浅谈事业单位科技档案管理工作经验

胡顺红

【摘 要】事业单位科技档案管理是事业单位管理中必不可少的一个部分，随着事业单位的发展，科技档案管理会变得越来越重要，。本文就事业单位普遍存在的问题进行分析并针对问题提出做好事业单位科技档案管理的工作，让档案在事业单位发展中的作用发挥到最大。

【关键词】事业单位；档案；科技档案管理

档案，无论是事业单位发展过程中的各项资料数据，来往单位个人资料，还是事业单位人事资料等，都是事业单位中客观存在的资料，这些资料在事业单位今后的生产经营活动中提供依据。所以事业单位中这些档案需要妥善的保管，尤其是一些重要部门的客户资料，国家都有规定保管的最低年限。而如何做到科技档案管理，是事业单位能否处理好此问题的关键。所谓科技档案管理，是指对科学技术档案实体进行管理和信息开发利用的一项专门工作。包括收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等项内容。

虽然档案的管理工作非常重要，但是不是所有的事业单位都采取科技档案管理方法，总是存在着或多或少的问题。

一、事业单位在档案管理中存在的问题：

第一，事业单位对档案管理工作重视不够。事业单位最注重的是经济效益，对经济效益直接影响的因素如业绩增长情况、客户储备量、订单多少等等，很容易引起事业单位的重视，甚至有些事业单位只看重这些因素，而像事业单位的档案管理工作之类，不能直接带来经济效益的因素往往被事业单位忽视。这就导致从根本上无法建立完善的档案管理体系，更无法运用科技档案管理工作。

第二，没有系统的档案管理制度。有些虽然工作中提及档案管理工作，但是没有制定相关的规章制度，和相应的管理制度，档案管理工作杂乱无章，时有缺失，尤其是需要查阅档案时无从下手，更不用说利用现有的档案给事业单位的发展带来效益了。

第三，没有专门的档案管理人员或人员专业性不高。因为档案管理工作的不重视导致无专门的档案管理人员，或者有管理档案的人员，但是管理人员没有受过专门的训练，对如何管理档案不甚了解。也造成档案管理工作无法做到科技档案管理。

二、针对以上问题事业单位科技档案管理的改进：

要想解决以上问题，首先事业单位要明白，随着事业单位的发展而逐日增多的档案并不是鸡肋，管理适当它们在事业单位的发展中会起到积极的推动作用。没有领导的足够重视，事业单位科技档案管理工作就成为一句空话。所以无论什么性质的事业单位都应该把档案管理工作重视起来。

其次，运用科技档案管理技术就要有系统的档案管理制度，如何收集整理档案，如何鉴定保管档案，如何检索查阅档案，都需运用科学的管理方法，譬如档案的保管，需要把档案分门别类装订成册，并进行统一的编号，包括档案柜，档案室的编号，要做到每查阅一个内容都能在相应的档案室、档案柜的第几本档案里快速找到。当然，在计算机高度普及的今天，要想快速查阅档案，还需要把装订好并编号的档案输入到计算机内，比如，建立Excel表格，把每个客户资料或者人员资料、生产设备、来往单位等资料建立数据库，这样，无论查阅如何细枝末节的内容都可以快速的锁定其所在的位置，有效提高工作效率，节约时间成本。我们以一些事业单位的客户资料为例：可以按时间顺序装订成册，然后制定Excel表格，按时间顺序排序，客户名称、客户业务类型，客户业务往来中提供了哪些资料，如身份证明文件、订单信息、数量、种类，等等，并记录装订成册后的编号以及放置的档案柜编号等。做成表格后，可以进行统计，分析客户的需求，可以为事业单位提供数据预测客户的行为等，如果需要查阅客户什么时间有什么业务往来，数目种类等信息时，只需要在建立好的数据库中查询即可，需要原件，也可以根据数据库的记录快速的在相应的档案柜找到。

当然还应该建立相应的借阅机制，如何借阅，如何归还，哪些岗位的人能看哪些权限的档案，这样做的好处是，利于保管档案不造成遗失，并且对于事业单位资料的保密性也起到了一定的作用。

除此之外，还需要专门的档案存档保管人员，制定了严格的档案管理制度，没有配备专门的档案管理人员，科技档案管理工作依然是一句空话，因为没有专门的档案管理人员档案管理制度的严格实施就会大打折扣，在档案的收集整理时会出现遗漏、在保管时会出现混乱、在借阅时会出现遗失等等问题。而专门的档案管理人员需要有专业的档案管理技能，比如档案的收集方式，如何收集能做到不重复不遗漏，档案的装订成册如何有序、规范、整齐、不破损等，科技档案管理需要的是专业的档案管理人员，当然可以对专门的档案管理人员进行后期培训使其达到专业水平。只有专业的档案管理人员来管理档案， 才能更有效的运行此机制。

最后，虽然本文探讨了部分档案管理中存在着的问题，但是无法全部概括事业单位档案管理中存在的问题，事业单位中存在的其他的档案管理问题应该与科技档案管理体系想比对，纠正存在的不足之处，使档案管理越来越规范化，进而对事业单位的发展起到积极的推动作用。

三、总结

综上所述，事业单位在发展的过程中不能只注重经济效益而忽略档案的管理工作，只有运用科技档案管理技术，配备专业的档案管理人员，制定系统规范的档案管理制度，把档案管理工作做好，让档案起到积极的作用，才能使事业单位更好的发展。

参考文献：

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