基于协同效应的企业办公系统优化

随着信息技术的飞速发展和商业竞争的日趋激烈，企业已不再满足于独立、零散的办公化应用，企业需要的是协同工作、综合集成化的解决方案。合理的办公系统流程能够促进企业更好地实现核心业务流程。企业办公系统应用的最基本功能就是降低劳动强度，减少重复劳动，提高工作效率。

传统的企业办公系统

企业办公系统在一定时期内将企业人员从烦琐、无序、低序、低端的工作中解放出来去从事核心行政事务，可整体提高企业办事效率和对信息的可控性，降低办公成本，提高执行力，使管理趋于完善。但是随着企业信息化进程的加快，现阶段企业办公系统管理效率的继续提升却遭遇了瓶颈：内部的很多应用系统都是相互割裂，关注单个或局部资源的管理，缺少开放的协同应用平台。通过对传统办公系统调研，发现存在以下问题：

第一，在企业发展的过程中，随着国家对于企业信息化建设政策的实施和推进，企业针对某些业务环节已经建立了一些 “信息管理系统”，如合同管理系统、财务管理系统等。但这多个系统由于在开发时间上的差异，导致了开发时 “各自为政”，彼此相对独立，很难将其中的数据和资源共享，形成了 “信息孤岛” 现象。

第二，在一些办公业务流程中，由于没有严格控制用户的级别与权限，因此也很难控制用户对数据的访问权限。这导致了 “用户越级” 现象时有发生。

第三，工作记录基本上没有保存。由于企业在管理制度上的不规范，导致了一些部门在工作时 （如公文流转）会发生文档的丢失、延误等现象。如果因此而发生较为严重的后果，除了给企业造成经济损害外，还会引起企业部门之间人员相互推诿和扯皮，造成了企业内部管理的不和谐。

通过对现代企业日常办公业务进行调查和分析发现，由于日常办公业务中多业务管理系统、多环节间不能紧密协调，导致办公人员在依赖办公电脑、互联网的同时，办公效率和商务效率并未因信息化而获得明显的提高。如何在人和人之间、部门和部门之间，甚至在企业和企业之间，建立起高效的交流和沟通模式，进而形成一种协同模式，已成为传统办公系统必须面对和解决的问题。由于这些办公活动会涉及到一些基本的处理 （应用）操作，同时也涉及到不同的数据之间的关联和交换，以及不同的部门（人员）之间在业务方面的协作和数据交换，因此，对于企业的办公自动化，除了能够完成 “办公” 的 “自动化”功能外，还应该也必须体现 “协同”的概念。

协同办公系统的优势

协同办公系统，是基于办公自动化系统和计算机系统协同作用的，在办公流程中既有对 “工作流” 概念的体现，但又超越传统办公自动化系统，把内部各系统的相关信息综合运用的“信息流” 的业务流程，比传统办公自动化系统更好地体现 “协同” 的概念。也就是在能够集成传统的办公系统功能的基础上，同时又体现 “协同” 特点的办公自动化系统。

协同办公系统依赖于一体化的协同办公和业务管理平台，其将集团化应用、泛组织、多视图智能表单、企业信息门户空间、跨平台多数据库等内容都有效地集成和整合，并支持业务的高性能多并发、移动应用、短信应用、国际化多语言、多系统应用整合等，实现消息、任务、知识和人的互联，实现以人为中心的信息整合和利用，对企业来讲，具有十分重要的战略意义。

和传统的办公自动化系统相比，协同办公系统具有以下优点：

1.协同性

在办公自动化系统中引入 “协同”的概念，就是要将企业的内部、外部资源有效地整合在一个统一的平台上，进行全面的管理。企业中的各种应用也需要借助这一平台进行集成。企业内部用户会通过这一平台上的统一访问接口对资源和应用进行访问，而企业运作中的各环节，则是以工作流程的形式进行管理和控制的。

另外，对于企业外部的客户与合作伙伴，也可以纳入到这一协作办公系统中，从而创建一个联系更加紧密、共同运作中可以随时动态调整的协同环境体系。

2.企业知识与应用的深化

一个企业想要拥有持续发展的动力，就必须对企业知识有长期的积累、共享和不断的创新。协同办公系统不仅实现了企业办公的电子化、信息化和自动化，同时还能够将企业中的知识有效地存储、管理、分析以及传递，进而创建出一个知识化的组织体系，使企业知识得到延续和深化。

另一方面，协同办公系统不仅能够完成企业办公的前台业务 （文档处理、公文流转、用户通信等），也可以将企业办公的后台业务 （如ERP等）数据与应用的整合，甚至是企业HR、电子商务等数据与应用的整合，使企业的办公领域进一步延展，进而深化企业应用。

3.灵活性

由于协同办公系统在理念、架构方面具有良好的可扩展性与自定义功能，因此即使企业的组织结构、工作流程模式或者是人力资源构成等随着企业的发展发生了变化，协同办公系统也能够适应企业组织结构和业务流程调整的需要，因而具有较好的灵活性。

4.个性化定制

在协同办公自动化系统中，不同用户获得的信息和应用都是不同的。企业内部用户对数据和信息拥有更高的访问权限，但是企业外部用户一般只具有查询等访问操作权限。

协同办公系统的功能分析

1.协同办公模块分解

协同办公模块在功能上，主要分为新建事项、待发事项、已发事项、待办事项、已办事项、督办事项等若干子功能。

（1）新建事项。新建事项功能，是指用户可以在系统中，以调用模板方式或自建流程方式来发起一项跨组织的协同工作。

（2）待发事项。待发事项功能，是指用户存放在新建协同事项过程中的可存为草稿、保存待发、或被处理人回退、撤销的协同事项。用户可以对已创建但尚未发出的协同事项进行查看、编辑、发送、删除等操作；也可将该事项以协同或邮件的形式转发给相关的人员。

（3）已发事项。已发事项功能，是指系统列出了当前用户所有已经发出的协同事项。用户可以实时查看协同处理情况及处理人员意见，也可以给未处理人员发送催办消息，还可以对已发协同进行转发、归档、撤销流程、重复发起、删除等操作。

（4）待办事项。待办事项功能，是指用户可以查看、处理待办协同事项以及通过关键字对待办事项进行查询。具体地，用户可以对接收到的协同进行流程查看，可以进行转发、加签、知会等处理操作，并可以对其他处理人的意见进行回复。

（5）已办事项。已办事项功能，是指系统支持用户对已经处理的协同事项处理情况进行查看，也可对该事项进行转发、归档、取回、跟踪、删除等操作。

（6）督办事项。督办是保证政府、机关、事业单位政令畅通，各项决策贯彻落实，完善工作秩序，改进工作作风的一项重要工作。通过督办，可以使各项工作责任到人，做到事事有人承办、有人负责，避免推诿扯皮，提高工作效率。督办事项功能，是指由协同发起人设置督办人员，可以在新建协同事项页面、已发事项页面设置督办信息。督办人员可以跟踪催办协同处理人员，可以更换处理人员或处理流程，并查看处理情况。

2.协同办公系统

传统的处理方式是直线型的，也就是由用户直接进行上述各项活动。而运用协同功能后，企业办公系统是一个立体的交互的信息处理过程。企业内部人员通过协同，可以完成事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则来完成事项的办理，并支持规则的成型和管理。

基于协同的办公系统能够将为企业信息化建设提供一个可扩展的框架，其通过调用协同模板可与企业信息门户整合，并提供标准化应用集成接口与二次开发接口，实现其他业务系统与办公系统的应用集成，实现数据传递、业务流程统一，实现多层级组织信息应用的整合与增值。基于协同模板和其他功能模块对企业进行系统管理，达成组织价值观、行为的统一和层级管理的和谐。因此，为企业量身订做一个一体化的协同办公和业务管理平台，支持企业泛组织、多表单、跨平台的多数据库内容有效地集成和整合，对企业效率提高有着十分重要战略意义。用户在协同模块中可以进行的活动优化设计如图1所示。

结论

图1 协同办公模块中的用户活动图

企业信息化建设成果在功能上大多相对独立，还没有被有效地集成起来，因此不能为企业整体办公提供便利。随着网络技术的推广和应用，越来越多的企业更加注重办公系统的开发和应用。经过优化整合，在企业办公系统中，用户可以进行有效的资源共享、便利的信息交流、实时的信息发布等。先进的 “协同” 管理理念和软件技术相结合，有助于开发更高效、强大的办公平台应用。

参考资料

1.姜红凡.基于工作流技术的办公自动化系统的设计与实现[D].武汉理工大学，2009.

2.赵捷，于海澜.企业总体架构——企业信息战略规划、流程和信息系统总体架构设计[M].北京：电子工业出版社，2006.