高等医学院校内收公文管理探析

张雪原

(北京大学医学部，北京 100191)

高等医学院校公文处理是一项复杂的系统工程，包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作，它直接关系到高校行政工作的效率与管理水平。内收公文作为公文的一种重要形式，是机关实现管理职能的必要条件，是部门间进行工作联系的纽带与桥梁，是收文单位联系、开展工作的书面凭据。文章以北京大学医学部2013年的内收文相关数据统计为基础，立足于内收文的上报、批示、转办等程序，对学校行政管理工作进行分析，并就规范学校公文处理工作提出若干建议。

一、基本数据统计

(一)总体概况。

从统计结果看，2010-2012年内收文数量呈增长态势。内收文数量的增加不仅反映了相关部门认识问题、解决问题的积极态度，也反映了学校领导对相关问题的高度重视。然而，公文数量的不断上升同时也增加领导和部门的工作强度，一定程度上影响了问题解决速度。针对这一问题，学校采取了一系列措施规范公文运行流程，提高公文处理效率。因而，从2013年开始内收文的数量有所减少(见附图)。

附图 医学部2010-2013年内收文总量的变化

(二)基本特点。

第一，来源于职能部门的内收文数量远远超出其他二级单位。医学部内收文主要来源于学院、医院、职能部门、直属单位和其他单位。从内收文数量来看，职能部门在2013年共计621件，远远超过其他二级单位总共102件的数量(见表1)。

表1 2013年内收文分类统计表

注：有两家或两家以上单位联合报文的情况

第二，公文的数量在某种程度上反映了某个部门需要处理事物的多少。公文数量的变化可以反映出某个部门在特定阶段的发展程度。

从2010-2013年的数据看，后勤处报送的公文增长较快，这反映了学校更加注重后勤的配套性辅助作用。为此，学校加强了后勤与基建的管理建设。同时，教育处、研究生院、人事处、保卫处等部门报送公文的数量也呈现日益增多的趋势，这分别体现了学校对人才培养、任用和调配工作的关注加强以及安全稳定工作在建设和谐校园中的重要性。

同时，通过2010-2013年的数据，可以看出学院和医院的报文数量逐年递减，而通过相关机关职能部门进行归口报送的公文数量逐年递增(见表2)。这说明这些部门越来越注重公文报送的规范性，有意识地通过机关职能部门进行对口报送。

表2 2010-2013年内收文数量变化较大的部门

第三，实质性文件数量大于程序性文件数量。程序性文件指已形成既定的办理程序的文件，如大额资金审批表等报告等。实质性文件指因特定需要上报的，没有形成既定的办理程序，需要部领导予以斟酌、协调的相关文件。从2013年内收文分类统计表中可以看出(见表3)，程序性文件的比重为36.2%，实质性文件的比重为63.8%。其中，机关职能部门的实质性文件的比重(64.6%)要高于医院(53.3%)、学院(63.6%)及其他单位(55.6%)，这表明机关职能部门的工作规范化程度要高于学院、医院等单位。同时，学院、医院及其他单位众多实质性问题的出现，也对机关职能部门的工作规范化建设提出了新的要求。

表3 2013年内收文中程序性文件与实质性文件的数量对比

二、内收公文存在的问题

(一)公文规范性方面存在的问题。

1．书写不规范。通过2013年内收公文标题的分析，对其存在的问题总结如下：(1)文种不清。例如，《“关于×××情况的报告”的请示》，连续使用“报告”、“请示”字眼。还有将“报告”“请示”“函”等文种混淆使用的情况。(2)标题含混。例如，《××单位的工作报告》，该标题没有准确反映公文的内容，应用“关于××工作的报告”明确报告的主旨内容。

2．报送不规范。目前，公文报送不规范的现象主要体现在：不按要求填写内收文处理单；缺少单位负责人审核签字；未经过文秘室报送公文，导致公文处理无法实现登记、办结、归档等程序。

(二)公文流转方面存在的问题。

公文处理工作时效性强、环节多。公文在传阅的过程中，环节越多，停留办理的时间量就越大[1]。

1．从流转时间看，2013年内收文存在着传阅过程中无效滞留时间的现象，比如，文件过时未批；领导出差在外，无法及时批阅等情况。

2．从公文流转流程看，一是，存在任意削减公文处理的某个程序，进而严重影响公文的正常运转和工作秩序。二是，存在任意颠倒公文处理规范化程序的先后次序。

三、对改进内收公文处理工作的建议

(一)规范公文处理流程。

1．确保公文报送的规范性。针对公文报送不规范的现象，应加强对各单位公文处理人员的培训，明确校内公文的报送、批示、办结等流程。同时，对于研究中心(所)等虚体机构需要进行重点培训，明确他们与挂靠单位之间的关系，尽可能地纳入到挂靠单位的公文报送系统，避免公文转接过程中出现疏漏。

2．提高公文标题的明确性。公文标题，要反映公文的制发机关、内容、性质，便于进行登记、办理、立卷、查找。因此，公文标题一定要准确、鲜明、简练，既能概括公文的主要内容，点出公文的中心思想，又能选准文种。

3．增强公文内容的可操作性。2013年，医学部需要解决实质性问题的文件共有401份，占总量的64.6%。这部分文件的处理缺乏约定俗成的套路，而且往往需要通过若干职能部门之间的配合才能有效解决。因此，建议相关部门提供可供参考的解决措施，以便于学校领导的科学决策，避免“返工”、重复协调。

(二)提高公文流转效率。

1.提高认识，强化效率意识。公文处理人员应做到以下几点：第一，要实施公文限时办结制，明确公文处理的时限，以便据此进行督促、检查。第二，建立健全公文承办责任制，及时督办、查办。第三，加强工作责任心和自觉性，讲究工作方法，在处理公文时要分清轻、重、缓、急，以确保紧急、重要的公文优先处理。

2.实施办公自动化系统。办公自动化使工作人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，提高工作效率。目前，北京大学本部以及多家附属医院均已使用办公自动化系统管理公文，取得了比较理想的效果。医学部办公室实施办公自动化势在必行。

(三)有效发挥机关职能部门的作用。

1．对院部面临的问题及时梳理、合理分类。近年来，院部面临的实质性问题日益增多，机关职能部门有必要根据不同问题的不同特点制定相似问题的解决套路，实现部分实质性问题向程序性问题的转变。同时，要鼓励院部直接与机关职能部门就相关问题进行沟通，形成部门间某类实质性问题的处理规范。

2．机关各职能部门建立有效的信息共享机制。(1)梳理有效的信息资源，保证信息资源的常态共享。在全校范围内，对所需共享的信息资源进行全盘摸底，确定哪些信息资源应该在全局范围内共享；哪些信息应该在部分范围内共享，并根据不同部门的需求进行权限设置。(2)建立健全规范的议事程序和严格的网络安全管理，保证信息资源的特定共享。应制定协商解决有关问题的议事程序和规则，明确与会人员的构成，解决问题的时限等，从而保证相互之间的信息畅通。(3)机关职能部门对相关问题的解决措施和效果及时形成工作报告，上报学校领导，保证学校领导掌握情况、把握实际，为解决不同类型的实质性问题提供有效参考。

[1]任浚梅,叶婉英.公文流转中需要注意的一些问题[J].办公室业务,2013(7)：10-11.