对药物临床试验档案资料规范化管理的探讨

王玲，王燕

药物临床试验档案资料是药物临床试验全过程的真实记录，是药品监督管理部门进行新药审批的第一手资料和关键依据，也是医药发展的一个必要条件[1]。药物临床试验档案资料的管理是否规范，直接影响到临床试验的科学性、真实性、准确性和可靠性。随着药物临床试验机构资格认定现场检查工作的广泛开展，我国目前药物临床试验档案资料管理中存在的一些问题也被发现。针对这些问题，本文就临床药物试验资料规范化归档和管理进行了一些探讨，以促进各药物临床试验机构提高档案管理水平。

1 药物临床试验档案资料管理的重要性

中国药物临床试验质量管理规范(good clinical practice，GCP)主要包括两个重要方面：一是保证临床试验数据和结果的准确性和可靠性；二是保护受试者的安全、健康和权益[2]。药物临床试验档案是药物临床试验活动中形成的一系列原始数据和资料，包括试验方案、研究者手册、知情同意书、受试者资料、用药情况、药物不良反应、疗效和安全性、统计分析报告、研究总结报告等。对其进行规范化管理是药物临床研究质量控制的一个重要组成部分，同时也是保障受试者权益及其安全的有效举措。可以说，没有合格的档案管理，就没有合格的药物临床试验。

2 药物临床试验档案资料管理存在的问题

2.1 研究者层面

部分临床研究人员对药物临床试验重视不够；有些科室研究者工作繁忙，或同时承担多项药物临床试验，因此投入的时间和精力不够；各种档案记录书写不及时较为常见，补记时问题较多，档案文件质量不高；另外，档案书写不够规范，同一个试验不同中心甚至同一中心不同研究者书写也有不同；一些参与研究的具体人员如研究生没有接受药物临床试验质量管理规范(GCP)培训；还有临床试验中各种“无意的失误”，都降低采集数据的可靠性。

2.2 监查员层面

药物临床试验质量管理规范规定，申办者需任命合格的监查员，并为研究者所接受[3]。监查员是申办者与研究者之间的主要联系人。监查员应有适当的医学、药学或相关专业学历，并经过必要的培训，熟悉药品管理有关法规，熟悉有关试验药物的临床前和临床方面的信息，以及临床试验方案及其相关文件。近年来，申办者的质量管理意识越来越强，但我们在药物临床试验工作中发现，部分监查员还存在以下问题：①对监查工作缺乏全面的理解，监查员的专业背景和专业知识与所做工作存在偏差;②对事先做好的监查计划没有严格执行，监查频率和监查过程缺乏科学的管理;③对现场发现的问题缺乏敏感性，缺乏跟踪监查意识及处理措施，个别监查员不能正确处理监查中发现的问题，致使监查工作流于形式，不能解决实际问题;④重进度、轻质量，这几乎是国内的申办者或者合同研究组织(CRO)公司的通病；⑤对数据的可靠性没有进行核查，监督管理力度不够。

2.3 药物临床试验基地层面

一些药物临床试验基地(医院专业科室)缺乏专门的人员来管理临床药物试验档案文件，其档案管理混乱，档案文件缺失。有的试验已经结束多时，但资料都还不完整。部分已有档案管理员的专业科室，收集、整理档案资料在时间、数量、质量上都有较大的伸缩性、随意性，缺乏科学化、规范化的管理方法，严重影响了归档文件的质量，同时也影响了药物临床试验档案全面质量控制的水平。

3 药物临床试验档案资料规范化管理的对策

3.1 研究者方面

申办者及研究者均应履行各自职责，并严格遵循临床试验方案，采用标准操作规程，以保证药物临床试验的质量控制和质量保证系统的实施。科室主任应认识到药物临床试验的重要性，出现问题有可能失去药物临床试验基地资格。基地应安排专人负责相关档案管理。所有参与试验的研究人员均应接受GCP培训，在具体试验开始之前应熟读方案，并接受相关培训；及时记录有关档案，规范化书写；积极配合监查员的工作，重视其意见并及时整改，早期发现问题早期解决，以免问题堆积影响后续的工作。

3.2 监查员方面

良好的监查可极大地促进研究者工作，并提高试验质量。申办者应委派专业能力强、责任心高的监查员履行监查职责。监查员除有专业背景外，还应接受GCP和相关培训[4]。

首先，监查员应严格按照方案执行监查计划，定期监查、全面细致、注意重点。督促研究者严格按方案执行试验，对试验流程进行回顾分析，核查受试者名单、药物清单和每一份病例报告表(CRF)的全部文件。

其次，随访过程中应及时与研究者、资料管理人员、研究护士全面沟通，及时发现问题，避免问题堆积和重复类似错误。通过分析问题产生的根源，探讨解决的办法。

第三，注意核对原始文件，督促研究者及时记录、报告，保证档案资料完整、真实、可靠。

3.3 药物临床试验基地方面

基地是药物临床试验的具体执行者，除了进行药物临床试验外，良好规范的档案记录和保管也是药物临床试验质量的保障。具体措施有：①研究人员应意识到事后补记容易犯错，应当天及时书写有关记录，记录真实、准确。②专科应固定一名专业资料管理人员从事药物临床试验档案管理工作。建立档案管理人员制度，明确档案管理人员在临床试验档案管理工作中的职责。临床药物试验相关资料并不是在试验完成后归整，从试验一开始就应该建立时时归整的概念，在试验开展前、试验进行中、试验完成后的不同阶段，都必须及时清理、及时查缺补漏[5]。只要试验开始，必有记录在案。特别是有多项临床药物试验同时开展时，更应注意。③因GCP规定保存的文件只是临床试验必须保存的基本文件清单，实际工作中涉及的文件还有很多，需要制定较为完整的目录清单，按照临床试验准备阶段、临床试验进行阶段、临床试验完成后，分阶段收集资料，及时复核资料的完整性。④档案管理人员还需与研究者及监查员及时沟通、互相协作、互相提醒，督促各方及时完成自己的工作。⑤注意科学管理，根据情况对归档资料电子化处理。文件目录清单注意留有电子备份，纸质文件需妥善保管。

4 结论

药物临床试验档案资料是药物临床试验过程和结果的直接体现，需严格按照GCP方案进行管理。真实完整的记录、规范科学的档案管理是药物临床试验质量的保证，也有利于各临床药物实验基地和研究者学术发展。药物临床试验档案资料情况不仅体现了医院的科学管理水平，而且已经成为医院临床科研管理工作中的重要环节[6]，科室负责人和医院管理者应高度重视。只有研究者及时规范完成记录、监查员认真细致核查、专业档案管理人员时时跟进归整，才能够保证药物临床试验档案资料的规范、完整、可靠。

[1] 胡兵.浅谈药物临床试验档案管理[J].四川档案，2011，(5)：50-51.

[2] 邢巨颖,程莹,王孝欣,等.加强医院药物临床试验质量管理的探索[J].中国医药指南,2012，10(26):392-393.

[3] 国家食品药品监督管理局令(第3号).药物临床试验质量管理规范[S].北京：国家食品药品监督管理局，2003.3.

[4] 李见明.药物临床试验的档案资料管理规范化探讨[J].中国临床药理学杂志,2008,24(6):561-563.

[5] 殷宏美.加强药物临床试验档案管理之我见[J].浙江档案，2012，(5)：64.

[6] 闻素琴，陆德炎，瞿晓慈.药物临床试验关健环节管理[J].医院管理论坛,2008,25(5):42-44.