功能语言学视阈下的商务英语索赔信函人际意义分析

张丽君

（山东青年政治学院 外国语学院，山东 济南 250103）

功能语言学视阈下的商务英语索赔信函人际意义分析

张丽君

（山东青年政治学院 外国语学院，山东 济南 250103）

基于系统功能语法中的人际功能理论，可对商务英语索赔信函进行语气分析和情态分析。从人际意义和评价理论角度探索和揭示索赔信函中人际意义实现的各种语言手段是语态分析和情态分析。

功能语言学;索赔信函;人际意义

一、引言

在经济全球化的时代背景下，各国之间的贸易往来日益频繁，信函成为贸易活动的主要交流媒介之一。商务英语信函在国内和国际贸易中发挥着重要的作用。商务信函种类繁多，而其中的索赔信函由于涉及贸易双方的利益纠纷较为敏感。索赔函是指受损方以双方签订的合同条款为依据，具体指出对方违反合同的事实，提出要求赔偿损失或维护其他权利的书面材料，属于商务信函的一种体裁。

在合同的执行过程中，任何一方如果不能履约就会给另一方带来麻烦，有时还会使另一方遭受经济损失。一旦发生这种情况，受损方有权根据合同规定要求责任方赔偿。受损方所采取的这种行动称之为“索赔”。抱怨和索赔信函（Complaints& Claims）的目的是为了获取更好的服务，对已出现的问题求得及时、妥善的解决。它通常是买方由于对收到的货物不满而书写，如：货物未按时到达；货物虽抵达，但与订单所载不同；货物有损毁现象；货物数量短缺或多余；货物质量与样品不符；服务不合理及收费过高等，这些均是抱怨、索赔的正当理由。

索赔函的主要目的是向责任方陈述索赔理由，督促尽快解决问题。在索赔函中，虽然受损方和责任方的关系极为对立，但其目的是要求得到赔偿而不是进行指责和抱怨，因此，书写索赔函时态度要积极，语气需礼貌和得体。索赔信函的交际目的是为了促进双方有效解决问题，保持友好的合作关系，获得合理的赔偿，而不是进行指责和抱怨，因此如何在一封信函中用恰当的语言表达自己的观点和态度，同时又不影响双方友好的合作关系变得尤为重要。索赔信函的人际意义也因此显得尤为突出。

通过查阅相关资料，我们发现国内对商务英语信函的研究大多是从传统的文体学或实际语言教学的角度来进行的。本文将从系统功能语言学的角度，分析商务英语索赔信函的人际意义。

二、人际功能概述

系统功能语法（Systemic-functional Grammar）由英国语言学家韩礼德（Halliday）在20世纪50年代末创立的。韩礼德认为语言有三种基本功能：概念功能（ideational metafunction）、交际功能（interpersonal metafunction）和语篇功能(textual metafunction)。人际功能是一种角色关系，它涉及说话人在语境中所充当的角色，也涉及说话人给其他参与者所分配的角色。人际功能指语言具有表达说话者身份、地位、态度、动机和对事物的判断、参加社会活动、建立社会关系等功能。根据语言的人际功能，韩礼德建立了语言的人际意义系统，并指出人际意义的实现主要体现在语气系统和情态系统上。

三、索赔信函的人际意义研究

（一）语气分析

语气系统说明在某个情景语境中讲话者选择了何种交际角色。语气是由主语（subject）和限定成分（finite）构成。主语表示的是命题的叙述对象，由名词、名词短语或短句充当。限定成分主要是由表示时态的助动词和情态动词充当，通过时态和情态的限制，使表述富有含义，表达一种实际意义并且使交际双方的角色得以确立。

商英索赔信函中大部分语句使用的是陈述句。在商务英语索赔信函中，写信人（通常买方）提供有关损失的资料，目的是保护自己的合法权利不受侵犯，并尝试说服收信人（往往是卖方）接受索赔。因此，写信人使用陈述句提供信息，使用陈述句来告诉收信人事情的真相，并劝他尽快采取行动处理索赔。陈述语气的得体运用既能表达出抱怨和不满，又让人感到合情合理；而祈使句和条件句使用的频率较低。

商英索赔函大多采用第一和第二人称。在索赔信函中大量使用第一人称“we”，目的是缩短与收信人的社会距离，以便提出索赔要求。此外，鉴于双方的利益，我们将让责任方觉得既然两个交易要好得多，双方公司又具有共同的兴趣，这反过来可能会有所帮助，最后满足需求。

我们以一封索赔信函来分析：

Dear Sirs，

Our order No.JT-8 the glassware you supplied to our order of 3rd July was delivered by the shipping company this morning.The 160 cartons containing the goods appeared to be in perfect condition.But when I unpacked them with great care,I regret to report that 10 cartons of glassware badly cracked.

We trust you can understand that we expect the compensation for our dam aged goods.

Yours faithfully，

Tom

这封信函是Tom在收到货物之后写得索赔信函，目的是提出合理的索赔要求，希望对方及时处理索赔。从信函中我们不难发现，陈述句大量出现在索赔信函中。“The 160 cartons containing the goods appeared to be in perfect condition.But when I unpacked them with great care,I regret to report that 10 cartons of glassware badly cracked.”这两句话采用陈述句，告诉收信人货物损坏的真像，陈述货物损坏的事实。从而提出索赔要求。

为了不伤害对方的面子和保持良好的合作关系，采用主语“we”。这样可以有助于缓解和对方的紧张关系，同时避免直接指责对方。

（二）情态分析

情态（modality）指讲话者对自己讲的命题的成功性与有效性所做的判断，或在命令中要求对方承担的义务，或在提议中要表达的个人意愿。韩礼德等人认为人际功能着重关注作者与读者之间的互动，它的实现手段主要是语法系统中的情态。

在索赔信函中各种情态表达方式及其所体现的人际功能，旨在揭示由情态表达的人际功能的特点及实现功能，从而实现礼貌地提出索赔，提高言语交际能力，促进有效的商业交际，以维护双方良好合作关系。在索赔信函中，交际双方的关系近乎对立，但由于写信人的最终目的是督促对方履行赔偿义务且保持良好业务关系，索赔类信函的人际功能因此显得尤为突出，它的特点之一就是大量地使用不同情态的表达方式。

在索赔信函中使用情态动词，用来表达写信人的观点、义务、期望或不确定性。特别“will，can，have to”的使用频率非常高。通过这些情态动词的使用，可以委婉的向收信人传递信息。can是低量值情态动词；would是中量值的情态动词；have to是高量值的情态动词。可以看出，写信人在情态动词的选择方面以低量值和中量值情态动词为主，尽可能避免过于极端的情态表达，而更多地表达说话人对所传递信息的不确定性。

在限定情态词方面，can和will使用频率最高，尤其在表达概率和意愿时频率更高。will指的是未来的情形。它仍然可以被用于表达概率、预测，意愿，倾向等。

例1：Once the settlement is accomplished,we will deliver the faulty goods to you.All the expenses will be borne by you.

在上面例句中，两个“will”的使用表达了针对索赔写信人公司将要采取的行为。

例2：But to our regret,we have found the specification of the detergent is not in conformity with the contract and will have to lodge a claim with you.在此，will用来表达写信人由于收信人的疏忽错误不得不提出索赔。这将使责任方更易接受索赔请求。

例3：Then we can continue our further business and I hope that in the future production,this problem will not happen again.这个例子中使用了低量值情态动词“can”。写信人建议，对方承担一半的损失，表明如果收信人能够处理这个问题的话，双方公司将继续合作。

在索赔信函中，频繁使用情态附加语，从不同角度来表达写信人的观点。情态附加语包括语气附加成分与评价附加成分。语气附加成分包括“yet，surely，always，often，certainly，readily”等。评价附加成分包括“unfortunately，surprisingly，frankly，generally”等。

（责任编辑：马银华）

H315

A

2095—7416（2014）06—0122—02

2014-12-16

张丽君（1980-），女，山东泰安人，教育学硕士，山东青年政治学院外国语学院讲师。