高校成人教育学生档案管理的问题及思考

2014-03-29索晓丹

赤峰学院学报·自然科学版 2014年8期

索晓丹

（赤峰学院成人教育学院，内蒙古赤峰 024000）

档案管理即档案工作，是指档案管理中心对档案对象及其相关信息进行的管理工作并以此服务于其他各项工作.档案管理是国家档案事业最基本的一个组成部分.我国《中国教育改革与发展纲要》中指出：“要大力发展成人教育事业，就必须要重视管理工作，特别是成人教育档案的管理工作.成人教育档案是衡量学校成人教育管理水平和教育质量的重要标志之一，更是我国发展成人教育和开展教学研究的重要信息来源和决策依据.”普通成人高校的的成人教育档案是对学员在校学习以及活动的一系列记录.随着我国高等教育的普遍化、大众化，高校的规模在不断扩大，学生数量也迅速增多，因而针对学生档案的管理问题也时有发生，这就要求我们必须建立完善的档案管理制度，加强对学生档案的管理，提高成人高校的学生在社会中的竞争力，促进高校对学生档案管理工作的支持和引导.

1 高校成人教育学生档案的特点

1.1 涉及面广，材料复杂.由于高校的学生来自不同的地区，对他们的资料就难以进行统一的管理，再加上各高校办学点众多，教育的方式也各不相同，这就大大增加了高校成人学生档案管理的复杂性，因而在学生档案管理工作中就面临着数量大、涉及面广的问题.

1.2 档案管理分散.由于每个学生归档时间不一致，导致他们的档案有的存放在成教管理处，有的则在成教学生管理处，这种现象就造成了对档案不能够集中管理.再加上对学生档案的归档采用的是年度制，然而像一些学生的成绩表，是按照学制来划分归档的，这就造成一些学生的资料无法按照年度来进行归档.

1.3 档案管理的变动比较频繁.对学生档案的查阅本来就是一件动态的工作，成人教育学生的学习地点也经常有变动，这就造成了学生学籍会时常发生变动，因而档案也就随之变化，由于近几年学历造假现象越来越严重，因而全国性的学历打假也在持续进行中，企业单位对学生档案的查阅就更加频繁了，这样相应提高了成人教育学生档案的作用.

2 高校成人教育学生档案管理工作中存在的一些弊端

2.1 忽视档案管理的重要性、管理制度不健全

由于历史因素的限制，目前一些高校对于成人教育学生档案管理工作的认识存在一些问题，对成人教育定位的继续教育以及岗位培训的重要性有所忽视，因而对于成人教育学生档案管理工作有所欠缺，缺乏自主性和积极性.在2008年国家档案局以及教育部颁发的《高等学校档案管理办法》中虽然对学生档案的管理做了明确的方向指示，但是并没有提及具体的管理措施以及流程，因而就造成各高校在学生档案管理制度上存在缺陷，导致一些高校的成教学生档案管理工作存在随意性，像一些工作人员就没有把学生档案管理当作是一件必要的工作来做，他们自身就认为这工作没有意义，因为学生毕业之后档案就自然会转走，所以根本不需要进行管理，对学生自己来说，他们对个人档案的重要性也认识不足，以致他们在填写自己档案的时候也抱着无所谓、不认真的态度.

2.2 学生档案管理工作人员缺乏专业性、档案管理机构不完善

对档案管理的重要性认识不足这一现象普遍存在于各高校中，许多高校的教学系统中并没有进行档案管理的专门部门，档案管理的工作人员也并非专业人员，大多是由其他行政人员兼职的，他们对档案管理工作既不具备档案业务的基本知识和使用信息化技术管理档案的能力，也没有经过系统全面的专业培训，因而在日常的学生档案管理工作中也不会懂得专业化的管理，再加上他们有其他的工作事项，这就导致在学生档案管理过程中时常会发生一些问题，比如文件材料丢失等等，另外对学生档案管理也不集中，一些成教学生的档案还存放在不同的教学站点，有的学生对个人档案的重要性也认识不足，在填写个人档案时态度比较随意，学校的一些部门对学生填写的档案不加审查就进行直接归档，极其不负责任.

2.3 学生档案管理不严谨、查阅和利用效率低下

一些高校成教对学生档案的管理认识不到位，没有将学生档案安置到专门的地方存放，只是随意地与其他资料放在一起，造成学生档案的丢失、损坏等，由于前期管理不严，导致一些档案的内容不齐全、一些需要有公章的地方没有盖章等现象.加上如今社会科技化、信息化的发展，网络的运用大大提高了办工的效率，然而各高校对档案的记录仍停留在纸质上，没有利用信息化科技去管理学生档案，因而在对学生档案的查阅和利用效率上就有所影响，企业单位对学生档案信息资源的发掘也存在困难，这就造成档案管理者跟信息需求者之间不能有良好的互动.

3 改进高校成人教育学生档案管理工作中存在问题的一些措施

3.1 加强学校领导对学生档案管理工作重要性的认识

领导的重视与否，直接关系到档案管理工作的好坏.因而要想做好成人教育学生档案管理工作，必须要加强学校领导对它重要性的认识，这样学校领导才能把档案管理当作是一项必要的工作来看待.学校服务的对象是学生，学生是档案的主要对象，学生档案能将学生在校学习期间的各方面信息记录在册，因而学生档案的重要性远超过学校的任何资料，学生档案是学校教学管理中必不可少的一个组成部分，具备参考和保存价值.因而各高校领导必须加强对学生档案的管理意识.

3.2 加大对学生档案管理的宣传力度、调动全校师生参与档案管理的积极性

学生档案的内容记载的是学生从小学、初中、高中、大学中的主要活动，这其中包括学生的考试成绩、平时在校的表现等等，这些资料的记载，对于学生日后到社会上参加工作有非常重要的作用，因而对学生档案的可靠性要求比较高，加强档案管理的宣传力度，不仅是让老师，还要让学生充分认识到档案的重要性，让他们积极主动地参与到档案管理中来.成人教育中的学生一般是社会上的在职人员或是一些从技校、中专毕业的学生，因而从其自身意识来说，他们认为成教的含金量不高，自然对自己的个人档案也不予重视，其实这样的观念是完全错误的，学生档案作为学生在校期间的重要凭证，其重要性不言而喻.学生要自觉认识到档案的重要性，在档案填写时要抱着对自己认真负责的态度，并且主动配合老师对档案进行管理，让完备的档案成为自己进入社会岗位的垫脚石.

3.3 建立健全完善的档案管理制度，完善成人教育档案管理体系

加强学生档案管理工作的前提是要建立健全档案管理制度，要让档案管理工作有制度可依.目前各高校的档案管理制度普遍存在不健全的现象，对学生档案的管理随意化，很容易造成学生档案的丢失、损坏等，另外对档案的处理不完善，经常出现档案不齐全、归档不及时等现象，因而建立健全完善的档案管理制度迫在眉睫.对于档案的管理工作，首先要有专业的工作人员进行收集整理、管理材料，其次要完善档案管理工作的规章制度，加强档案工作的保密性，最后要建立严格的档案归档、借阅以及使用制度，全面提高成人教育学生档案管理工作的质量.

3.4 提高成人教育学生档案管理工作人员的专业素质

学生档案的管理是一项至关重要的工作，对于其进行管理的工作人员必须要具备专业的素质，学校要选择专业、优秀的档案管理人员来任职这项工作，而不能为了减少成本，选择一些其他岗位上的人员来兼任，学生档案管理工作需要工作人员具备较高的热情以及业务能力，因而学校要对档案管理的工作人员进行定期的专业培训，提高他们工作的积极性，加强他们管理档案的能力.另外学校要针对档案管理人员建立相对应的监督机制、奖惩制度、考评体系，通过对档案管理人员工作的监督检查，来提高他们工作的质量，对于工作效率高的人员给予一定的奖励，然后按照优上劣下的原则，根据工作质量的高低来决定工作人员的职务与职称，通过这三种方式来激发工作人员的工作积极性，提高他们工作的效率，从而推动整个档案管理队伍整体专业素质的提高.

3.5 完善档案管理方式，创新档案管理方法

随着社会信息化、科技化的发展，成人教育学生档案管理中以纸质形式记载学生信息的方式已不能满足高校对档案的管理需求，因而对于成人教育学生档案管理应在纸质形式保存的基础上，充分发挥信息化科技的作用，实现档案数字化、电子化、科学化.