论文书档案的管理

李 平

(陕西广播电视台办公室，陕西 西安 710065)

档案是直接形成于社会实践活动的原始的记录，我们文中所说的文书档案则是指由本单位在领导和行政管理活动中形成的文件经过整理编册转化而成的档案材料。例如我单位发出和收到的指示、请示、批复、报告、决定、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。

文书档案不仅是我们了解国家和行业政策法规、执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位各级党组织、行政实施领导开展工作的重要依据，是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现，是一项繁琐、严密的工作。文书处理和档案工作都是机关工作的重要组成部分，二者之间既有区别又有联系，是不可分割的统一体。文书处理是档案工作的基础，档案工作又是文书处理的必然归宿。文件必须要经过收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用、编研等程序才能转化为档案，才能有利用价值。如何将文书转化为文书档案?根据多年从事档案管理工作的实践，结合实际工作，笔者认为有以下几个方面。

一、文件如何转变为文书档案

1.立卷

一份文件的立卷是积累本单位档案的开端，我们在整理文件过程中，必须依据文件材料的形成规律和特点，必须保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，遵循“一事一档”的办法，来整理立卷。立卷的方法有很多，一是按照文件内容和特征立卷，比如说把同一事物，同一项工作，组成一个案卷的方法，这种方式也是我们所说的“一事一档”法，这种方法使用起来方便，应用广泛，同一件事情对外有独立性，对内又有连续性，方便检索和查阅，有效地提高了档案的利用率。二是按照时间特征立卷，就是把针对同一时间或同一时段的公文组合在一起的立卷方法。三是按照责任者特征立卷，它是把同一制发机关的若干份公文组合在一起的立卷。总之在工作中有很多种立卷方法可供我们学习和借鉴。根据我单位实际，大多采取的是时效性立卷分类。我们是根据保管期限、年度、机构(问题)或年度、机构(问题)、保管期限来进行分类立卷。在立卷中机构(问题)要求我们必须是“一事一档”，这样有多种检索条目，方便我们整理和利用。这是一种行之有效的档案整理办法。

2.公文立卷操作程序

一是检查、调整卷内公文。我们首先要检查卷内公文是否符合归档范围要求，字体规范，公文是否齐全、完整，同时也要检查卷内的公文是否是一事一档，有没有联系，公文是否具有保存价值。同一事由的文件是不是按时间顺序排列，同一部门(问题)内的不同事由是不是按时间顺序排列。

二是排列卷内公文。当我们分好卷册时，要认真排列卷内的公文，要做到正件在前，附件在后，正本在前，副本在后，批复在前，请示在后，转发文件在前，被转发文件在后等。一般上级机关下发的公文都在前，本单位或者是下级机关的公文都在后面。同一份文件的不同稿本排列次序一般为:发文稿纸(文件处理单)、正本、附件(被转发文)、定稿和复制件。

三是对卷内公文进行编号。一般按卷内文件的时效性排列顺序依次编写页号或件号。一般我们要注意的空白页不编号，页号的位置要求在公文正页的右上角，反页的左上角。编号时采用HB铅笔用阿拉伯数字进行编写。

四是填写卷内公文目录。一般卷内公文目录有格式样本，我们可根据目录的要求用钢笔认真填写。

五是填写卷内备考表。卷内备考表都放在卷内的最后一页，主要是填写卷内公文有无缺损、修改、补充、移出等情况。在右下角需要填写立卷人、检查人、立卷时间等，其中检查人和立卷时间由审核者签名填写。

六是填写案卷封面。根据我们拿到的案卷上的要求，我们需要认真填写归档号、档号、件数、保管期限、时间、类目名称、全宗名称等项目。

七是装订成册。

二、文书档案的管理

一是加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质。文书档案管理人员的业务能力直接影响到档案管理工作的质量，所以作为一名档案管理者首先必须要热爱本职工作，能做到积极认真的对待工作，在工作中踏实肯干，并且要充分发挥自己的主观能动性，干出业绩，做出亮点，让领导满意，更好地为单位的发展服务。同时还要进一步增强管理意识。档案管理是一项专业性很强的工作，因此，档案管理人员必须积极学习专业理论知识，要充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的责任和义务。

二是提高综合素质，努力掌握现代化管理技能。随着电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接。文档管理数字化、电子化是对文档工作的必然要求，也是我们的努力方向。这就要求我们必须要结合自身工作，在提高业务素质能力的同时，还要注重计算机知识、电子技术等的学习，努力把自己培养成一个复合型文档管理人才。

三是利用现代化技术整理文书档案。文书档案的整理工作繁琐，劳动强度大。因为我们每个人在人工立卷时，都会根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因为每个人的理解不同，对同一份文件的分类不尽相同，这样就不可避免地产生了分类不准确的现象，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。现在我们充分利用计算机软件将文书档案的卷宗、题目、问题等输入到计算机里，计算机自动生成卷宗，本身计算机又带有检索功能，这样就能做到调取检索方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

总之，随着电子科技信息化的发展，原来那些传统的业务知识与工作方法，对我们档案管理工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。我们只要努力学习，不断实践才能更好地为单位服好务，使文书档案的利用率发挥到更大。