高校档案信息化管理浅谈

张秋梅

【摘要】在网络高速发展的今天，高校档案作为学校发展和学生成长的见证，它的信息化管理建设已成为历史的必然。各高校档案管理部门既要认识到高校档案工作信息化的必然性和紧迫性，又要认真面对它的复杂性和系统性。各高校应该积极主动地创造条件，提高对档案工作的重视程度，提高档案管理人员的素质，加大对档案工作信息化的投入力度，不断研究和探索新的安全防护技术，不增强安全意识，完善档案保密制度，逐步推进档案信息化的管理工作。

【关键词】高校；档案工作；信息化管理；措施

【中图分类号】F320 【文献标识码】B

随着计算机的普及，现在已经进入到了信息时代，网络无处不在。对于高校而言，传统的文字档案管理工作必须要跟得上时代的步伐，这不仅仅是一个与时俱进的问题，而是信息化的档案更能被长期保存和更好地被利用。

高校档案工作涉及的部门多、范围广，是一项非常重要的文化事业，它真实记载着学校每个发展阶段的历程，特别是像我们这种两校合并的高校，它的价值不言而喻，它不但保存了原来两校在各个时期、各个方面的发展史料，而且为现在的学院提供了坚实的基础保证。高校档案作为学校发展的见证，长期被保存和频繁被利用的重要工作，在学校整个事业发展过程中起着极为重要的作用，那么如何做好高校档案的信息化工作，使之能为学校各项工作提供更高效、更便捷的服务，笔者结合自己所在学院谈谈几点经验。

一、积极争取学院领导对档案工作的重视

首先，档案工作是一项服务性很强的工作，我们从一开始就树立了工作就是服务的观念，爱岗敬业，在平时做好档案工作的时候，把为全校师生提供全面、及时有效的服务始终放在首位，这种持之以恒的优质服务得到了大家的好评。

其次，校史和校史馆也是我们档案馆的一部分。为全面、客观、真实、准确记载学院的创业、奋斗和发展史，学院成立了校史编纂办公室、专门抽调四名教工集体办公，校史的正式出版为学院的档案建设丰富了内容。校史馆的馆内展览以史实和史料为依据，用照片文字与实物相结合的形式，按时间顺序真实详细地介绍了学院几十年的发展轨迹，展现了学院的精神与内涵，校史馆的开放和利用，大大丰富了档案的信息资源，得到了学院领导和广大师生的一致肯定。

另外，省、市档案局对学院档案工作的多次检查、评估和验收等，引起了学院领导对档案工作的高度重视，成立了以院长为组长，各分管副院长和各党政部门主要负责人共同参与管理和落实工作任务的档案工作领导小组。学院档案工作领导小组下面设立了综合档案管理办公室，设专职人员两名，由院长办公室统一管理。学院各党政管理机构、教学机构、教辅机构分别指定一名工作人员为兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理工作，把需要存档的资料文件通过档案网络管理系统传输到档案管理系统数据库中，随时归档，数据录入后，管理人员可通过分类查询等方式，在档案库中检索出需要的档案信息。档案的查询借阅工作效率得以提高。这样既保证了有足够的人力精力对档案进行归档、建档，又能保证学院综合档案管理体系的形成和完善，为进一步争取学院对档案馆的投入，积极改善档案馆的条件，搞好档案工作打下了坚实的组织基础，从而推动了档案工作的发展。

二、加强提高档案管理人员的素质

高校档案工作是一项专业性极强的工作，它要求从事档案的工作人员必须具备扎实的档案学基本理论知识和业务技能。除此之外，要想适应不断更新着的新时期档案工作的需要，档案工作人员还必须注重专业知识的更新，认真学习和掌握有关新政策，不断加强专业技能的掌握和训练，努力提高自身的工作能力，不断提高档案工作的水平，运用新理论、新技术来指导和改进档案工作，以确保入库档案的质量。

我们学院坚持从三个渠道对档案人员进行培训。一是每年组织专兼职档案人员参加省市档案局组织的所有培训，让档案人员不断获取新的档案工作相关信息，不断更新自己的观念。二是结合学院的实际，制定一系列学习计划，定期组织档案人员学习，先后学习了《学院文件归档工作流程》、《学院档案分类表》、《归档文件整理规则》以及《学院电子文件归档及管理办法》等等，通过这些培训，提高了所有档案人员的专业知识水平，保证了入库档案的质量。三是积极鼓励和组织档案人员参加地区片的档案协作组活动，及时交流心得体会，不断提高档案管理员的素质与水平。

在日常的工作中，我们所有的专兼职档案人员都能够以大局出发，本着对学院负责、对他人负责和对自己负责的态度，时刻注意加强自身职业道德修养，不断增强对档案工作的责任感和法制观念，在繁忙的本职工作的同时，积极配合学校的整体档案工作，严格按照学院的档案工作计划，及时送交归档材料，积极认真，一丝不苟，为学院各部门、为全校师生员工提供全面、及时、有效的服务。

三、加大对档案工作信息化的投入

在学院数字化校园建设的同时，学院也大力加强档案信息化的建设，要求各立卷部门在移交纸质档案的同时移交电子文件或电子档案，通过校园网和电子档案管理系统，逐步实现电子文件的自动归档。另外，给所有专兼职档案人员配备多功能一体机，力求每份纸质文件都有匹配的电子稿，利用0A协同办公平台实现无纸化办公，既保证了纸质文件归档的及时完整性和因借阅文件造成的磨损，又实现了档案存贮的数字化、档案管理的信息化和档案提供利用的网络化，全面推进了档案管理的现代化进程。

为了满足档案管理系统网络化、电子文件归档和电子档案管理等业务的需要，学院多次组织档案人员进行计算机应用能力提高的培训，让我们档案工作人员紧跟信息时代的发展步伐，在做好日常档案工作的基础上，发挥主观能动性，主动挖掘、整合档案文件中的信息成份，更系统完整地做好文件的收集、整理、归档和利用，不断补充新信息，保持较高的档案信息更新率和利用率。让我们的档案工作实现了数字化管理，实现了电子档案网上查阅、登记等等，提高了档案工作的规范化、制度化、科学化水平，推进了档案信息化的建设。

四、完善制度，注意保密

随着校园网的公开、0A系统的开发利用，高校信息网络化不断深入发展，我们档案工作者必须牢固树立档案工作的安全意识，加强对档案工作中各个环节的安全防范，以确保档案信息的安全。那么我们在做好日常工作和提高业务水平的同时，该如何做好档案信息化的安全问题，而且档案是具有一定的保密性和存在使用权限的问题，在互联网上容易受到黑客、病毒等多种因素的影响，因此，档案信息的安全问题不容忽视。我们档案管理人员已经认识到档案信息化带来的这一系列问题，因此，为了保证档案信息的安全，我们学院根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《江苏省档案管理条例》等法律法规，再结合自己的办学实践以及参照兄弟院校的先进经验，形成了一套档案管理工作方面的规章、制度和方法，汇编成学院《档案管理工作制度汇编》。同时，根据制度汇编制定考核细则，把档案工作考核纳入到学院年度考核体系当中，责成各部门档案管理人员做好本部门的档案收集、整理、归档工作，定期移交给学院档案室，实行集中统一管理。

另外，我们学院还建立了完善的信息系统防御软件，如防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等等，平时严格审查网上公布的信息，避免不当信息和涉密内容上网，切实保护上网信息的安全，防止失密、泄密等事件的发生。尽管如此我们还是不能掉以轻心，还要不断研究和探索新的安全防护技术，不断增强安全意识。

在网络高速发展的今天，高校档案作为学校发展和学生成长的见证，它的信息化管理建设成为历史的必然。因此，我们既要认识到高校档案工作信息化的必然性和紧迫性，又要认真面对它的复杂性和系统性。我们高校应该积极主动地创造条件，采取有力措施逐步推进档案信息化的管理工作，紧跟时代发展的潮流。