得到共享，让从未来过档案馆的老师和学生以最便捷的方式全方位的了解档案工作。

3.2 丰富优化馆藏。第一，提高教职工收集、整理档案意识，避免出现各部门归档材料时效滞后、材料遗漏、散失的现象，为档案利用工作打好基础；第二，档案馆要根据高校各项职能活动的不断拓展，及时调整档案材料的收集范围与内容；第三，档案馆要确保档案材料收集的完整、齐全，同时要避免出现馆（室）藏档案数量多而信息容量小的现象，注意档案资料的优化，避免高校部门因职责交叉而出现档案资料重复归档的现象；第四，档案管理部门还要加强对学校而各种重大活动、重大项目的监督，及时将重要部门形成的档案材料收集、鉴定和归档。第五，学校要定期组织召开年度“档案工作会议”，科学指导归档单位开展各类文件材料的收集归档与管理工作，将好的做法和建议及时推广实施。

3.3 拓宽查档途径。充分利用网路技术、各种通信技术、计算机技术开展新业务，如开展电话查询、邮件查询、网络查询、传真查询等，通过开设“网络信息检索、档案在线阅览室、提供数字档案、学术成果档案整理指导、个人重要材料保管”等服务类目，满足师生乃至社会各界人士对档案利用的需求，适应信息时代快节奏、高质量、高效率、个性化的工作和生活方式；

参考文献：

[1]教育部.《高等學校档案管理办法》[EB/OL].2008-09-12.http：//www.edu.cn/news_127/20080912/t20080912_325115.shtml

[2]邸家琴.试论高校档案馆的性质、功能与发展定位[J].黑龙江教育，2010（5）：45～46.

[3]孙大东.高校档案利用体系理论模式构建研究[J]档案管理 2013（6）：14～15.

[4]柯平、高洁.信息管理概论[M].北京：科学出版社，2007（6）：217～221.