电子政务工程项目档案管理的思考与实践

吴 班 李国良 郝千婷

(环境保护部信息中心，北京 100029)

电子政务工程项目档案管理的思考与实践

吴 班 李国良 郝千婷

(环境保护部信息中心，北京 100029)

项目档案管理对于电子政务工程项目的成功实施具有十分重要的意义。通过对电子政务工程项目档案特性的分析，探讨了当前项目档案管理中存在的问题，提出了加强档案管理的措施和建议。并以国家环境信息与统计能力建设项目为例，对项目档案管理流程、手段和要求做了详细论述，为电子政务工程项目档案管理提供了有益的经验借鉴。

电子政务项目；档案；国家环境信息与统计能力建设

1．电子政务工程项目档案的主要特性

1.1 成套性

项目档案属于完整成套体系的一个，在电子政务工程项目档案的多个特点中，以成套性最为突出[2]。档案囊括了项目从开始至结束整个过程中所产生的档案，包括了立项、招标、投标、审批、设计、实施、监理、试运行以及验收等各个环节。在项目建设中，成套性又可分为多个方面的成套性，分别是单位工程、立档单位、工作程序、总体等方面。

1.2 原始性

电子政务工程项目档案是项目在各项活动中的最直接的材料，属于项目在建设期间必会产生的伴生物质，具有不可再生性、真实性以及自然性等特点。在档案的形成过程中，若不注重档案材料的收集工作以及积累工作，将会导致工程中的实测检验记录、调试情况等相关文件无法进行复制。即便事后对其采取补救措施，也无法保障档案的原始性，会造成一定的损失。

1.3 专业性

电子政务工程项目是以总体设计方案作为实施依据的一个独立整体，构成项目的分项或子项目有多个，其中项目的文件材料会涉及多个方面。对项目中的各个专业技术以及管理活动进行记录，确保了项目建设档案的全面性以及专业性，这是项目档案中较为鲜明的一个特点。

1.4 多样性

就电子政务工程项目档案内容而言，项目在不同环节所涉及的领域以及专业均会影响文件档案的内容；就项目档案形成主体而言，不同的参建单位也会使档案的形成主体有所不同；就项目档案信息载体而言，其载体的形式也较为多样化，如光盘、软盘、录音、录像、照片以及纸质等。

2．电子政务工程项目档案管理存在的问题

2.1 对项目档案管理的重要性认识有待加强

电子政务工程项目档案管理工作是一项基础工作，但在电子政务工程项目管理实践中或多或少还存在“重立项、缺监督、轻验收”的现象。有些项目管理部门和项目承担单位缺乏专人负责档案的收集和管理工作。

2.2 项目档案管理制度不够健全

当前许多电子政务工程项目档案管理工作还不到位，管理制度不完善，导致很多工作人员对文件归档不重视，意识淡薄，管理层没有采取有效的措施加以管理，造成从上到下责任心都不强，文件归档工作得不到落实，影响项目档案管理效果。

2.3 文件归档资料不全

由于电子政务工程项目周期非常长，并且工程复杂，在项目实施阶段需要整理的文件非常多，归档工作量很大，如果没有采取有效的措施，分工不明确，收集不完整就容易造成文件资料不全，无法将有效的文件资料及时归档，影响项目实施的质量。

3．对加强电子政务工程项目档案管理的建议

3.1 建立健全项目档案管理规章制度

建立健全管理制度和工作标准，既是档案工作顺利进行的可靠保证，也是实行档案工作科学管理、规范管理的依据及准绳[3]。要做好电子政务工程项目的档案管理工作，离不开制度的支持。制度内容应包括项目从开始到验收的过程材料的管理，明确项目档案归档的操作方式，如项目档案的收集内容、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序和提供利用等，才能使各个业务环节都有章可循。

3.2 确保文件资料齐全，做好整理工作

电子政务工程项目档案作为记录项目活动全过程的一套完整文件材料，档案中的每一部分材料都是项目各个不同阶段的产物。必须把项目档案的形成、积累、归档工作具体纳入到项目管理的各个环节、各个阶段中去，促进项目工作人员对归档工作超前控制，从一开始就要着手抓，并一抓到底。

项目实施文件的整理工作需要具体实施项目的工作人员负责。工作人员根据资料内容的不同，有可能需要不同专业的人员参与到文件整理中。一个完整的实施项目文件包含很多部分，为了能够及时有效地收集起所有的文件资料，需要在实施开始阶段就分好工，各司其职，时时将有效资料整理起来。

3.3 利用科技力量，加强档案管理信息化

随着科技的发展，计算机信息技术得到广泛应用，对于电子政务工程项目文件归档工作，更应该利用信息化加强管理，提高文件归档质量水平。在项目实施文件归档过程中，可以利用电子文档、扫描文件、复印文件等手段，对实施文件进行备份，建立文件数据库，对电子版文件进行管理[4]。这样既可以提高安全性，同时为以后检索查找时，可以快速地从数据库中检索到，提高了文件归档的工作效率，有利于项目档案管理工作的智能化发展。

4．国家环境信息与统计能力建设项目档案管理实践

4.1 项目档案管理概况

国家环境信息与统计能力建设项目是“十一五”国家重大电子政务工程建设项目，以实现“十一五”重点污染物减排的目标指标为任务，围绕建立与完善“科学的减排指标体系、准确的减排监测体系、严格的减排考核体系”的要求，通过加强环境信息化能力的建设，为实现“十一五”节能减排目标奠定基础。

项目建设内容分为32个分项，实施范围包括环境保护部和全国32个省级节点。在项目实施过程中，环保部项目办成立了档案室，制定发布了《项目管理办法》、《项目档案管理办法》和《项目文档管理细则》等管理文件或规定，建立了项目档案管理制度，收集和整理了项目建设过程中产生的各种文档，通过编目和管理形成了完整的项目档案，实现了项目档案管理工作目标。项目档案管理流程如图1所示。

4.2 档案收集

项目档案的收集、整理工作是与项目建设进程同步实施的。部项目办以分项为单位，对招标、合同、实施、初验、试运行和终验等阶段产生的管理文档进行收集。各省项目办对本省的综合管理文档、财务文档及分项实施文档进行收集。其他参建方以合同为单位，对所承担分项实施过程中的文档和资料进行收集。收集的纸质文档以原件、正本为主，且签章手续完备。无法取得原件的，用复印件代替，并注明原件出处、存放位置等信息。原件正文带附件的，也要对附件进行收集。电子文件的收集范围参照纸质文件收集范围，并符合《电子文件归档与管理规范》[5]的原则要求。所收集文档的保管期限分为永久、30年、10年三种。保管期限为30年的对应《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》[6]中的长期，保管期限为l0年的对应短期。

4.3 档案整理

项目档案采用按卷整理的原则。档案资料的最小单元以“件”表示，同一类件组成一个案卷。属于同一案卷的档案件装入一盒，即“一卷一盒”。档案整理的工作步骤如下：

第一步，将具有相同阶段性和有机联系的同类型文档汇集成件。件的整理方法为：文件正本或定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，来文与复文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。

第二步，对每个档案件进行检查、修订、补充，并进行档案盒选择和档案件装订。

第三步，将具有相同阶段性和属性的若干件组成一个案卷。

4.4 档案编目

档案编目工作是按照确定规则形成案卷档号。每个案卷具有唯一档号，每个件根据其在案卷中的排列序号进行区分。确定案卷档号后，再填写每一个案卷的卷内目录、案卷题名、卷内备考表、背脊以及案卷目录等表格。档案编目分类采用四层十三位编码规则，如图2所示。

第一层：项目名称，采用4位字母加1位数字表示，即GHXN1，含义为国家环境信息与统计能力建设项目一期工程。

第二层：分类名称，采用2位字母表示。包括立项文档（LX）、项目综合管理文档（ZH）、招标文档（ZB）、合同文档(HT)、项目实施文档（SS）、监理文档（JL）、总集成文档（JC）、财务管理文档（CW）和整体验收文档（YS），共九类。

第三层：子分类名称，采用2位字母加2位数字表示。其中2位字母为信息能力项目子分类命名规则，如表1所示。 2位数字为各省行政区节点及部节点编码。

第四层：案卷序号，采用2位数字表示，从01开始递增且不能为空。按照“一卷一盒”原则，案卷序号与对应档案盒的顺序号一致。

4.5 档案管理

项目通过档案管理信息系统对档案进行信息化管理。系统采用CS+BS的架构模式，CS端主要负责档案的管理工作，BS端主要提供档案信息的在线查阅与利用服务。数据存储采用FTP与数据库两种存储平台，FTP主要负责电子文件的存储，数据库主要负责系统基础信息与档案业务目录数据的存储。档案管理软件包括两大部分：CS档案综合管理平台和BS档案利用综合平台，其中CS档案综合管理平台功能模块如表2所示。

BS档案利用综合平台主要是提供给利用者在各自的工位上使用，使用的时候利用者只需要在自己计算机上的IE浏览器中录入BS档案利用综合平台的HTTP地址即可。在平台中利用者可以浏览自己权限范围内的各种档案信息，也可以通过目录检索、全文检索（需要选配全文检索模块）和精确检索对各种数据进行检索，对于检索到的数据，可以进行在线利用、权限申请以及查借阅的预约申请提交。

4.6 档案验收与移交

项目档案验收工作包括档案归档和档案专项验收两个阶段。各承建单位在所承担分项终验前，完成向部项目办的档案归档工作。部项目办负责接收参建各方归档的项目档案，审核后装入档案柜，并办理登记交接手续。涉及各省的分项档案，以省为单元完成档案下发工作。项目档案专项验收按照《国家电子政务工程建设项目管理暂行办法》要求，与项目整体初验和竣工验收同步完成。

因为项目属于环境保护部和地方共建的电子政务项目，所以档案实行分级移交和管理。项目竣工验收后，由部项目办向环境保护部档案管理部门移交了全部档案，各省项目办向本省环境保护厅（局）档案管理部门移交了省级项目档案。

5．结语

电子政务工程项目形成的档案种类多、数量大、特点突出，所以项目档案管理工作是一个系统工程。对项目建设期间的各项文件采取严格管理措施、实现项目全过程的动态监控，是有效保障项目档案的准确性、完整性以及系统性的有效管理手段。国家环境信息与统计能力建设项目在实施过程中通过建立较为完整的项目档案管理制度，对档案管理工作流程和要求作出了明确规定，有效提高了档案管理的工作效率，为电子政务工程项目档案管理提供了有益的参考和借鉴。

[1] 国家发展改革委.国家电子政务工程建设项目管理暂行办法（国家发展和改革委员会令第55号）[R].北京：国家发展改革委，2007.

[2] 陈嫣．建设项目档案管理信息化的探讨[J].中国商界，2010（1）：206 - 208.

[3] 农燕玲.高校科研项目档案管理研究[J].中国高校科技与产业化，2009（7）：83 - 85.

[4] 罗超红．浅谈建设项目档案信息化管理[J].城市建筑，2013（13）：188 - 199.

[5] GB/ T 18894—2002，电子文件归档与管理规范[S].北京：国家质量监督检验检疫总局，2002.

[6] DA/ T 28—2002，国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].北京：国家档案局，2002.

Thinking and practice on fle management of e-government project

Wu Ban Li Guoliang Hao Qianting
(Environmental Information Center of MEP, Beijing 100029,China)

File management is very important to the success of e-government project. Based on the analysis of e-government project fle characteristics, this paper investigated problems in current project fle management, and put forward some measures and advices on enhancement of fle management. Using the case of Ability Building Project of Nation Environment Information and Statics, the paper discussed in detail the process, means and requirements of project fle management. Results might provide helpful experience for e-government project fle management.

E-government Project；File；Ability Building of National Environment Information and Statics

X32.029

A

1674-6252（2014）02-0045-04

吴班，男，1979年出生，硕士，高级工程师，主要研究方向为环境信息技术与项目管理.