浅析高校教学秘书工作

潘琦

（枣庄学院 外国语学院，山东 枣庄 277100）

浅析高校教学秘书工作

潘琦

（枣庄学院 外国语学院，山东 枣庄 277100）

高等院校是为祖国培养未来建设者的摇篮.高校教学管理是高等院校管理工作的核心，影响着高等院校的发展.教学秘书又是教学管理中不可缺少的部分，位置虽小却非常重要.笔者在本文中将结合工作实践，从教学秘书的工作内容,作用以及高校教学教学秘书应具备的素质三个方面浅谈几点认识.

教学秘书；工作内容；作用；素质

1 院系教学秘书的工作内容

在各高等院校中，教务处和各院系是相互独立的两个部门，前者是职能部门，后者是二级学院，后者在前者的领导管理下进行各种教学管理工作.教学秘书是教务处和各院系的连接纽带，受教务处和院系的双重领导.不仅要成为院里领导的助手，还要传达教务处的各种工作任务，联系内外，交流信息，上传下达.归为一点，教学秘书的所有工作都是在协助本院领导做好院系的教学管理工作.

教学秘书工作量大，并且覆盖面广.包括落实并执行教学计划，做好考务工作，教学档案归档管理，大学英语四六级等考试的报名缴费等等.要想保证教学工作有条不紊地进行，就要了解教学秘书的工作内容、工作性质以及教学秘书工作的主要环节.

1.1 协助领导做好教学计划，施行教学任务

教学计划是各高等学校培养专门人才和组织教学活动的依据和标准.院系教学秘书的主要任务是协助院领导制订教学计划，并将每学期教学任务通知给各位教研室主任.最后按照已制订的教学计划，编排学期课程表.

1.2 落实考务工作，整理学生成绩

考试是检测教师教学成果和学生学习效果的最重要手段.一个学期的教学工作包括，学期初补考，学期中的等级考试和资格考试以及学期末的期终考试.各种考试工作能够顺利进行的最重要基础是做好考务工作.考务工作包括：增强学生考风考纪的宣传教育，根据各学期到课表现审查学生的考试资格，为暂时不能参加考试的学生办理相关的缓考、免考手续；根据校历安排制订考试安排表、安排考场、准备监考时的必需用品、安排监考老师；考试结束后,教学秘书安排通知教师批改试卷；教师将学生的成绩输入成绩管理系统后，教学秘书要认真审核，整理、存档各班成绩表.

1.3 分类、建立教学档案

为使领导能够及时方便地查阅教学历史资料，掌握学生学习工作情况，以便规划下一步工作计划，教学秘书的又一重要工作是分类、建立整齐，条目清晰的教学档案.

1.3.1 教师个人档案

教师个人档案包括教师的个人基本信息、教师听课记录、课程执行计划表、主讲教师申请表、教师教学日志、教师科研情况表等材料.

1.3.2 学生信息档案

包括学生基本信息、学生学籍登记表、学生补办学生证申请表等材料.

1.3.3 教学业务档案

包括每学期教务处下发的各种通知、教学计划表、教师教学工作总结、教学获奖登记表、教改立项材料、教学大纲、授课计划、任课计划、课程表、听课调课记录、实习见习计划总结、教材汇总表等材料.

1.3.4 考试档案

包括各种考试时间安排表、各种考试分工细则、考场记录单、考试巡视记录单、各种资格考试成绩汇总表、成绩汇总表、成绩分析表等等.

2 院系教学秘书的作用

2.1 助手的作用

教学秘书是高校教学管理工作的基层执行者，直接面向广大师生.同时教学秘书受院系领导指挥，根据学校领导各阶段的工作重心安排院系各阶段的具体工作.这就决定了教学秘书是执行者而非决策者.由于领导工作繁忙，不可能面面俱到，这就要求教学秘书在实际教学工作运转过程中要做好助手的工作，协助领导将各项事务具体分门别类，落到实处.与此同时，在布置完教学工作后，教学秘书还要督促相关人员按时完成工作.并在工作安排过程中向领导汇报进展情况.教学秘书每完成一项工作时，要及时总结工作经验和教训，在以后的工作中扬长避短争取更高效地完成工作并且收集工作进行过程中各方面反馈的信息，将这些信息及时传达给院系领导，为院系领导部署下一步工作计划提供有利参考.

2.2 协调和传达的作用

教学秘书联系着学校职能部门以及所在教学部门，联系着老师和学生，起着上传下达，下情上报的协调和传达的作用.教学秘书协调和传达的具体工作内容是:（1）学校教务处的各项通知：各项等级考试的报名，教材的征订，学生证的办理，学生信息的填报等等.这些都是要通过教学秘书传达给院系领导，老师和学生.（2）各项考试的组织安排：考试时间安排，监考老师安排，考试所需用品准备，考试时的巡查，应急事件的处理，考试过后成绩录入，以及学生对有异议成绩的查询等等.教学秘书在做这些工作的时候要全面考虑，一方面是各班级的情况，院系各位老师的情况，乃至于各位老师的年龄，身体以及家庭情况；另一方面要及时将考试落实情况以及考试过后学生成绩信息传达给教务处.（3）课程表课程的调换以及教师因病，因事调停课的协调：每学期初新课程表都要进行试运行，在试运行期间课程表如出现问题，要及时进行修改，并将新调换后的课程表及时告知相关老师和上课班级；另外如遇老师需要调课的，需要及时填写调课单，并将调课时间通知各上课班级.

2.3 检查和监督的作用

教学秘书作为最基层教学管理人员，还要随时跟进院系实际教学情况，要对老师的教学情况、教学计划完成、学生的教学效果随时进行监控.教学秘书的检查和监督作用又为其助手作用打下了基础.在对教学工作进行检查监督的过程中，将出现的问题和取得的成绩及时传达给院系领导，以便领导及时采取措施从而保证教学秩序有序进行，教学质量不断提高.

3 做好高校教学秘书应具备的素质

上文提到了高校教学秘书的工作内容和作用，高校教学秘书的工作内容多而杂，在教学管理工作中起着十分重要的作用.那么作为参加工作不久的新任教学秘书应该积极提高自身素质，尽快适应工作要求.

3.1 要有良好的思想政治素质

良好的思想政治素质是做好教学管理工作的基础.教学秘书要认真学习马克思列宁主义，毛泽东思想，邓小平理论，“三个代表”重要思想，贯彻落实科学发展观，树立正确的人生观，世界观，价值观；提高服务意识，培养兢兢业业、任劳任怨、踏踏实实的工作作风.一方面，教学秘书从事教学管理基层工作，不可避免的要和学生打交道.只有具备过硬的思想政治素质，才能在教育学生的过程中给予学生正确的引导和指引；另一方面，教学秘书工作任务繁重，工作量大，完成时间紧迫，稍有不慎就有可能引发教学事故.只有在工作中加强自身的服务意识，培养乐于奉献、不怕吃苦、任劳任怨的精神，才能完成工作任务，保证教学工作的顺利进行.

3.2 要有扎实的业务素质

教学管理工作涉及范围广，工作任务重.教学秘书需要不断提高业务素质才能对本院教学工作进行有效管理.教学秘书平时工作中掌握本院教学计划的内容和设置，各专业的培养目标，各门课程的主要授课内容及特点等等.还要熟练运用各教学系统，例如教学管理系统，各等级考试报名缴费系统，学生学籍管理管理系统等等；熟练操作办公系统：例如WORLD,EXCEL等电脑办公系统，网上信息查询等等.从而可以为师生提供方便，快捷，准确的服务.

3.3 要有强大的心理素质

教学秘书在工作中要面对方方面面的事情,例如：排课表，领教材，调课，停课，安排考试等等.在这些工作中教学秘书既是组织者又是参与者，既联系教务处，又联系本院领导，既面对老师又要和学生打交道.教学秘书要协调做好这些事情，承受着巨大的压力.因此，教学秘书要做好心理调适，培养自身的心理素质.加强对教学秘书工作的认识，树立自身工作的责任感，自豪感.注意加强身体锻炼，养成良好的生活习惯，做到身心健康.

总之，高校教学工作是十分繁琐复杂的.教学秘书是沟通教务处和二级学院的纽带.教学秘书对于高校教学工作的有效运转起着十分重要的作用.作为年轻教师，要想做好教学秘书工作，就要以正确的价值观武装自己，以扎实的业务知识为基础，以强大的心里素质为保障，在工作中不断成长，以适应工作要求.

〔1〕陈文贵,杨玉林.教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设[J].天津职业技术师范学院学报,2002.

〔2〕浅谈如何做一名合格的高校教学秘书[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版）,2003.

〔3〕刘积灵,张大师.谈高校教学秘书在高校教学管理中的作用[J].吉林化工学院学报,2006.

〔4〕郭威.试论教学秘书在高校教学管理中的作用[J].吉林工程技术师范学院学报,2008.

G451；G47

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1673-260X（2014）04-0143-02