Excel在财务数据处理中的应用技巧探究

罗孝骞，郭娜娜

(1.黑龙江工业学院，黑龙江 鸡西 158100； 2.华能黑龙江发电有限公司，黑龙江 哈尔滨 150090)

Excel在财务数据处理中的应用技巧探究

罗孝骞1，郭娜娜2

(1.黑龙江工业学院，黑龙江 鸡西 158100； 2.华能黑龙江发电有限公司，黑龙江 哈尔滨 150090)

在财务处理中我们经常要面对大量数据，要从中总结出一些数据规律和报表元素，虽然现在大多都有财务软件支持，但也有很多数据需要我们自行处理，excel给了我们一个很好的平台，笔者根据多年的经验，对其常用函数在会计中的应用进行总结。

excel;round;vloopup;分类汇总

在财务数据处理中我们经常要面对大量数据，要从中总结出规律，有时也要从财务软件中导出大量数据对其进行处理。工资表的制作与发放也需要对数据进行处理，这时我们就需要有一个良好的工具来加快我们的工作效率，excel无疑是一个最好的选择。Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。现对几个函数进行介绍，并且说明具体使用情况及相关技巧。

一 ROUND 函数可将某个数字四舍五入为指定的位数

例如，如果单元格 A1 含有 53.2689并且希望将该数字四舍五入为小数点后两位，则可以使用以下公式：=ROUND(A1, 2) 此函数的结果为 53.27。语法为：ROUND(number, num_digits)，如果 num_digits 大于 0(零)，则将数字四舍五入到指定的小数位。 如果 num_digits 等于 0，则将数字四舍五入到最接近的整数。 如果 num_digits 小于 0，则在小数点左侧进行四舍五入。

我们在做工资表的时候，要计算五险一金及个人所得税，通常用公式进行运算，但得出的数据并不是规范的财务数据，可能在excel里设置保留二位小数，实际上这是不够的。例如，养老保险是工资的8%，工资为3018.12,那么我们实际excel计算出来的养老保险结果为241.4496,而并不是我们看到的241.45，由于五险一金及个税的缴纳，工资的发放多要形成报表，导入第三方系统，如果出现这样的数据就会出现差钱的情况，数额并不大，应该不到1元，但如果这样的数据形成的报表，可能通不过对方系统的验证，或造成工资表上的金额和上缴金额不一致的情况。所以当我们做工资的时候应该用round函数对计算出来的数据一一进行处理，这样就不会出现差错了(加减运算除外)。

二 函数vlookup的用法和功能

用VLOOKUP来实现查找和引用功能。vlookup函数在表格左侧的行标题中查找指定的内容，当找到时，再挑选出该行对应的指定列的单元格内容。

vlookup函数的语法：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

以笔者工作为例，在送存工资款中，需要报工资表给银行，工作表里需要这几项数据：序号、姓名、银行账号、金额。账号库和工资原表如下。

帐号库

工资表

现在我们如何将账号加入到工资表中，是我们需要解决的问题。首先我们在工资表D1单元格内插入函数—查找与引用—vloopup，这时出现如图：

1.lookup_value：lookup是查找的意思，value是值，就是要查找的值。

2.table_array：“你要到哪去查找这个值？”就在这个table_array的区域里。选定这个区域，公式将在这个区域对lookup_value进行查找。

3.col_index_num：col是column单词的缩写，是列的意思，index是索引的意思，合起来就是你在table_array区域中要找的值所在的列数，比如你要找一列电话号码，是在table_array区域的第三列，那么col_index_num就是3，这是一个相对引用的概念。

4.range_lookup：为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于 lookup_value 的最大数值；如果 range_value 为 FALSE，函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值 #N/A。

说明：如果函数 VLOOKUP 找不到 lookup_value，且 range_lookup 为 TRUE，则使用小于等于 lookup_value 的最大值。

如果 lookup_value 小于 table_array 第一列中的最小数值，函数 VLOOKUP 返回错误值 #N/A。

如果函数 VLOOKUP 找不到 lookup_value 且 range_lookup 为 FALSE，函数 VLOOKUP 返回错误值 #N/A。

注意：如果二个工作表都在一个excel文件中进行引用时，我们选定的区域的相对地址为sheet1!B1:C17，这时我们要把它变为绝对地址sheet1!$B$1:$C$17，如果是相对地址，向下填充时有些值会引索不到，如不在一个excel文件中，则不会出现上述问题。

下拉填充后结果如下图：

Vloopup函数应用广泛，我们要举一反三，在二表或多表之间的比对，找错都可以用到，熟练掌握该函数的用法对提高会计数据的处理有相当大的帮助。

三 分类汇总及其一些技巧

Excel的分类汇总对会计数据处理无疑是雪中送炭，功能强大，不用再使用VF，access等一些数据库操作来汇总我们需要的结果。用一例来详细说明(其中也涉及一些其它小函数)。

报表要求你单位职工平均月收入，公式很简单，就是每个人全年收入除以12，但快速做出报表就不容易了，具体操作如下。

1.将全校教职工的收入(工资、奖金等)做成统一格式(第一列为姓名、第二列为金额)。

2.新建工作表，将所有收入复制到新工作表中。

3.按姓名进行排序(注：升序、降序都可以，但一定要排序，这里我们没有考虑重名的情况，如果有重名最好按身份证号操作，如没有身份证号重名一定要特殊记录)。

4.排序后选定工作表，选择工具—分类汇总，如图所示：

以姓名为分类字段，求和项(汇总项)为工资，确定，结果如下图：

完成分类汇总，但是我们要将分类汇总结果制成报表也需要一些小技巧，需要二步操作：

1.我们要选定分类汇总结果，点编辑—定位—条件定位—可见单元格点确定后，复制，然后粘贴到别一个新表中(如果直接复制粘贴的话，会把整个表的数据都粘贴过去)。

2.替换掉汇总字样和空格(空格一定要替换掉，因为空格也算字符，李刚和李刚 ，在计算机里并不是一个人)，用平均值函数求出平均值，这样我们需要的平均工资数据就出来了。

在会计数据处理中，excel有很多函数和模块可以用到，比如说分列(在有身份证号的情况下，分离出人员的出生日期)，条件函数，筛选，有效性里的序列等都是常用的，如果能熟练地掌握这些函数的用法，活学活用，也可以制作出适应我们需要的函数公式，会大大加快我们的工作效率。

ClassNo.:F224-39DocumentMark：A

(责任编辑：郑英玲)

AppliedTechniquesofExcelinHandlingtheFinancialData

Luo Xiaoqian，Guo Na’na

(1.Heilongjiang University of Technology,Jixi, Heilongjiang 158100, China ； 2.Hei Longjiang Hua Neng Generation Co. Ltd. Harbin, Hei Longjiang 150090,China)

It is necessary to summarize of the data and report entities in financial transaction which involves the vast amount of data. Even there are accounting software supports, manual handling is still commonly used . Excel provided a good platform to deal with the data. Based on author's experience, common mathematical functions of Excel in accounting are summarized.

excel; round; vlookup; subtotal

罗孝骞，助理研究员，黑龙江工业学院。

郭娜娜，经济师，华能黑龙江发电有限公司。

1672-6758(2013)10-0052-2

F224-39

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