浅析高职院校教务档案工作的管理

云霞

高职院校教务档案是学校在开展教学过程中形成的文字、图表、相片、音像等具有保存价值的各种材料的历史记录，记录了教学过程的每个方面和各个环节，反映了高职院校的整体规模、教学质量和办学水平。在高职院校教务档案管理工作中，要认真做好教师教学资料、学生期末成绩的存档工作、试卷的保存、日常教学的资料存档等工作。目前，在教务档案存档过程中，有的工作人员思想懈怠，认为没有必要把所有的资料存档保管，致使有相当一部分资料比较分散或没有记录，从而导致档案资料不齐全。目前，高职院校的教学档案已在教学管理、教学研究等工作中发挥了重要作用，但也存在不少问题，应当认真解决，以适应高等职业教育发展的需要。

一、档案管理过程中存在的问题

1.教务档案管理意识相对比较薄弱

目前，大多数高职院校档案员为兼职档案员，从事的主要工作并不是档案管理工作，在档案管理方面投入的精力较少，并未接受过系统的档案专业知识和技能培训，对档案管理工作缺乏系统认识。此外，由于档案的使用频率不高，存放的空间有限，多数档案因短时间内不被用到而被随意存放，档案管理工作者忽视了对教务文档的积累、归档，管理意识较为淡薄，很大程度上限制了档案管理的发展。

2.高校档案的利用率普遍较低

尽管目前各大高职院校均有档案管理室，拥有庞大的档案资料，但是师生对档案资料的利用率并不高。由于高校对档案利用意识不强，导致档案宣传力度不够，人们对档案的了解不够清楚，不知道如何利用档案资料。由于管理方式落后，导致档案利用效率较低，高职院校档案室收藏的资料较单一，不能满足人们对档案的需求。高职院校档案管理工作得不到重视，档案的利用率较低。由此可见，提高档案利用率，增强档案服务意识，充分认识档案管理工作对高职院校档案工作的发展具有重要意义。

3.档案工作人员业务素质不强

目前很多高职院校教务档案管理人员没有经过专业培训，对档案管理知识懂得很少。这些人员中有很大一部分兼职档案管理，没有更多的时间去自学档案管理知识，他们理解的只是基础的存档，并没有系统的理论支持。档案工作看似简单，实际上既需要责任心，又需要很强的业务能力。如果不对其加强培训，必然影响档案的收集和整理的质量。例如，在归档的过程中，要做到纸质档案和电子档案的统一结合。然而，有部分档案管理人员却做不到，造成档案资料管理混乱。

4.档案管理信息化程度不高，尚未充分利用电子档案

目前，在档案管理方面，发展的方向是实现信息化管理，由电子档案代替纸质档案或实现电子档案与纸质档案并存管理。在传统的档案管理过程中，主要应用的是纸质档案，纸质档案的管理随着时代的发展，越来越表现出弊端。例如：纸质档案要求的人工多，存贮的空间大，会出现损毁现象等。在新形势下，高职院校正在向电子档案管理方向发展，但是，由于受到各种因素的限制，转换的过程还需要一段时间才能完成。现阶段较多高职院校档案管理人员并未接受过专业培训，对软件使用并不熟悉，没有认识到软件带来的优越性，而且使用频率也不高，导致档案管理软件的作用发挥在很大程度上受到限制。

二、加强高职院校教务档案管理措施

1.树立良好的管理工作观念

在高职院校中，做好教务档案管理工作，不仅仅是教务档案管理人员的事情，应该进行全校动员，使各院系充分认识到教务档案的重要性，每学期结束要将分散存放的档案材料收集起来，统一管理。重视档案管理工作，大力宣传档案管理的重要性，增强档案管理人员的服务意识。档案管理人员不仅要有高度的责任感，自觉意识到工作的重要性，将做好档案工作看成自己应尽的义务，还要有吃苦耐劳、乐于奉献的精神。

教务档案管理工作内容丰富，比较繁杂，在教务档案管理的过程中，要做到及时收集、整理和归档。档案管理的工作人员要向各职能科室明确各自的归档范围，定期提示归档期限，经常检查档案的收集情况；要按照集中统一管理档案的原则，要充分认识到教务档案的重要性，充分调动全校师生积累、保护教务档案的积极性和自觉性，增强师生的教务档案意识。

2.保障人员的素质

教务档案管理人员的业务素质直接关系到档案工作质量的好坏。作为一名合格的教务档案管理人员，一定要积极进行理论学习，还要参加档案管理技术培训。教务档案管理人员，要自觉培养自己的责任心和耐心，要有一种敬业精神，这样才能把工作做好，做精。

3.建立档案管理体制，落实教学档案管理责任制

档案一方面可以为以后的工作提供参考，另外一方面也可以为目前的工作提供依据。因此，高职院校的领导，应该加强对档案管理工作的重视，为档案管理者创造必要的工作条件，提出明确的管理要求，把教学档案管理作为提高教育教学水平的一个重要环节。同时，落实教学档案管理责任制，让每一方面的档案管理工作都有专门的人员去管理，保证档案工作的完整性和科学性。

总之，教务档案工作是学校教学管理工作的重要组成部分，要充分认识到教务档案管理工作的重要性，合理利用教务档案，更好地为教育教学服务。对于加强教学管理、提高教学质量、开展教学研究，有着非常积极的意义。endprint