如何完善中职学校档案信息化建设

张婷婷

【摘 要】中职学校在我国的整个教育体系中具有非常重要的地位，在培养人才方面发挥了不可代替的作用。信息技术迅猛发展的新形势下，中职学校各方面的工作都有了更新更高的要求，其中档案信息化建设的重要性在中职学校中越来越突显。中职学校应采取有效措施加以完善，充分发挥其职能。

【关键词】完善；中职学校；档案信息化建设

随着时代的发展、科学技术的进步，我国各个行业的很多工作中都将信息化技术引入了进来。档案信息化建设在当前中职学校的发展中占有很重要的地位，因此对中职学校档案信息化建设予以完善是当前一项非常重要的工作。

一、实现中职学校档案管理信息化的意义

档案信息化管理，意味着要用数字化信息去增强、完善档案室实物管理。随着社会信息化的发展，信息化管理对于学校的发展显得尤为重要。中职学校档案管理工作中会涉及很多方面内容，学校在制定发展规划时，也要依据档案来完成相关工作。在深化职业教育改革的过程中，中职学校档案信息化建设也发挥了不可代替的作用。随着档案利用范围地不断扩大、内容上不断增多，在查找档案时不仅要将文本档案资料提供出来，而且要将多种形式的专题服务提供出来。综上所述，将中职学校档案管理实现信息化是十分必要的。

二、中职学校档案管理信息化的现状及突出问题

（一）重视程度不够

很多中职学校领导人员对于档案信息化的建设还没有充分的进行认识，他们认为建档和管档是档案管理工作的主要内容，十分简单。由于领导人员忽略了档案资料管理工作，所以很难将信息化的作用在中职学校的档案管理工作中发挥出来。在收集和利用档案信息的过程中，很多部门就很难积极的投入进来，档案信息化建设就更难推进，对本校的档案信息化建设带来一定的负面影响。

（二）在开发和利用档案信息时，手段、方式对信息技术高速发展的要求上很难进行适应

人工收集整理是以前中職学校档案管理的主要形式，纸质的文本还大有存在，进而装置成本之后就进行了入库的管理。现阶段尽管一些中职院校配备计算机对档案进行管理，在电子管理程序中融入了档案文件目录和相关的资料，然而只是在对档案信息进行查找的时候才对计算机技术进行使用，完整性和系统性还非常缺乏。和普通的文件进行比较，档案文件还有自己独特之处，如在学校中有很多文件具备极强的机密性不能随便向外泄露，档案文件较高的保证存在一些音像文件中。信息资源在档案信息互联网受阻等因素制约下，共享很难顺利实现，随着时间的推移，非常容易导致信息的大量膨胀，影响查找工作。

（三）缺少专职档案人员，从业人员不够专业

很多人觉得管理学校档案资料是人人都可以完成的工作，需要时可以随意调派人员对档案突击处理，没有必要配备专职人员。身兼数职的情况在中职学校档案管理人员中还经常的发生。他们很多根本不是专门的工作人员，缺乏基本理论知识和基本技术，缺乏处理相关信息的能力。如此一来，在中职学校发展中，档案管理队伍却成为了最为薄弱和最难控制的一个环节，也最容易受到忽视。尽管有一部分学校配备了一些专业的技术人员，但学校不重视对其应用技术和知识上的更新，这样在学校发展与信息社会发展的需求上，档案管理工作也很难适应。

三、完善中职院校档案管理信息化的措施

（一）对认识上予以强化

在管理中职学校档案工作中，档案管理人员一定要认识到自身从事的档案管理工作的重要性，尤其是一些学校领导人员更需要多加关注，督促和监督档案管理人员的工作情况。在整个中职学校发展的过程中，对于档案管理工作的重要性上一定要充分的进行认识，对于档案管理工作的理念上要不断地进行更新，对档案资源信息一定要及时处理，在具体的工作中，一定要有效的进行利用。如：在学校行政管理、后勤事务管理和教育教学管理中要将档案信息化建设充分的应用进去，对档案信息化的连贯性、系统性和真实性上一定要充分的进行利用，将有效的事实依据为中职学校的长期发展提供出来。

（二）强化对档案管理队伍的建设

通过上文分析，在中职学校档案管理工作中有较大的问题存在于档案管理者的素质中，因此对档案管理者的能力结构、年龄结构和知识结构上进行优化是非常必要的。在中职学校档案管理信息化建设的过程中，这些都是急需解决的问题。这就要求中职学校要定期的将档案管理人员组织起来，针对信息化建设的有关知识，定期的对从业人员进行专业培训。通过专业培训不断地丰富和更新档案管理人员的信息化水平和档案管理的能力水平，不断的升级他们的基本技能，不断的强化他们的创新能力。同时要让工作人员的年龄结构朝着更合理的方向发展，在配备档案管理人员的过程中，要努力的实现年轻化、科学化和专业化。

（三）电子化的档案管理

对校园中的网络，一定要充分的进行使用。对网络上已经存在的关键信息要及时的进行收集和整理。比如，学校中的重要会议活动、学生的档案数据、学科设置、学校的重大决策等内容。对档案检索查询和自动化上要有效的给予实现，学校每个部门中的档案资料，例如，录像、录音、文字和照片等，要全部利用电子文件的模式，依据要求和规定的格式予以上报。

（四）对安全意识上予以强化

有着很强的保密性存在于档案自身当中，学校管理的各个方面都与档案管理工作密切相关。所在中职学校利用信息技术对档案进行管理的过程中，需要将一定的安全保证体系建立起来，防止有窃听篡改和黑客攻击等情况出现在档案管理工作中。

四、结语

总的来说，在中职学校发展的过程中，档案管理工作在其中发挥了重要的作用，它是学校领导进行重大决策的依据，是对学校进行优化管理的参照物。因此，为了能够进一步提升学校档案信息化管理水平，不但要将专业的档案管理人员培养起来，同时还要引起学校领导人员的高度重视。在学校发展的过程中，将其当作一项重要的工作来对待，进一步提升档案管理工作信息化的水平。

参考文献：

[1]李琳.学校档案管理信息化建设策略研究[J].文教资料.2008（23）.

[2]向泽红.对中职院校档案信息化建设的思考[J].广东交通职业技术学院学报.2007（03）.

[3]徐少罡.浅谈中职院校档案信息化建设[J].职业教育.2013（06）.