高校图书馆全面推行项目管理的实践探索

徐坤忠

(山东轻工业学院图书馆，山东济南250353)

作为一门新兴的科学，项目管理是指在特定的时间内，为了完成一个既定的、特殊的任务目标，通过纵横相结合的运行机制，达到对企业有限资源进行有效的计划、组织、控制的一种系统管理方法［1］。近几年来，伴随着现代技术在图书馆界的应用与发展，项目管理的理念已经从企业界渗透到图书馆领域，解决了某些诸如回溯建库、专题数据库建设等“专题”问题。其实图书馆的每一项工作，小到举办一个讲座、筹备一次展览，大到资源建设和读者服务，甚至整个图书馆工作都可以作为一个大项目来做。笔者结合本校图书馆全面施行项目管理的工作实践，对高校图书馆全面推行项目管理等有关问题作进一步的探讨，供同仁参考。

1 项目管理模型的构建

图书馆工作头绪繁多，但是归纳起来，我们认为主要包括资源建设、读者服务、效益提升和运行保障等四方面的工作，围绕这“四个主题”，本着“优质”、“高效”和“创新”的原则，我们构建出如下管理模型(如图1所示):

图1 图书馆项目管理模型

管理模型的设计可分为三层:(1)顶层:是学校领导及其考核领导小组，负责图书馆宏观项目的制定、项目年度考核和任期内项目主管的任免工作。参与部门包括学校的发展规划处、组织部、人事处和科研处等部门，其中发展规划处是图书馆宏观项目的定义者。(2)第二层:是项目管理人员，包括项目主管和项目助理，是图书馆宏观项目的再定义者、计划者、控制者。其职能是，首先把学校下达的宏观项目分解成各子项目，例如，资源建设项目可以分解为图书采购子项目、期刊采购子项目、电子文献采购子项目、资源评价子项目、资源加工子项目和动态典藏子项目等。然后是制定各子项目的目标任务，能量化的任务要制定出指标参数，不能量化的任务要做出定性标准。(3)第三层:是具体的项目小组，主要由各个子项目和项目成员组成，其中项目成员是项目的具体执行者。项目管理人员与馆员之间是通过各个具体的子项目联系在一起，一名馆员可以参与一个子项目，也可以同时在多个子项目中兼职，或主要负责，或辅助参与，项目之间相互交错、相互借鉴、相互补充，形成了蛛网状的工作关系，即为蛛网型的项目管理模式(item manager)［2］。项目主管负责考核辖管的项目助理和项目成员，根据项目验收结果，享有任用或解聘权力。

2 项目管理的内容

我们把图书馆的所有工作作为一个具体的大项目来对待，归纳起来，图书馆的项目可分常规项目、专题项目和拓展项目三大类。其中，常规项目是指保障图书馆运行的基础性项目，主要是通过各个具体的项目指标来体现的，如年采购量、年借阅量、年接待读者人次、电子文献年阅读量和下载量等等;专题项目亦即主题项目，是指利用常规项目资源，围绕某一个特定的专题(或主题)而开展的项目，如馆藏结构优化项目、某学科馆藏文献调查、某学科数据库建设等;拓展项目是指独立于专题项目以外，能够填补本馆业务空白的创新性项目，通常是以申报课题来完成的，如各类系统的研制项目、申报各类科研课题等。

项目指标的设置因馆而已，但总的来说，起始指标设置一般较低，经过一段时间的探索，在积累一定实践经验的情况下，再制定出适合本馆的项目指标，之后，对能量化的指标逐年提升，对定性的指标逐年优化，最终达到追求卓越、推动图书馆事业发展的目的。针对我们图书馆的特点，制定了各项目主管的项目指标(如表1所示)。

表1 项目内容和指标体系［3］

其中，效益提升项目主管主要负责协调项目主管的关系和资源效益提升工作;运行保障项目承担图书馆内所有项目的监督，协助学校项目考核领导小组完成图书馆项目验收工作;资源建设项目主管负责所有家具、设备和各种文献资源的采集、加工、分配以及技术引进等工作，同时承担了人力资源的培训工作;读者服务项目涵盖了流通部、期刊部、参考咨询部和技术部系统运行等工作。从上表不难看出，在整个项目的实施过程中，各项目主管的项目内容不交叉、不重复，各项目主管之间是平等的项目合作关系。

3 项目管理的特点

与基于部门管理的传统管理模式不同，从宏观上讲，任何一个项目的实施，都要经过项目定义、计划、执行、控制和结束四个过程(如图2所示)，其中，(1)项目定义，包括确定项目计划、项目成员和项目界限，确定项目初始阶段的总结和评审;(2)项目计划过程，包括确认项目流程、详细计划、计划评审及批准等;(3)项目执行和控制过程，包括执行项目计划、管理项目、控制项目计划及完成情况、项目变更控制、项目进程评审等;(4)项目结束过程，包括完成项目移交准备工作、完成项目结束和移交工作计划、结束项目和完成项目等［4］。与传统管理模式相比，项目管理存在许多特点(如表2所示):

图2 项目管理过程

表2 项目管理与传统管理模式对照表［5］

4 项目管理的实践与体会

随着“追求卓越，创新发展”计划的实施，我们图书馆在全馆范围内实施了项目管理，至今已近两年的时间。分析这两年的发展历程，图书馆管理更加科学化、规范化并逐步从传统的管理模式过渡到项目管理模式，其主要做法和体会是:

4.1 更新观念是前提

任何一种管理模式的出台和应用，人们必须解放思想，转变管理理念。比如，传统的管理模式，是把馆员分配到各个部门内部，强化的是部门职能，但是项目管理是以项目为中心，是把馆员分配到各子项目中去，突出的是项目职能。为此，学校多次举办各类现场讲座，开通国家行政学院的网站，为项目主管进行“洗脑”，同时在全馆范围内进行了大量宣传和鼓动工作，为实施项目管理做了充分的准备工作。

4.2 传承发展是关键

在实施项目管理的同时，我们没有否定传统管理模式中那些行之有效的做法，而是淡化了传统管理模式。也就是说，我们把传统的基于部门管理模式下的所有工作指标都归并到项目管理中的常规项目中，这是继承了传统管理模式中基础业务的组成成分。除此之外，项目管理模式还增加了专题项目和拓展项目两部分内容，例如，特色文献建设模式研究就是资源建设项目中的专题项目，读者素养提升指标体系研究就是读者服务项目中的拓展项目等。所以我们说图书馆全面推行项目管理模式为推动图书馆事业的发展注入新的生机和活力，是对传统管理模式的继承和发展。

4.3 激励创新是根本

在项目主管的项目书中，涵盖了常规项目、专题项目和拓展项目三类项目内容，而且都是经学校领导批准，由学校发展规划处下达的。各项目主管与学校领导签订了项目书，三年为一届，届满由学校有关部门量化考核，达到量化标准的项目主管可以继续留任，否则被解聘。做好本职工作就可以完成常规的项目指标，但是要完成专题项目和拓展项目，却不是轻而易举的事情，是需要一点“真功夫”的，因此项目主管的压力非常大。压力大，动力也大。随着项目管理在图书馆内的全面实施，图书馆掀起了一股学习热潮，写论文和申报科研项目的人明显增多，每个人都在为完成项目指标而努力，使得学习、工作、科研融为一体。据不完全统计，与往年同期相比，全馆多申报课题6项，其中省部级项目一项，多发表论文30余篇。

我们认为，项目管理推动了馆员的学习热情，浓厚了项目小组的科研风气，对营建学习型组织非常有益。我们全面推行项目管理的目的，就是要培养高素质、高质量的优秀馆员，使他(她)们尽快转变为项目组成员，成为项目的研发者、创新者和成果的分享者，有效地推动了学习型组织的形成、发展和壮大。项目管理者不再是传统管理模式下的权力制约者和领导者，其主要任务就是要通过一个个的项目营造学习团队，尽力培养和发掘每个项目成员的创新能力;其主要活动就是为项目清除障碍、开发资源、开展学术研究和提供参考咨询，成为获得项目成果的支持者、协调者、分配者和监督者［6］。

5 结语

高校图书馆全面推行项目管理实际上是完成了从基于部门和岗位的管理，过渡到基于项目和学习型团队的管理。对于馆员的管理，不再是过去简单的人员分配，而是对人力资源的开发和利用。项目管理者需要针对每个项目成员的特长、学识和能力，提供及时的时间、资金、项目选择和管理支持，图书馆也由此形成了新的角色意识和行为模式，创建新的评价机制、新的人才培养模式和新的激励机制，这样才能调动项目成员的积极性，充分发挥个人在团队中的作用，达到推动图书馆事业步入科学、快速发展轨道的目的。综上所述，不难看出，图书馆全面实施项目管理模式具有传统管理模式无法比拟的优势，图书馆全面推行项目管理模式势在必行。

〔1〕 纪建悦.跟我学做项目主管［M］.北京:北京工业大学出版社，2004.7

〔2〕 李德荣.新领导模式［M］.北京:九州出版社，2001.9

〔3〕 山东轻工业学院编.山东轻工业学院2011-2013年任期项目管理方案，2011(8)

〔4〕 蔚林巍.项目管理的最新进展［J］.管理工程学报，2000(3)

〔5〕 缪国琴，吴建中.探索与反思:图情一体化管理之路［M］.上海:上海科学技术文献出版社，2002.7

〔6〕 曹志梅.图书馆构建新型管理模式及研究［J］.中国图书馆学报，2003(6)