独立学院办公室推行精细化管理初探

移敏

摘 要：办公室管理水平高低，直接反映了学院管理水平的高低，并影响着学院的整体工作和发展。独立学院是对高等教育模式的探索和创新，在独立学院办公室推行精细化管理模式，将“办文、办会、办事”等常规管理深入化，有利于提高办公室管理水平。

关键词：独立学院； 办公室工作； 精细化管理

中图分类号：G637 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（25014）12-145-002

独立学院作为民办教育的一种，是对现有高等教育资源的一种有力的补充。与普通高校相似，独立学院同样具有培养人才、科学研究和服务社会的功能。在高等教育办学多元化的激烈竞争中，独立学院要取得长足的发展，必须以科学、有效的方式，加强内部管理，提高办学水平，增强自身优势。

相对普通高校而言，独立学院职能虽然齐全，但机构更综合，人员更精简，独立学院办公室工作也更为繁重复杂。独立学院办公室与普通高校办公室在工作上既有相通之处，也有其自身的独特性。如何提高独立学院办公室的管理水平，更好的发挥办公室职能作用，推动学院工作科学发展，值得深入思考及研究。本文就在独立学院办公室推行精细化管理方面进行初探。

一、精细化管理的涵义

“精细”一词由来已久，在现代汉语中解释为“精致细密”之意。“精细化管理”概念由汽车业届的“精益化生产模式”演变而来，是一个全新管理学理念。“精细化管理”是社会分工精细化以及服务质量精细化的必然要求，其内涵是用精益求精的态度和认真细致的方法来控制生产的每道工序、每个环节，从而以最小的投入创造出最大的价值，主要目标是最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本。作为一种管理理念和管理技术，精细化管理通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化和数据化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行，其最基本的特征就是重细节、重过程、重具体、重落实、重质量、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精，力争最佳。1

随着社会分工越来越细，岗位的专业化程度越来越高，粗放型的管理已经不能适应现在社会的发展形势，向精细化管理方向转变逐渐成为管理类工作的一大趋势，同时，在办公室管理工作中推行精细化理念，也将全面提升工作质量和服务效能。2

二、独立学院办公室工作特点及管理现状分析

与普通高校办公室相通的是，独立学院办公室也是一个集办文、办事、办会、协调、服务、综合治理及决策参谋等职能于一身的综合部门，具有承上启下、协调左右、联系内外的桥梁和纽带作用。同时独立学院作为一种新型的办学机制与办学模式，又有其自身的独特性。

独立学院依托母体办学，在管理模式上也承袭了公办母体的旧制，也正因此，独立学院在管理体制上受到诸多制约，许多职能机构虽然设立了，却只有名称并无实际办公场所及工作人员，而是几个部门合署办公，但是其相应职能工作又都要相对独立地开展运作，因此，独立学院办公室不仅具有参与政务、抓好事务、搞好服务的基本职能，又因其自身办学特点，而在管理上面临一些问题：

1.管理机制落后，职能定位不清，办事效率低下

自举办以来，独立学院在高等教育体系中地位模糊，举办各方权责不清，同时，独立学院对母体大学依赖性强，这势必导致独立学院管理陷入困境，从而使独立学院办公室在工作模式上缺少稳定性。

随着办学规模逐渐扩大，独立学院院系逐年增多，对外联系也愈加频繁。而现实中的现状是多数独立学院的管理体制、工作模式老旧，缺乏创新，与独立学院本身不相适应。且由于独立学院办公室合署办公的较多，机构部门综合性强，加之职能定位不当，往往造成人员设置中分工不明，办公室工作人员缺乏主动性、积极性，工作相互推诿，毫无章法，在一定程度上造成了管理上的无序和混乱，工作效率低下，不利于办公室职能的充分发挥。

2.办公室管理队伍亟待健全，工作人员配备不足，素质有待提高

相对传统高校，独立学院办公室综合性强，工作任务繁重，从收发文件、起草文稿、制定政策、会议接待，到公章管理、办公室物资管理、档案管理，从为院领导服务到为各部门、学系，乃至全体师生员工、家长服务，涉及学院日常工作的方方面面。除日常管理以外，還有各种临时交办的时间紧任务重的工作。但多数独立学院在资金、产权、人员编制等方面受到诸多的制约，办公室工作人员往往配备不足，工作人员多数是一人多岗，身兼数职，工作琐碎、复杂、繁重。且因为办公室人员选聘来源多种多样，学历水平、专业技术水平参差不齐，或学历不高，或专业不对口，综合上述原因，办公室工作人员往往只能忙于事务性的工作，加之缺乏相应的技能培训，很难在工作中有所建树。

三、在独立学院办公室推行精细化管理的意义

独立学院办公室推行精细化管理，是办公室转变管理方式，提高管理水平的必由之路，也是现实竞争的需要。

1.有利于完善工作制度，提高执行率和执行力

独立学院设立之初，在用人选聘制度上与其他单位一样，也存在着若干的人情问题。也正因为此，一些管理制度形同虚设，工作中普遍存在执行不力的问题。推行精细化管理，有利于在独立学院办公室的工作流程中，建立健全相应的管理机制。通过完善规章制度和岗位职责，使工作责任更加明确，做到可检查、可考核，通过运用刚性手段和综合措施，减少、克服偷懒、偷利等现象，从而提高执行率和执行力。3

2.有利于优化工作流程，提高工作效率和质量

独立学院办公室长期存在机构综合，人员不足，工作繁琐，工作效率低下的问题。推行精细化管理，有利于工作开展程序化、规范化、流程化、标准化。简洁规范的工作流程和明晰的工作标准，可以最大限度地发挥人的主观能动性，减少工作的随意性、盲目性，做正确的事，正确地做事，从而提高工作效能，提高工作水平，改进工作效率。4

3.有利于明确工作职责，充分发挥办公室职能

独立学院办公室是全院的信息中心，是全院的协调枢纽，也是全院的服务中心和对外窗口。在办文、办会、办事的过程中，每一个细节都可以反映工作效率和服务质量，体现管理水平。推行精细化管理，在优化工作流程的基礎上，定岗、定职、定责，细化分工，明确工作职责，注重工作细节，讲究精益求精，严谨谨慎，有利于办公室职能的充分发挥。

四、对在独立学院办公室推行精细化管理的建议

精细化管理是一个系统化的工程，要提高独立学院办公室的管理水平，提高工作效率和工作质量，只有做到、做好“精、准、细、严”的标准，才能推动精细化管理的进一步落实。

1.要加强培训，增强精细管理意识

实施精细化管理的基础在于管理工作人员的自身素质。因此，要实现精细化管理，首先要对办公室工作人员强化培训。通过培训，强调推行精细化管理的意义，强化工作规则，固化工作流程及标准，提高工作人员的规则意识、效率意识，培养工作人员的精细意识。

2.要科学设计工作流程，实施有序运作

鉴于独立学院办公室的工作特点，推进精细化管理，就要根据办公室职能，分解设计，建立办文、办会、办事等各方面的具体流程，并依照流程开展工作。在流程设计优化中，要把握精简程序、理清环节、分清责任、明确标准的基本要求，做到目标明确，环节清晰。在具体工作中，信息共享，有机配合，有序运作，既相互促进，又相互制约，既提高效率，又减少差错。5

3.要定岗、定职、定责，合理分工，权责明确，赏罚分明

在独立学院办公室推行精细化管理，要创新管理机制，建立健全岗责体系。根据办公室工作职能和流程，科学合理地设置工作岗位，明确岗位职责，合理分工，做到各司其职。要规范工作程序，确定工作衔接的节点，责任到人。要制订详细的岗位职责手册，使各个岗位的工作人员能够全面了解岗位职责，按章办事。要严格根据岗位职责体系，通过科学的考核方法，奖优、治庸、罚劣，提高工作绩效。6

4.要建立健全各项工作制度，避免管理真空

在独立学院办公室推行精细化管理，要对现行制度进行认真梳理，通过“废改立”的工作，保留合理的，补充必要的，废止过时的，形成完善、管用、有效、配套协调的制度体系，7做到用制度管权、按制度办事、靠制度管人。并要进一步完善督促检查制度，提高执行力，避免管理真空。

参考文献：

[1]高山，向英明.推进办公室精细化管理，全面提升工作整体水平[J]办公室业务，2008，（9）

[2]刘光林.关于高校党政办公室精细化管理的思考与建议[J]吉林广播电视大学学报，2013，（7）

[3]陈兰.高等学校学院办公室实施精细化管理刍议[J]科技信息（学术研究），2007，（8）43

[5]浅议如何抓好县级局办公室政务工作[EB/OL]http：//www.gov234.cn/view/show-66324.html