工作流管理系统中组织机构模型的设计与实现

孟晓蕊，庆海涛

(洛阳电大，河南 洛阳 471000)

1.引言

随着政府部门、企事业单位信息化进程的加快，工作流技术的应用也越来越广。根据工作流管理联盟(Workflow Management Coalition，Wf MC)的定义，工作流是一类能够完全或者部分自动执行的业务过程，它使得文档、信息或任务按照一系列已定义好的规则在不同的任务执行者间进行传递，由多个人或组织共同参与协作来完成任务。而工作流管理系统则是实现工作流技术的软件系统，通过现代化的技术手段使业务流程自动化，并对其进行有效的管理以提高政府部门、企事业单位的运作效率，降低成本，实现管理的规范化和标准化。

常见的工作流管理系统一般是基于Microsoft Exchange系统或者基于IBM Domino Notes系统研发使用的，这些工作流管理系统的基本框架结构基本上已经固定［1］，某些功能不易实现，而且版权不能完全归个人所有;或者没有邮件系统和目录服务，不可以清楚明了的进行文档的管理从而完全实现办公自动化。在工作流管理系统中，组织是系统执行活动和工作项的载体，组织机构反映了人员的管理层次，同时也反映了人与工作、责权之间的关系。因此组织机构在工作流管理系统中具有相当重要的地位。本文在理解组织机构模型概念、分析其功能的基础上，为了减少重复部署次数、节约软硬件资源，我们提出了一种扩展型的组织机构模型，它能适应不同部门单位的需求，而且能通过长尾效应获取最大的经济效益。

2.组织模型设计

组织机构模型是指用来定义政府部门、企事业单位中人的组织形式的模型，是利用抽象的模型或者元素，构造出的一系列关系，用于表达组织机构中的实体间的层次和隶属，它以职责、权限的形式定义了员工、各个部门等组织机构元素的作用与任务，同时提供灵活的结构以适应不同的单位或单位中不同的组织结构。组织机构模型是为管理提供服务的一种方式，如果管理模式变化组织机构模型也会随之改变，所以组织机构模型一般具有多样性与易变性。设计一个组织机构模型使它能够同时适用于各种企事业单位是不容易实现的，一个单位的业务流程模型也只是针对该单位使用，而其他单位不可能完全适用。但实际上，通过认真分析之后，可以发现，组织结构模型虽然各种各样，但一般主要包括以下几种元素:

人员:对应于企事业单位中每一员工，他们是具有独立特点，并且具有一定技术能力和行为能力的人的实体;组织单元:指由具有某种相同特征的人员组成的组织元素，具有群体性质［2］。

由于社会的不断发展，企事业单位内部和企事业单位之间的协作办公不断加强，出现了一些新的组织单元形式。比如以项目为依据，来自企业不同部门人员组成的内部团队和来自不同企业人员组成的交叉团队;一个部门内可以按照不同功能组成不同的小组，如政府行业小组、金融行业小组等。基于以上分析，设计的组织机构模型如图1所示:

2.1 模型的基本概念及形式化描述

2.1.1 模型基本概念

定义1员工:是指企事业单位中的人员，一个人员属于一个机构，一个人员关联一个用户。

定义2岗位:是指一个企事业单位的某个部门的岗位(等同于在部门中有相同职能的员工的集合)，它隶属于某一个具体的部门，另外还可以有一个或者多个员工在该岗位上任职。一般情况是一人一岗，同时提供一人多岗的功能。

定义3机构:企事业单位分层的基本单元，在本模型中，一个企业只有一个根机构(总部)，除根机构其他机构只有一个父机构，可以有多个子机构。

定义4部门:一个机构中根据不同职能划分的用户群。一个机构可以划分多个部门，一个部门可以划分多个子部门;一个人部门只属于一个机构，一个子部门只属于一个部门。

定义5小组:同一个部门中，根据不同职能划分的用户群。一个小组可以包括多个用户。

定义6虚拟团队:为了同一个项目或同一个任务，不同单位，不同部门，不同角色的人临时组成的一个团队［3］。

2.1.2 模型形式化描述

2.1.2.1 概念

1)O={Oi|i=1，2，…，n}，是所有机构的集合

2)D={Di|i=1，2，…，n}，是所有部门的集合

3)E={Ei|i=1，2，…，n}，是所有员工的集合

4)P={Pi|i=1，2，…，n}，是所有岗位的集合

5)G={Gi|i=1，2，…，n}，是所有小组的集合

6)T={Ti|i=1，2，…，n}，是所有虚拟团队的集合

2.1.2.2 关系

1)员工与机构的分配关系EO，一个机构可以拥有多个员工，一个员工可以分配给多个机构，EO=E×O。且EO={(e，o)|e∈E，o∈O}。

2)员工与部门的分配关系ED，一个部门可以拥有多个员工，一个员工可以分配给多个部门，ED=E×D。且ED={(e，d)|e∈E，d∈D}。

3)员工与岗位的分配关系 EP，一个员工可以拥有多个岗位，一个岗位可以分配给多个员工，EP=E×P。且EP={(e，p)|e∈E，p∈P}。

4)员工与机构的分配关系EG，一个小组可以拥有多个员工，一个员工可以分配给多个小组，EG=E×G。且EG={(e，g)|e∈E，o∈G}。

5)岗位与机构的分配关系PO，一个机构可以拥有多个岗位，一个岗位只能分配给一个机构 PO=P×O。且PO={(e，o)|p∈P，o∈O}。

6)岗位与部门的分配关系PD，一个部门可以拥有多个岗位，一个岗位可以分配给多个部门 PD=P×D。且PD={(p，d)|p∈P，d∈D}。

7)员工与虚拟团队的分配关系 ET，一个虚拟团队可以拥有多个员工，一个员工可以分配给多个虚拟团队ET=E × T。且 ET={(e，t)|e∈E，t∈T}。

2.1.2.3 函数

1)Employee(Pi)={e|(∃p'≥pi)［(e，p')∈EP］}，返回指定岗位的员工集合

2)Employee(Di)={e|(∃d'≥di)［(e，d')∈ED］}，返回指定部门的员工集合

3)Employee(Oi)={e|(∃o'≥oi)［(e，o')∈EO］}，返回指定机构的员工集合

4)Employee(Ti)={t|(∃t'≥ti)［(e，t')∈ET］}，返回指定虚拟团队的员工集合

5)Employee(Gi)={e|(∃g'≥gi)［(e，g')∈EG］}，返回指定小组的员工集合

6)Position(Oi)={p|(∃o'≥oi)［(p，o')∈PO］}，返回指定给机构的岗位集合

7)Position(Di)={p|(∃d'≥di)［(p，d')∈PD］}，返回指定给部门的岗位集合

3.组织机构模型的实现

图1所示的组织机构模型是一种抽象的定义，在实际运行中，需要对其进行完善。图2是一种比较完整的组织机构模型实现方案。

在图2所示的组织机构模型实现方案中，主要由Group(小组)、Employee(员工)、Department(部门)、Position(岗位)、Team(虚拟团队)、Organization(机构)等实体构成，不同实体相互之间构建了一对多或多对多的关系。其中 Group、Department、Team、Organization 属于组织单元，员工是组织机构模型中的核心元素，不同员工属于不同的组织单元。而AssignRule实体指的是任务指派时所应该遵循的策略或规则，每一项活动或任务都对应AssignRule指定的一个对象。其中的baseOn属性指出任务指派的标准，可以从以下6个值中选取:①StaffBase，基于每一位员工指派任务，userId用来指定执行该项任务的员工。②PositionBase，基于岗位的任务指派，positionId用来选定执行这项任务的岗位。③TeamBase，基于虚拟团队的任务指派，teamId用来选定执行这项任务的团队。④GroupBase，基于小组的任务指派，groupId选定执行这项任务的小组。⑤DepartBase，基于部门的任务指派，departId指定执行此任务的部门。⑥OrgBase，基于机构的任务指派，orgId指定执行此任务的机构［4］。

任务指定的基础可执行相对应任务的群体或个体，但对于②、③、④、⑤、⑥指派基准，具体分配到每位实际人员时还取决于业务流程在实际运行中的任务指派原则［5］。具体任务指派原则有:工作负荷原则、先创建先分配原则、前驱活动指定后驱活动原则等。

1)工作负荷原则:将任务分配给群体中工作量暂时最少的参与者，以实现任务的均衡分配。

2)先创建先分配原则:指的是把任务队列中最先创建的任务指定给对应群体里最先提出执行任务请求的个体。

3)前驱活动指定后驱活动原则:由业务流程中前一活动执行者从下一活动执行群体中指定具体人员执行此活动。

4)参与人员状态的有效性:在参与人员进行工作时，常常会因一些特殊原因而不能工作，那么要更有效地指派参与人员尽快加入到工作项中，动态的指派参与人员机制就要考虑参与人员的状态是不是有效的问题.

除了以上任务指派原则外，在实际运行过程中，也会根据业务流程执行的具体情况按照一定的业务规则动态指派任务;由于某些特殊情况需要对任务进行重新指派，以保证业务流程的继续执行。

通过实践发现当使用该组织机构模型设计，全部工作流程模块都可以把即时的流程状态信息做为条件，依据任务指派原则来确定执行某项活动的可行性，实际操作中可以降低主机的闲置率，从而使整个系统的执行效率也大大增强。仅需要系统中含有可替代资源的工作流程模块，即可完成工作。该模型的另一优点较容易的解决容错和负载平衡之类的问题。在应用的系统中，此模型的设计还基本可适应各种流程处理的要求，至于更复杂的流程控制可以通过增加一些数据字段来进行控制。

4.结束语

组织机构模型是工作流管理系统中很重要的一个组成部分，想要在企事业单位中能够有效地实施工作流管理技术，好的组织机构模型是不可或缺的。它可以提高企事业单位利用工作流管理系统在创建业务流程模型过程中的快捷性和灵活性，还为工作流管理系统能够在运用阶段进行科学和灵活的任务指配提供了基础。

［1］赵璇，吴春明，尹建伟.分布式工作流的动态管理［J］.计算机应用研究，2002.

［2］鲍震宁，范玉顺.企业组织模型结构和建模方法研究［J］.计算机工程与应用，2001，37(23):67 －70.

［3］范玉顺.工作流技术基础［M］.北京:清华大学出版社，2001.

［4］Ferraiolo D，Kuhn R.Role－ Based access control.In:Proceedings of the 15th National Computer Security Conference.Baltimore，MD，1992:554－563.

［5］Sandhu R.Rationale for the RBAC96 family of access control models.In:Proceedings of the 2nd ACM Workshop on Role－Based Access Control(Fairfax，VA，Nov.6－7)，ACM Press.1997.