新时期高校档案馆的功能建设与完善

于兴成,孙扬民

(佳木斯大学 档案馆,黑龙江 佳木斯 154007)

高校档案是集教育、教学、科研、管理于一体的历史记录,是高校的人才培养和科学研究诸领域中不可缺少的丰富信息资源。作为收藏、管理、利用高校档案的档案馆就是永久保存和提供利用档案信息的档案工作职能部门,因而它的主要功能一是收集存贮,二是提供利用。加强高校档案馆的功能建设,充分发挥高校档案馆的服务功能,为高校的建设发展提供详实、全面的信息资源,是高校档案馆及档案工作者面临的重要课题。

一、新时期高校档案馆功能建设的内涵

所谓的“功能”,据《辞海》的解释,即为某一种事物的“效能、作用”,是对象能够满足某种需求的一种属性。凡是满足使用者需求的任何一种属性都属于功能的范畴。

关于档案馆的功能建设问题,档案学术界历来存有争议。但不论是“一核心论”、“多核心论”还是“双核心论”,究其根本,就是上世纪档案“藏”与“用”关系争论的延续。新世纪随着争论的不断深入,档案馆的功能建设问题逐渐明晰,在新世纪的全国档案局长馆长会议上,档案馆的功能建设有了更明确的阐述,即“档案馆作为党和国家的科学文化事业机构,不仅具备收集、保管、利用档案资料这三项基本功能,而且还具备保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、资政襄政、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能。要充分发挥档案馆的基本功能和社会功能,把档案馆真正建成档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用的中心和档案信息服务中心。”这充分证明当前档案学界诸多权威专家的论断,就是档案馆的功能建设主要分为基本功能和社会功能两方面,即“收集存贮档案和提供利用档案”。

作为永久保存和提供利用档案信息的档案工作职能部门的高校档案馆的功能建设的主要内容也是基本功能和社会功能两方面,即逐步增强高校档案部门对档案资源实施监督管理职能,开发利用档案信息,实现高校档案资源的最大作用。确立高校档案馆功能建设的总体目标,逐步成为“资源丰富,师生满意,保障有力,制度规范,组织合理,技术先进”的服务型高校档案馆,充分发挥其面向社会、面向公众所提供的档案服务功能,为高校的建设发展及社会现代化建设服务。

二、高校档案馆功能建设存在的主要障碍

实现高校档案馆功能建设的总体目标,是一项长期又复杂的系统工程。社会对档案馆功能的认识主要体现在功能方面,即指档案馆的服务功能。随着高校档案馆功能建设的不断加强和完善,其服务功能也不断强化。但多数高校档案馆的工作体制都是在计划经济条件下形成,因而存在很多弊端,目前影响高校档案馆功能作用发挥的障碍主要存在以下几个方面。

1.思想观念陈旧。有学者曾有感言:在档案部门工作时间长了,就可能使人的思想产生局限。这认识虽片面,但客观地反映了一些档案馆工作者的思想现状。长期以来,档案工作由于处于封闭或半封闭状态,档案工作者的思想深处或多或少存在着封闭落后、墨守成规、满足现状、求稳怕险、无所作为、保守松懈等不良的陈腐观念,致使工作无动力,不思进取,服务质量低下,阻碍了构建符合时代发展要求的档案馆功能目标的实现。

2.管理制度不健全。高校档案馆的一些规章制度,多是在计划经济时代所制定的,当前面临的工作环境虽发生了本质性的变化,但还抱残守缺,死守过时的制度规范,阻碍了高校档案馆功能作用的发挥。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全,或虽有管理制度却执行不严,加之部分档案管理人员责任心不强,致使档案资源整理不及时,收集不全,借出档案不履行借阅手续,有借无还时而有之,严重损害了高校档案利用价值。

3.档案工作人员素质相对低下。目前高校档案专业工作人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,与高校发展的要求悬殊较大。表现为档案专业人员少,知识结构不合理,学历偏低,现代科学知识贫乏,更有甚者部分高校档案馆成为了单位老、弱、病、残职工或“闲散人员”的“收容站”。这些情况极大地阻碍了高校档案馆功能作用的发挥。

4.社会认知度差。档案工作者历来崇尚“默默无闻”,档案馆工作人员更是满足于踏踏实实地做好本职工作,头脑中缺乏对所从事的工作及取得的劳动成果进行宣传的意识,加之馆藏资源匮乏,服务手段落后等不利因素的影响,致使档案馆被社会的认知度很差,人们对档案馆的性质、地位及其工作职能知之甚少。许多高校档案馆也是如此,很多学生和教职工不知道档案馆的工作内容或地理位置,甚至竟有的人不知学校还有这样一个职能部门。这不仅阻碍了档案馆社会功能的实现,更是高校档案工作者的极大悲哀。

5.技术硬件落后。由于档案作用的发挥具有潜在性、滞后性等特点,不能直接产生经济效益,因而档案部门在高校的职能工作中总是处于从属的辅助的地位,普遍存在财力、物力、人力不到位等现象。而我们知道,技术设备是实现档案馆功能建设目标的必要条件。没有现代技术的保障,档案馆功能建设的许多新目标不可能实现。近年来,随着科学技术的进步,计算机及网络技术在档案工作中广泛运用,但在管理档案中的运用却不尽人意,基本还采用手工收集、检索,如此小量的信息资源,不利于档案的收集存贮、利用开发。

三、高校档案馆功能建设的指导思想

为适应新时期高校快速发展的需要,就要加强高校档案馆的功能建设,以实现服务功能的总体目标。当然高校档案馆的功能建设需要明确树立增强服务、注重统筹、强化导向的指导思想。

1.服务思想。社会对档案馆功能的认知主要体现在社会功能方面,即档案服务功能方面,因而在高校档案馆功能建设中确立优质服务为其指导思想。高校档案工作者首先要树立公平的服务理念,功能建设中应体现“以人为本”,想利用者之所想,不分利用者的身份贵贱,为全校师生提供公开、公平、公正的档案信息服务。其次要树立及时有效的服务理念,注重功能建设的及时性和有效性的需要,始终体现“以事为先”的服务意识,合理安排馆内现有资源的使用,急利用者之所急,及时有效地满足广大师生的档案信息诉求。

2.统筹思想。高校档案馆功能建设是一项长期又复杂的系统工程,应该确立长期而有效的总体构想和规划,根据档案馆的自身条件和所处环境地位,对各功能进行分析,制订有利于功能实现的目标和具体措施,明白档案馆功能建设各发展阶段的基本任务和主要项目,做到目标明晰、分步实施,尽可能地避免“东一榔头、西一棒”的盲目性做法,逐步实现档案馆功能建设的总体目标。

3.导向思想。在功能建设的实践中,高校档案馆应有明确的结果预期和清晰的效果预判,参与者都应明确,通过功能建设与完善,高校档案馆的社会地位和价值体现会有怎样的改变,距离实现档案馆功能建设的总体目标还有什么不足。以此作为结果导向的目标控制系统,整合资源,共同努力,增强档案工作的计划性和条理性,力争避免“头痛医头、脚痛医脚”的随意做法,使高校档案馆的功能建设取得成效。

四、高校档案馆功能建设的策略与途径

“功能”的定义告诉我们,事物的内部要素匹配合理、与环境保持和谐的状态,该事物功能就会展现出积极作用和价值。所以说,任何事物都可以通过改变它的内部结构要素的方式来改变其功能。探索新时期高校档案馆功能建设策略和途径也是如此,只要我们遵循高校档案工作的客观规律,勇于摸索和实际,增加功能建设新要素,更新观念,改善档案馆已有功能,进行功能要素重组,就会逐步开创高校档案馆功能建设的新局面,为高校的教学、科研、管理和各项工作提供优质、全面的信息资源。

1.增加功能建设新要素。高校档案馆功能建设总体目标,可以通过增加新要素来实现。首先,引入全新思想观念。实践证明,新的思想观念是实现高校档案馆功能建设目标的必要因素,观念陈旧,就不能有好的结果。高校档案工作者要充分认识高校档案在学校发展建设中的地位和作用,努力挖掘档案资源信息,正确处理好“藏”与“用”的关系,树立服务观念、用户至上的思想,从根本上提高档案信息服务的针对性和主动性。其次,丰富馆藏,增加资源。在档案馆功能建设中,没有馆藏资源支撑的功能建设目标,就会成为“泡影”。高校档案馆要打破传统的馆藏思路,努力拓展获取档案资源的渠道,转变等、靠、要的工作状况,不断丰富自身的资源储备和资源拥有量。只有拥有了丰富的档案信息资源,才能不断增强档案馆的社会服务能力。再次,协调发展,推陈出新。档案馆功能建设要与机构建设、制度建设、管理机制建设协调发展,如果没有做好,会制约档案馆功能建设目标的实现。在实践中,高校档案馆要按照所确定的功能建设目标,优化制度建设,提高制度意识,逐步健全档案馆的对内、对外的行为规范,成立相应的组织管理机构,配备合理资源,规范管理制度及流程,就能部分实现功能建设的目标。

2.改善档案馆已有功能。相对而言,高校档案馆功能建设的总体目标是相同的,但实现程度却存在着较大的差距,所以我们应清楚地看到已有功能的改善问题。高校档案馆要清晰地明了自己的已有功能和需要实现的功能,充分做到“知己”。首先完善已有功能,根据功能建设目标的需要,调整现有的组织结构,完善相应的组织架构,明确各组织单位的职能和任务,制定规范的工作流程与保障措施,提高工作效率,提升工作效果。其次,设计需要实现的功能,实行要素重组。即根据新的工作内容或目标要求,改变组织机构、资源分配、人员安排、制度内容等要素原有态势,来实现功能建设的目的。

[1]王英玮,尹美京.现代档案馆功能建设与完善的思考[J].北京档案,2008,(3).

[2]王保国.谈谈综合档案馆的功能建设[J].山西档案,2006,(2).