校园一卡通的高校财务管理功能浅析

宋海红 张艳丽

[摘 要] 本文阐述校园“一卡通”的无现金支付手段对强化高校内部控制、预防财务风险、提升财务管理水平和实现信息资源共享等方面的作用，分析在一卡通实施中存在的网络安全、信息采集、人员素质等问题，以期促进一卡通更加安全、规范、有效运行。

[关键词] 一卡通；高校；内部控制；财务管理；财务风险

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 01. 017

[中图分类号] F232；G475 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）01- 0025- 02

校园“一卡通”的应用涉及校内日常活动的方方面面，本文仅就高校一卡通的显性功能——财务管理功能加以浅析。

1 校园一卡通的高校财务管理功能

1.1 实现高校内部财务信息和管理信息资源共享，提升了高校财务管理水平

实施网络化管理以前，高校内部许多信息是某一部门单方使用的，如财务处的学生收费系统、人事处的职工工资信息系统、教务处的学生学籍管理系统、图书馆的图书借阅管理系统、校医院的医疗收费系统等。其中有大量信息是校内几个或许多单位需要共同使用的，但由于各部门系统之间的相互分离导致校内各单位均需投入大量的人力整理相关数据使其转化为本部门所需数据，其中财务数据涉及的面最为广泛。校园“一卡通”在高校的推广和使用使得高校内部管理系统相互连接、统一管理从而搭建了一个基本的信息平台，使许多信息资源实现了共享，保证了会计原始数据采集的及时性和准确性。校园“一卡通”在避免相关部门重复劳动、规范信息资源、提高财务管理水平、提高高校财务网络化与信息化管理的质量等方面发挥了重要的积极的作用。

1.2 一卡通的无现金收付方式在加强高校内部货币资金控制、预防财务风险方面作用凸显

由于种种原因，大多数高校在人工收费过程中都存在着浪费人力财力、现金管理安全、违反规定坐收坐支及“小金库”等问题。校园一卡通充分利用“银校合作”的网络信息平台的共享功能实现校内收费的无现金管理，这对加强高校货币资金内部控制、预防财务风险意义重大。

（1）校财务监管、规范了校内收费。校内各部门的收费首先由校园卡管理中心为其开立账户、授权收费终端，单独收费；收费单位按时向校财务部门提供收费信息，办理结算和财务入账手续并且由校园卡中心定期向财务部门提供各单位收费报表以便于财务部门进行监督和核实。“一卡通”的授权管理既规范了高校内部收费秩序，也实现了高校大财务管理理念，为高校将各类收支纳入预算奠定了基础。

（2）实现了不相容职务分离控制。高校利用校园卡收费结算，可以有效地实现收款、开票、编制凭证、财务监督的有效分离。学校财务部门代表学校行使收费授权，校园卡管理中心技术人员安装设备，授权收费代码，收费单位利用校园卡终端刷卡收费和开具收据，学校财务部门会计核算人员凭收费单位提供的收费流水和收据办理入账手续，而校园卡管理中心由学校财务部门委派的会计向财务部门定期报送报表。各部门各司其职、不相容职务分离控制，一定程度上强化了高校货币资金内部控制功能，有利于防止高校资金流失、防范财务风险。

（3）有效地实施“收、支”两条线管理。在高校“大预算”的环境下，高校利用校园卡进行校内收费结算对实行“收支两条线”管理不失为一种便捷有效的方法和手段。各收费部门收取的费用定期全部纳入学校财务集中管理，财务部门在分部门核算的同时按照学校的收入分配政策对各单位安排预算，既避免了坐收坐支，又有效避免了风险、加强了学校对资金的集中管理。收、支两条线管理杜绝了“小金库”的发生，校园一卡通的使用在进一步规范校内经济秩序、制止校内乱收费行为方面发挥了重要作用。

1.3 改进学生收费管理手段，改善财务服务质量，提高财务管理效率

学生收费管理是高校财务管理工作中极其重要的一个组成部分。在传统的交费模式下，从收费数据的初始化到学费的收取会计人员会耗费很大的精力，同时由于信息反馈不及时使部门之间配合起来也有诸多的不便，给催缴学费也带来了难度。校园一卡通使每个校园卡的用户都拥有了自己的个人银行账户，一卡通平台借助强大的计算机网络技术使学生缴费的方式实现了灵活多样，财务部门利用网上银行发送的收费信息和指令实现了学费的实时代扣代缴，并且能及时地将学生的缴费欠费信息通过网络平台予以反馈，对学生缴费进行实时管理，极大地提高了工作效率。而且校园一卡通的身份认证功能和在校园卡中保存的相关财务信息，可以为用户提供一种可靠的身份权限范围的认证从而大大提高了财务信息查询系统的安全性，改善了财务服务的质量、提高了财务管理效率。同时校园一卡通在高校的应用，使学生收费工作和学籍管理、课程选修、图书借阅等相互连接，欠缴学费的学生无法实现报到注册、课程选修等，避免了部分学生的恶意欠费行为，从根本上保证了学校收入的及时到位。

1.4 合理实现资金沉淀、有效集中财力缓解学校经费紧张的局面

校园一卡通的结算功能，使校内各类收入都相对集中在一卡通管理账户，学生奖学金、勤工助学基金、困难补助等项费用的发放也可以通过一卡通来实现，避免了这部分资金的外流，合理实现了资金的体内循环。一卡通的日常圈存功能在实现高校校内资金沉淀、增强高校财务资金的流动性、提高高校的宏观调控能力和经费的使用效益、缓解高校经费紧张局面等方面发挥了积极的作用。

1.5 开源节流、合理地增收节支。

校园一卡通在电控和水控等方面的应用将会对高校水电费的支出起到有效的管控作用。由于高等学校的规模一般较大，而水电费等基本支出的沉重负担也困扰着许多高校，如何更好地实现对水电费支出的控制与管理，各高校虽然纷纷出奇思妙招却都收效甚微。实践证明，高校实施一卡通工程，学生校内用电用水实行刷卡消费，电控和水控的效果是明显的。节水控电合理地实现了高校开源节流、增收节支。

2 一卡通实施中存在的问题及改进措施

校园一卡通以其良好的经济效益和社会效益在高校迎来了广阔的发展前景。但在校园一卡通的建设过程中，由于设计、财力、系统管理等因素的影响，大规模的系统、分布式应用和广泛的网络接点，对校园一卡通系统的安全性和稳定性提出了严峻的挑战，实施中也暴露出了一些问题，需要引起高校和相关管理人员的重视，以期更好地规避风险，趋利避害，进一步发挥校园一卡通在高校财务管理中的作用。

2.1 功能设计力要具有前瞻性、网络安全稳定问题要重视

校园一卡通系统规模较大，网络接点多，校内圈存终端多，因此对一卡通系统的安全性和稳定性要求很高。如服务器、网络通信线路的配置，软件、硬件故障的排查能力，特别是计算机病毒的防治、黑客攻击等网络安全问题，人为的蓄意破坏、校园网络系统承受大容量数据的传输能否得到切实保障等都应当给予充分的考虑和重视。高校一卡通管理部门要切实加强与财务部门、业务银行、网络运营商的沟通和合作，充分考虑一卡通当前的显性功能和日后的隐性功能，在系统设计和开发上重视一卡通细化功能的分析与研发，系统要具有前瞻性以利于未来系统的调整和升级，并且要加大技术人员力量和资金的投入、重视日常维护，使一卡通系统能安全正常运行，切实发挥其应有功能。

2.2 信息采集要规范

校园一卡通除了具有财务管理这一显性功能外，还具有一个重要的隐性功能——身份识别功能，因此必须保证每个一卡通信息的唯一性。同时由于一卡通由校内多部门共同使用而且大部分流通期限较长，所以对卡的初始信息的规范性、准确性要求十分严格，一定要采用规范统一的标准来建立信息源，以保证校园一卡通的正常使用、确保整个系统运行畅通无阻。

2.3 内部控制制度要严格

从2014年1月1日起由财政部制定颁布的《行政事业单位内部控制规范》（试行）即将在包括高校在内的行政事业单位实行。高校校园一卡通的实施在给高校传统的财务核算和管理工作带来了许多变革的同时，也对高校内部控制制度提出了挑战。一卡通无现金收付模式下的许多岗位是传统的会计核算、财务管理工作中所不具备的，因此高校传统的财务内部控制制度也应作出相应的补充和修订，对校园卡数据系统的人员分工要充分贯彻执行“不相容职务分离”的原则，明确各岗位职责，合理分配和设置权限，制定相应的校园卡内部控制管理制度、经费结算规定等，防止校园卡管理中心成为新的内部控制管理盲区。

2.4 对圈存资金要加强管理和监督

圈存资金是校园一卡通持有者通过指定的圈存方式，将现金或者存款存入或转入校园一卡通的结算账户里内，用于校内消费与结算的资金。校园一卡通系统采用的是先充值后消费的形式，因此会形成一笔数目庞大、不容忽视的校园卡圈存资金——沉淀资金。沉淀资金在增强高校财务资金的流动性、提高高校的宏观调控能力、缓解高校经费紧张局面等方面发挥了积极作用，但是这部分沉淀资金主要来源于学生和教职工，因此，要采取必要措施加强对这笔资金的管理，保证专款专用、切实发挥资金的使用效益。

2.5 充分有效地利用回收卡，节约和降低一卡通的运行成本

卡作为校园一卡通各种信息的载体，其本身的成本和附加于卡片上的各种信息所耗费的人工成本是一笔不容忽视的支出，高校尽管规模大小不同、每年招生人数也有差别，但是最普通的高校每年也会有5 000～6 000名新生入校，加上业余函授生、在职进修人员、各种短期培训人员以及日常毁损、丢失的卡片少说也得有10 000多张的卡片耗用量。规模大一些的高校更是远远超过这个用量，如果按照每张卡片成本15元计，也是一笔不小的费用。有的高校对离校学生完好无损的卡片采取回收的办法，将回收卡进行技术处理后重复利用，这在一定程度上节约了一卡通的运行成本，高校可根据自身情况合理借鉴。

2.6 会计人员要与时俱进，及时更新知识结构

校园一卡通为高校财务工作引入了新的元素，使高校财务管理发生了新的变化。一卡通在使高校财务管理手段得以扩展和延伸的同时，也对财务人员也提出了新的要求。财务人员应当改变过去的思维习惯、与时俱进，积极学习新的网络知识、金融知识、财务管理知识以适应不断发展的网络财务的管理要求。

高校校园一卡通是网络时代高校管理信息化的产物，其功能将随市场需求进一步向纵深拓展。正确认识和分析一卡通对高校财务管理的影响，采取积极措施来完善一卡通在高校财务管理中的应用，不仅有助于实现一卡通与高校财务管理的顺利对接，而且将为一卡通功能的进一步拓展奠定坚实基础。

主要参考文献

[1]余亚江.校园一卡通在高校财务管理中的应用[J].现代经济信息，2010（17）.

[2]陈轲.论高校财务信息化服务体系的构建[J].会计之友：上旬刊，2009（1）.

[3]沈志鹏，贺俊峰.我国校园一卡通项目管理问题及对策研究[J].科学创新导报，2012（24）.