论高校机要秘书基本素养及提升途径

吴淑琄

（福州大学，福建 福州 350116）

高校机要秘书是高校党政部门从事各类文件接收、登记、传阅、处理、保管的国家工作人员。机要秘书所处理的事务看似较为琐碎繁杂，但机要秘书所起的作用相当于信息传输的中心枢纽站。同时其还是涉密岗位，因此机要秘书应具有三心四讲：即中国心、责任心、耐心；讲政治、讲规范、讲安全、讲实效。“机要工作无小事”，如果工作不细致或者处理方式不妥当，就很容易出问题。笔者结合自己的工作实践，谈谈高校机要秘书必须具备的几项素质以及提高机要秘书素质的途径。

一、高校机要干部的基本素质

（一）过硬的政治素养

机要秘书日常接触的密级文件较多，且涉密设备集中，事关国家安全和利益，容不得半点疏漏。正如毛泽东同志所说的：保密工作九分半不行，九分九也不行，非十分不可。从中我们可以看出机要秘书需要端正的政治思想、坚定的政治立场和敏锐的政治觉悟。

首先，作为一名机要秘书需具备很强的保密意识，做到心细嘴严，不该看的不看，不该听的不听。出了办公场所，就应该做到不该说的不说，不该透露的不透露，最好不要轻易提及关于工作上的相关事宜，以免一时大意有所疏漏。其次，机要工作需要机要秘书有静得下心、沉得住气、受得了诱惑的品格。机要秘书的岗位是个清水衙门，担任工作的干部往往是和法律相关的热门专业毕业，这些专业对应的职业在社会上的报酬相对较高，如果没有一颗淡定、沉稳的心，也难以专一认真地从事机要工作。最后，机要秘书在传阅文件的过程中，要严格遵循密级文件复印的原则和条件，不能因为领导需要就打破工作纪律。

（二）实在的工作作风

机要秘书岗位是一个很具体、很需要耐心和细致的工作岗位，来不得半点虚假。这里“实在”的工作作风，就需要我们拿出实实在在的工作态度，真干、实干、苦干。

机要秘书日常工作中主要的一部分就是各种文件的处理。办理文件要登记、呈批传阅、转部处阅文、督办、复印等等，需要细致的工作态度，同时往往还要注意文件的督办情况，及时通知、传达机关部处，若是遇到紧急事件需要办理，机要秘书随时需要加班加点。其次，给领导送阅文件也是机要秘书的重要工作之一。机要秘书要做到严格按照文件上批示的送阅范围组织传阅，不可自作主张轻易扩大传阅范围。在传阅的过程中 ，如果遇到密级文件，一定要及时送件，当天收件，不可过夜，同时要做好文件送阅记录。在保证送阅范围的前提下，机要秘书要充分考虑文件的时效性，避免因为传递不及时而耽误重要事情。这就要求机要秘书在收到文件以后，仔细阅读是否有时限，合理安排领导或者机关部处的阅读顺序，把握时机，进行机动灵活调整。再次，机要工作虽稍显机械但也需要沉稳；虽繁琐但也需要处理技巧。在文件登记、转送机关部处这些环节中，都是比较容易出错的地方，如果多留意些小细节就可避免。要严格手续，不留后患。

（三）高效的办事效率

高效的办事效率是机要秘书必备的最重要技能与素质之一。尤其是在敏感时期、非常或者重要时期，中央或者上级会发布一些重要文件，这类文件往往密级高、情况急、时间短，一刻都不能耽误，否则会使机要工作甚至学校工作陷入被动局面。机要秘书要培养效率意识，树立轻重缓急的办事观念，秉持有交必办、急事急办、特事特办的雷厉风行的办事作风，努力把交办的事情在规定期限内及时、准确的完成。机要秘书不仅要服务好领导，同时也是各个机关部处的“后勤”保障，及时处理文件、通知办理，确保学校的行政事务在有效期限内正常运转、规范操作。机要秘书还要具备一定的预见能力，能在紧急事情到来时从容不迫地规划办事步骤和发展情况。在完成紧急交办任务的同时，机要秘书还需注意不断提高自己的适应和应变能力。机要秘书在平时就应该多了解和适应领导的工作风格和特点，在完成任务后多总结和揣摩规律和经验。

二、提高高校机要干部素质的途径

（一）领导重视是关键，注重选拔优秀人才

1．高校机要干部队伍的建设和高校师资队伍建设一样，都需要资金、培训、管理的投入，所以取得领导的重视是建设机要干部队伍的第一步。学校在培养机要干部队伍时，要树立长远建设的观念，不搞关系户、不搞特殊化、不搞过渡化，选拔真正有纪律、思想觉悟高、吃苦耐劳的人才加入机要秘书队伍，破除排资论辈、感情用人等不规范行为，把保密干部队伍建设的工程当做一个系统而长远的工程，走上制度化、规范化的道路。

（二）不断增强政治理念，树立正确的人生观和价值观

1．坚持学习，紧跟正确理念脚步。高校机要干部要不断增强政治学习，保证政治合格、立场坚定。机要秘书所处岗位本身政治性较强，多了解、多接触、多学习政治理论知识有利于增强机要秘书的业务能力、扩大知识面。

2．树立正确的人生观和价值观。机要秘书要在开放的社会背景和工作环境中正确处理好个人利益和集体利益的关系，把握好个人行为与工作制度的分寸，自觉保持机要秘书的党性和高觉悟性。在当今社会主义市场经济带来的经济繁荣大潮中，拜金主义思潮也席卷而来，机要秘书在这种思潮下必须稳住阵脚，对于严肃的是非问题要有坚定的信念，经受得住新时期社会对机要秘书的考验。

（三）重视业务能力培养，提高业务能力和效率

1．重视理论和技能培养。在网络全球化和科技化的年代，机要秘书的业务能力和业务技术也需要与时俱进。新时期，收文、无密文件的阅办等都通过网络公文系统进行，这需要机要秘书积极学习相关办公软件的应用，熟练掌握word、excel等软件的操作技巧。机要秘书通过必要的技术培训、基本规章制度培训、业务培训，可以在上岗之前就具备基本的政治素质和技术能力，为将来工作的进一步上手和开展打下坚实的基础。机要秘书在自我锻炼的过程中，可以利用岗位提供的方便，勤于和同事以及前辈交流，多学习工作方法，不断学习网络知识以及与保密相关的法律规定，在自我完善中提高业务素质。

2．重视工作和服务态度。高校机要干部的工作往往繁杂而琐碎，这需要培养耐心和“有劲儿”的工作态度。因为繁琐，所以需要耐心；因为琐碎，所以需要有方法和技巧以及积极工作的态度，机要秘书岗位是对外窗口岗位，也代表着一个单位的“门面”，服务态度孰优孰劣反映了单位的面貌和人员素质。在对外服务中，做到亲切大方、热情严谨，勤把礼貌用语挂嘴边，常把亲切笑容现脸上，这样既让人体会了亲切的服务态度，又能提高办事效率。

3．重视保密，勤于思考。机要秘书素质的第一要求就是管住嘴，具有强烈的保密意识。机要秘书每天接触的文件很多，要注意把好信息关，站好信息岗，不该说的一定不说。机要秘书在得到信息的第一时间进行思考，尽量把想法超前、有效的提供给领导，为领导做好参谋工作。在提供信息时，要做到“审大小而图之，衡彼己而施之，酌缓急而布之”，不能“眉毛胡子一把抓”的一股脑提供给领导。

4．重视实践和综合素质。机要秘书处在学校办公室的重要岗位，与领导的日常接触比较频繁，有可能需要服务领导的办文、写稿需要。因此，机要干部要全面发展，要具有一专多能的本领，要精通办文、办稿、办事、办会的基本程序和技巧。另外，机要秘书要转变思想，变被动服务为积极服务，变随机工作为规范工作，把机要工作与办公室文秘工作、信息传递工作和其他相关工作有机结合起来，在提高效率的同时有意识提升自身的综合技能。

5．重视培养良好的心理素质。机要工作繁琐且稍显单调机械，机要秘书们往往日复一日重复这些工作，难免觉得枯燥乏味，失去成就感和创新感。机要秘书的工作是平凡的，但也是不容易的，要学会在各种沉浮中把握住自己，培养坚定、冷静、乐观、淡定的性格，保持稳定健康的情绪，努力提高自己的心理承受能力，对待事物能够做到宠辱不惊，云淡风轻。

总之，高校机要秘书在新时期中要坚定自己的政治立场和信念，培养无私服务、乐于奉献的精神，注意学和练，多写多做，不断提升自己的专业技能和素养，具备新时期机要秘书的必备素质。

［1］张宗英．从高校秘书的角色谈其素质要求［J］．世纪桥，2006（5）：15．

［2］胡鸣香．机要文件管理工作的思考［J］．上海铁道科技，2013（02）：130．

［3］赵晓丽 ．机要秘书工作之浅见［J］．学术纵横，2012（05）：117．