高校多校区财务管理实践与思考*

马红红，蔡雪芍

(华南理工大学财务处，广东 广州 510640)

随着我国高等教育事业的发展，多个校区办学的现象在全国高校中相当普遍。一方面，国家为进一步优化高等教育的资源配置，通过合并高校提升办学效率;另一方面，高校规模的扩大使得原有的校区无法满足学校发展的需要，往往另寻征地建设新校区。据不完全统计，目前我国60%以上的本科院校都属于多校区办学，而且校区之间在地理上相隔一定距离，有些高校的校区甚至多达五个。不仅中国，很多西方国家的高等学校也存在着多校区办学的现象。据统计，美国公立大学在校生中有近四分之三就读于多校区大学系统中的各个校区。[1]多校区建设拓展了教育发展的空间，弥补了教育资源的不足，增加了高校的竞争优势，但也给高校管理带来了困难和挑战。如何强化财务管理在多校区高校管理中的作用，已成为高校财务管理研究的重要课题。

一、多校区财务管理的基本原则

(一)服从校区总体规划原则

多校区大学的建设和发展，必须有一套科学长远的战略性规划，以整合各校区的优势和特点，使各校区形成一个整体，共同推进大学的长远发展。高校财务管理应当适应多校区办学发展的要求，在人员安排、机构设置、预算安排、工作流程等方面积极配合校区的战略规划，并且真正发挥财务管理在资源配置中的核心作用，为战略规划的执行助推添力。

(二)统一管理原则

统一管理原则是指实现校长、总会计师或财经领导班子对全校财经工作的统一领导，具体包括三个方面:资金管理的统一、人员管理的统一和财务政策的统一。在多校区运行的情况下，统一进行资金管理可以加强学校经费的宏观调整能力，提高资金使用效率;人员和财务管理机构的统一管理有利于财经工作的顺畅进行，减少信息传递的环节和时间;财务政策的统一则保障了资金管理的执行效果。

(三)灵活服务原则

财务工作的目的是为了更好地服务于学校教学、科研和其他工作。多校区高校由于地理位置分散，财务工作的开展应尽量考虑方便不同校区的教职工和学生。灵活服务原则包括两个方面:一方面，财务部门应简化办事流程，擅用各种网络工具，省却老师同学在不同校区之间奔波的辛苦;另一方面，不同校区的财务人员应树立“以人为本”的服务意识，从老师同学的角度设身处地为他们解决问题。

二、华南理工大学多校区财务管理实践探索

(一)财务管理机构模式

多校区财务管理机构设置模式通常有三种:集权式，指财务部门设立在主校区，分校区不设财务管理机构;集权—分权式，指财务部门设在主校区，并在分校区设立财务办公室，作为财务处派出机构，负责日常报销、学费收取、工资发放等业务;分权式，指财务部门设立在主校区，并在各个学院设立财务办公室，负责各学院的会计核算和财务管理。[2]

华南理工大学的新校区——大学城校区目前有10个学院，学科涵盖面较广，包括理科、工科、管理学、经济学、艺术设计类等，且部分为新学院;核算资金占全校资金总额的30%左右，学生人数大约占全校的50%。针对新校区实际情况，结合高校委派财务制度的推行，华南理工大学采用了集权—分权式财务管理机构设置模式(见图1)。财务部门设立在主校区，在新校区设立财务中心，负责该校区的日常报销、预算编制、奖助学金发放、非统招类学生的学费收取等业务，对核算资金量较大的学院派出委派财务，其业务由财务中心归口管理。利用银行统收统发方式，两校区的学生收费和教职工工资发放由主校区财务部门统一处理。财务中心的设立为各个校区之间财务工作的连结起到了桥梁作用。因财务中心编制有限，因此在职责上基本为一人多岗，如出纳人员既要支付银钱又要管理税务申报，审核人员在账务处理之外还需肩负着档案管理、系统管理、对账等工作。这不仅需要财务人员具备过硬的专业技能，而且需要良好的沟通能力和协调能力。

图1 华南理工大学财务管理机构设置模式

(二)远程财务信息系统管理

集权—分权模式的优点是既方便各校区教职工就近办理会计事务，又有利于财务部门对学校财务业务的统一归口管理;缺点是财务部门要花相当大的精力管理和协调各校区财务办公室的工作，而且依托于远程操作财务系统的可行性。虚拟专用网(Virtual Private Network，简称VPN)通讯技术的应用，较好地解决了跨地域多校区财务办公的需求。[3]首先，通过VPN搭建的远程办公管理系统，可以实现不同校区财务人员的考勤管理、文件传送、通知发布、内部资料查询等功能。其次，通过VPN可以将财务信息管理系统直接接入各分校区以及各相关单位，财务人员可以直接在远程登录财务信息管理系统，提高了财务工作效率。

(三)核算管理

无论是主校区还是其余校区，日常报销核算业务都是财务部门与老师、同学打交道最多的业务。出于财务集中管理的要求，各个校区的账务必须使用同一账套。从多校区管理的角度则需要各个校区的账务分明，便于统计分析校区建设成本。华南理工大学通过相互独立又相互依存的核算体系，较好地满足了各个校区的日常报销需要。

1．核算独立

在人员配置上，为使各个校区的老师同学在本校区就可以方便及时地处理报销业务，校区财务中心至少应包含报销流程所需的审核、复核、出纳等核算岗位，并根据自身实际情况对岗位职责进行设定。

在核算内容上，将各个校区的核算业务设置为不同的凭证类型，相应的记账凭证和粘贴卡也从颜色和抬头上予以区分;将资产、负债类科目对应校区进行二级分类;各个校区有独立的银行账户，以更加有效地处理资金收付业务;由于地处不同的税务管辖区域，因此各个校区在发票管理和税务申报上应注意区分。

在会计档案管理上，各个校区的凭证分校区存置。一来省去档案搬运所花费的人力物力财力，更避免在搬运过程中发生会计档案损坏丢失的情况;二来便于财务人员、报账人、审计部门人员对会计凭证的查阅检查。

2．账务统一

虽然各个校区的核算业务具有一定独立性，但在财务政策和业务流程上都是统一的。然而在实践操作中，常有报账人反映“为什么同样的票，这个校区不给报，而另一个校区就给报”，“为什么同是一个部门，这个校区对财务政策的解释与另一个校区不一样”，甚至有些报账人会舍近求远报账以顺利报销。由于会计业务的灵活性，财务人员需要根据经济事项的具体情况做出准确处理，但随着管理精细化、科学化要求的提出，不同校区的核算人员需要克服地理位置带来的障碍，多交流多沟通多学习，规范会计业务的处理和财务政策的执行，并在不同校区间及时传递新的财务规定。

(四)预算管理

预算管理是财务事前管理的重要手段。通过预算管理，可以对各个校区进行科学合理的资金投放，可以充分调动各个校区的资金，可以引导校区建设方向。笔者认为，可以从以下几方面从预算上对多校区进行财务管理:

1．对公共支出按校区分配预算

编制预算时除了按部门、学院进行预算分配之外，还可以考虑按校区分配，如工资、津贴、课酬、福利费、水电费、课室管理费、宿舍维护费等公共支出。将公共支出按校区分配，一是为了更方便统计各个校区的运行成本，二是为了保障各个校区有充足的基本运行资金，不相互影响。

2．结合校区特点安排预算

编制预算时需结合各个校区的特点，如老校区的旧楼维修费居多，而新校区的新建设施较多;又如老校区的退休人员工资居多，而新校区的引进人才费用较多。另外在新校区，新学科、新学院较多，可考虑安排相应的预算以支持支持其建设和发展。

3．校区往来支出的预算编制

编制预算时需考虑不同校区之间的往来支出，合理安排不同校区之间往来的交通车费用、在新校区工作的教职人员的伙食补贴、跨校区网络光纤建设和维护费用、学生跨校区搬迁宿舍的费用等等。

4．校区建设经费预算编制

目前在高校的财务管理部门当中，预算编制往往是由专门编制预算的科室进行的，而对拥有多个校区的高校而言，预算科通常在主校区，对其他校区的实际情况和建设需要未必熟悉。此外，新校区在硬件建设、教学建设等方面的需求都较大，财务部门需对这些建设经费的投入和使用进行控制。笔者认为，由设立在其他校区的财务中心参与编制该校区的建设经费预算，并且对重要的项目进行托管，可以提高这些建设资金的使用效率。

(五)贷款管理

自1999年中国高校扩招以来，为了建设校园、改善教学设施，贷款成为了大部分高校陆续采取的融资措施。尤其对新建校区的高校而言，庞大的资金需求更使贷款成为必须，因此，贷款管理也是多校区财务管理的重要环节。第一，在贷款之前，高校要对贷款方式和结构、自身的偿债能力做充分的可行性论证，并对还款计划进行科学的设计和规划。[4]第二，在贷款下达之后，应在预算中优先安排利息支出，且每月落实利息支付情况;并且在结余较多可实现部分全额还款时，需经详细分析、权衡其收益与风险。第三，把握政府化解高校债务的政策和时机，尽力争取多方资源、更多资金减轻学校负担。

三、加强多校区财务管理的思考

从单一校区发展到多个校区，给高校的财务管理带来了更大的机遇也同时面对着更为复杂的情况。总结几年来的实践经验，笔者认为多校区财务管理要认识以下几点:

(一)加强沟通

加强沟通是多校区财务管理中容易忽视但又极其重要的一点。在核算、收费、工资税务、预算编制的所有环节，各个校区间财务人员都需要处理跟其他校区有关的业务。因此，如果各个校区的财务人员的工作无法对接和磨合，如果某校区的财务人员对其他校区的情况不及时了解，那么造成的后果不仅仅是工作效率低下，还可能影响会计信息的真实性、及时性、重要性和相关性。因此，在财务部门内部，应完善公文发布系统，重视内部培训，提高财务人员沟通能力，将不同校区的财务人员之间进行跨校区轮岗，以改善内部的沟通;在财务部门外部，应经常就办事流程和服务水平对学院和其他部门进行调研，就高校财务知识和规定进行普及和培训。

(二)优化办事程序

优化办事流程始终是提高财务服务水平的重要方向和改革趋势，尤其对多校区高校而言受益更甚。虽然财务部门已尽力帮助老师和学生不跨校区地处理财务事项，但在实际操作中，仍有相当大比例的业务需要办事人员花上半天的时间在不同校区间奔波，如发放酬金涉及的报税倒盘、领取倒盘不成功的工资酬金、退学复学申请、办理毕业离校手续、科研结题、科研免税申报等等。在各类网络工具日新月异的新形势下，可以充分利用网络的便利优化办事程序。如在网上发布倒盘不成功的人员名单，使得教职工可以及时了解自己未到账的工资酬金，而且审核人员在发放完倒盘不成功的金额后在网上及时更新，避免重复领取，通过这种简单的操作即可省去教职工必须在主校区工资科打领条领取的时间和精力。又如，借鉴核算系统已经可以在多校区多部门使用的成功经验，收费系统也可以联入不同校区的财务中心，可以及时帮助学生查询缴费欠款、打印收据等情况。

(三)共享大学城资源

“大学城”是各地政府兴建的高校新校区聚集地。大学城具有资源共享的特点，高校之间是融合的。大学城内各高校在根据自己的学科特色和发展目标不断发展的同时，能够加强相互之间的交流和合作，也会给高校管理的工作理念、工作方法带来新的思路。[5]因此，要充分利用大学城各高校的资源和园区的整体影响，通过组织经常性的交流活动，以及在各高校间建立财务信息共享平台，方便各高校财务部门互相交流，促进财务管理水平的提高。

[1]王同孝．高等学校多校区财务管理实践性思考[J]．会计之友，2012(1)中:4－7．

[2]王春举．多校区高校财务管理机构设置模式探讨[J]．教育财会研究，2009(5):53－57．

[3]苏林忠，苏运法，孔晓丹．虚拟专用网在高校财务管理中的应用研究[J]．河南科技学院学报，2011(7):23－26．

[4]吕致丹．我国高校贷款问题的思考[J]．现代商业，2011(6):52－53．

[5]李元元，彭新一．创建一流新校区实现办学新跨越:华南理工大学南校区建设五周年纪实[M]．广州:华南理工大学出版社，2009．