关于新建本科院校档案人力资源建设的思考

程 娟

（金陵科技学院档案馆，江苏 南京 211169）

2000年以来，全国有一大批高职高专学校通过并校重组升格为本科院校，这些新建本科院校大多是定位于服务地方社会经济发展的应用型本科院校［1］，如金陵科技学院、福建工程学院、辽宁科技学院等。新建本科院校数量的快速增长成为新世纪我国高等教育事业发展的重要特征［2］。

由于是新成立不久的本科院校，在社会服务能力、经费保障、发展空间等方面普遍存在着局限性，因而学校主要着力于学科建设、教育教学、科学研究等主要工作，重点致力于转型和内涵建设。而作为学校重要基础工作的档案管理工作，受人力、物?力及财力等限制，发展速度较慢，尤其是档案人力资源建设。

档案人力资源管理，是指在档案工作中建立和施行一整套吸引人才、培养人才的制度，并对其人力因素进行一系列的组织和激励活动，使档案工作和人力资源保持最佳组合，充分体现以人为本的理念，发挥人的能动性和创造力［3］。

本文所述档案人力资源，不仅包括档案部门的专职人员，还包括各部门的兼职人员，是一种大人力资源的概念。新建本科院校推进档案人力资源建设，不仅是学校档案工作科学发展的必然趋势，也是档案人力资源自身发展的需要。

一、新建本科院校档案人力资源需求的新特点

新建本科院校的成立与发展，使档案管理工作发生了巨大改变，档案人力资源的需求随之呈现出新的特点，具体体现在以下几个方面：

（一）全宗的增加，使档案管理规模急剧扩大，档案人员的数量需求增加

由于原先的办学层次是专科水平，且规模相对较小，学校的案卷总量较少，档案管理人员通常是手工管理模式。而升本后，全宗由一个增至两个、三个，甚至是多个，案卷总量翻倍，档案管理规模扩大，这就使档案人员的数量急需增加。

（二）档案管理内容的改变、层次的提高，急需高层次、高素质的档案人员

新建本科院校成立后，学校的教学、管理、科研等中心工作与以往相比发生了质的改变。在校生规模的扩大，教学管理、教学水平评估、产学研的飞速发展等，使学校产生了大量的教学、科研、管理等档案，且呈逐年递增趋势。尤其是科研档案，学校专科时期的科研档案是屈指可数的，而升为本科以后，着重于应用型、服务于地方的科研特色，产生了大量新事物，使科研档案走向了新高地。以金陵科技学院为例，专科时期每年的科研档案只有一卷，合并升本后，仅2011年，科研档案就达到了近六十卷，科研案卷的数量呈现迅速上升的趋势。科研课题的门类和级别也日益丰富，既有横向课题，也有纵向课题；级别有校级、市级、省级甚至是国家级。随着教学管理的发展及本科教学水平评估的进行，教学档案也显得日益规范化和系统化。大量的教学、科研档案的搜集、整理、归档和利用，均急需高层次、高素质的档案人员运用现代化管理手段进行科学管理。

（三）对外合作办学的发展使外事档案管理需要高水平的档案管理人才

学校与国（境）外合作办学，产生了大量的外事档案，如学校与外方合作办学协议、校际交流、外事活动记录等管理材料，学生出国或赴港澳台学习材料，教职工因公赴国（境）外学习、访问、考察等活动中产生的材料，以及外方教师、专家任教等材料，因此急需外语水平高的档案管理人才。

（四）校园基础建设产生了大量的基建档案，急需既懂基建又具备档案管理知识的复合型人才

新校区建设，是每一所新建本科院校所面临的艰巨任务。前期的规划、可行性论证、上级批复、设计图纸，建设过程中产生的施工、监理等基础资料，后期的竣工图纸、验收材料等等，均急需基建知识丰富又具备档案管理知识的人才进行搜集、整理、立卷，直到向档案部门移交。这期间稍有闪失，材料丢失或损毁都会给学校带来不可估量的损失。

（五）档案信息化工作的推进，需要既有信息技术知识又有档案知识的档案人才

《全国档案事业发展“十二五”规划》指出：“档案信息化工作是“十二五”期间的主要任务之一，而信息化的推进对人力资源建设提出了新要求。”伴随着信息技术、Internet技术在各高校的普遍应用，大学校园的OA技术、网络化日趋完善，不少新建本科院校已经在建或已建成数字化校园环境。在这种趋势下，传统手工的、单机的档案管理模式已不再能够适应新形势、新发展的需要。档案信息化工作的推进对档案管理人员提出了更高要求；计算机、服务器、高速扫描仪、数码相机、光盘刻录机、新型去湿机、消杀设备等已逐渐成为常用的现代化档案管理手段。档案管理应用系统的使用和维护、电子档案的存储与管理、各类馆藏档案的数字化、数字档案馆的建设等均需要一批既有信息技术知识又有档案知识的档案人才。

综上所述，新建本科院校的成立与发展，使档案人力资源的需求随之呈现出一些新的特点，这就使大力推进档案人力资源建设显得非常迫切，而目前档案人力资源建设现状不容乐观。

二、新建本科院校档案人力资源建设的现状

（一）认识的偏差

档案工作是学校一项重要的基础性工作，有其一定的工作特点，延后性是特点之一。“前人栽树，后人乘凉”，是对延后性特点的生动描述，档案工作完成的质量如何，在几年甚至是若干年之后，才能逐渐体现。因此人们对档案工作重要性的认识就会存在偏差，在人员建设、经费划拨及其他方面均实行从紧原则，不能提供相应保障。

领导档案意识强的部门，档案工作就会规范、有序，档案员也能及时按规定做好档案工作；而领导档案意识不强的部门，不仅提供不了档案工作保障，档案员无法良好地开展工作，有的甚至出现有价值的资料滞留在部门或个人手上，不能及时归档，造成该部门档案不完整，影响查询和利用。

（二）专职档案人员编制偏紧

由于学校自身编制紧张，有限的编制主要用于引进教学、科研等方面的高层次人才，造成档案工作人员偏少，只能应付日常的事务性工作，无法进行档案编研、档案科研课题研究等深层次的档案资源开发与利用工作，工作质量难以得到提升。

（三）各部门档案人员处于兼职状态、流动性较大

新建本科院校档案工作网络通常由分管校领导、各部门分管档案工作的领导、各部门档案员、档案部门人员共同组成。作为学校档案工作网络的重要组成部分，各部门档案员都处于兼职状态，且身兼数职，有的是办公室主任兼档案员，有的甚至还身兼组织委员、纪检委员、资产管理员、信息员、通讯员、女工委员等数职于一身，加上本职工作，即使精力再充沛，也会影响到工作质量，难免会出现拖拉、应付的工作状态。

几年一聘的用人制度，使人员能够在不同岗位上进行流动，有其积极意义，然而对于档案管理工作却有不利之处。部门档案管理工作需要人员相对稳定，需要归档人员熟悉部门内部的各项工作流程、具有一定的档案管理知识，能够熟练进行部门日常工作资料的搜集、整理、立卷、归档等。而人员的经常性流动，往往会造成部门档案资料的不齐全、不完整，案卷整理无从下手，甚至立卷不专业、不规范、不科学，最终造成部门档案质量低下，给今后部门档案的查考与利用带来困难。与此同时，学校不得不进行重复培训和业务指导，将有限的经费及时间用于重复劳动，进而影响到学校档案工作的整体有序发展。

（四）缺乏专业的、复合型的档案管理人才

新形势下，档案管理工作需要的是专业的、复合型人才。

首先，许多新建本科院校档案人员并未真正受过档案专业教育。档案学，作为一门学科，有它自身的理论和操作规律，因此，未接受过档案学专门教育的其他专业技术人员，对档案管理工作应遵循的原则和规律的了解是有限的。

其次，档案部门工作人员接受过正规档案学专业教育和培训的也不多。即使有科班出身的，也会因为进修机会极少而与现代化的档案管理工作脱节，在进行档案现代化管理时，觉得力不从心。

第三，复合型档案管理人才非常缺乏。如前所述，既有丰富基建知识又有档案知识的管理人才、外语水平高的档案管理人才、既有信息技术知识又有档案知识的管理人才等复合型人才缺口较大。

（五）经费有限，运作困难，缺少激励

因为是新建本科院校，所以需要大量资金建设新校区，基建任务相当重；同时教学、科研等各项工作均需大量资金投入。几乎每所院校都是负债运行，因此档案工作经费非常有限。

档案工作缺少激励机制，几乎没有评比、表彰、考核、激励等，“干好干坏一个样，做多做少没影响”，因此严重打击档案人员的工作积极性。

三、积极推进新建本科院校档案人力资源建设的渠道

（一）领导重视，把推进档案人力资源建设列入学校事业发展规划

档案人力资源建设，属于学校人力资源建设的一部分，也是学校发展的内容之一，关系到学校档案工作的科学与可持续发展，因此推进档案人力资源建设，学校领导应予以重视，将之列入学校事业发展规划，创造一个良好的工作环境，根据学校事业发展规划及档案工作现状，合理安排档案管理人员的人事编制，强化档案意识。

《高等学校档案管理办法》第三条规定：“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”第五条规定：“高校档案工作由高等学校校长领导，其中第二款：应将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；第三款：建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。［4］”

学校是否重视档案工作，体现在相关法律法规能否真正落实到位。因此，作为新建本科院校，要严格执行档案工作“三纳入、四同步”的法规。三纳入即：档案工作纳入学校及部门工作计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的岗位职责范围；四同步即：在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

学校是否重视档案工作的另一个重要体现是各类人员档案意识的高低。要使档案人员的档案意识得到提高，就必须增强档案管理者（包括领导者、档案形成者、档案部门管理人员）的责任意识和服务意识，主动了解社会需求，加强对外宣传，建立档案部门与课堂教学深入结合的长效机制，逐步使档案意识深入人心。

（二）切实发挥学校档案工作委员会的作用

高校应当成立由校（院）长为主任委员、分管校（院）领导和相关校（院）领导为副主任委员、相关职能部门负责人为成员的学校档案工作委员会。

学校档案工作委员会作为全校档案工作的组织、协调、监督和咨询机构，应当定期召开全体委员会议、研究、总结、部署全校档案工作；适时召开专题会议，研究问题，协调关系，推动工作。促使各部门领导提高档案意识，了解各部门档案工作的进展情况，熟悉档案管理的规章制度，了解档案管理的新手段、新知识，积极支持档案工作。

（三）采取必要措施，稳定档案人才队伍

1.加强培训、学习，分批次提供机会，培养一支高素质的档案人才队伍。培训的内容可包括：思想政治理论、职业道德方面；业务知识、业务技能；沟通、协调、宣传方面；创新能力方面等。

培训的方式可包括：请进来、走出去及利用校内现有资源进行培训［5］。

“请进来”，即邀请校外档案管理专家（如省市档案主管部门、档案学会、传统本科院校档案馆中具有丰富档案管理理论、经验及技术的档案管理专家）到学校作学术报告，或培训一些急需的专业理论知识、专业基础知识及专业技能等。

“走出去”，即走到校外参加省市档案主管部门组织的各类档案管理培训、各高校档案专业的档案基础理论的学习，到档案管理工作优秀的单位参观学习交流等。

利用校内现有资源进行培训，即邀请校内各级领导给予思想政治、职业道德、学校发展等各方面知识的培训，也可邀请一些专业教师（如信息技术教师）给予专业知识的培训，还可邀请档案工作较好的部门管理人员给予经验介绍、交流等。

上述培训的课时，既可以作为评定职称的继续教育学时，也可以作为考核档案员的一个指标，以此构建一支学习型、研究型的档案员队伍，力争个人与学校档案事业的共同发展。

2.注重劳动保护，改善工作环境。《高等学校档案管理办法》第十三条规定：“高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。［4］”

《江苏省高等学校档案管理办法》第十七条规定：“高校应当按照法律法规的有关规定，为长期接触有毒有害物质的档案工作人员，采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。并给予适当的经济补助，补助标准一般为每月200～3000元。［6］”

3.建立有利于人才发展的激励机制。引入绩效管理的概念，建立一套激励机制，奖优罚劣，提高工作积极性，同时给予一定的上升空间。依据美国著名心理学家马斯洛的需要层次理论，人的自我实现的需要必须满足生理需要、安全需要、归属和爱的需要、自尊的需要［7］，因此学校在制定激励机制时应充分考虑到需要层次理论的应用，激发档案管理人员的工作潜能，产生职业幸福感。

（四）创造更多机会，使档案管理人员充分发挥自身价值

目前，新建本科院校的许多工作如本科教学评估、教学检查、教学成果展览、党代会、校庆等，均需要大量档案材料的支持。档案部门管理的大量的教学档案可以为教学评估、教学检查等教学管理工作提供凭证作用；档案部门管理的学校获得的奖牌、证书等实物档案，可以为教学成果等各类展览撑起一片天；毕业生留在档案部门的档案资料、图片、音像资料等在校庆中也能发挥巨大作用；至于党代会等起草的理念、数据及信息均可以从档案中调取。

总之，档案管理人员应该走出本部门，主动参与到学校的各类工作中去，让更多的部门和人员充分了解和利用档案信息资源，以实现自身价值。

综上所述，新建本科院校对档案人力资源的需求随着学校的成立及快速发展，呈现出新的特点。这就使大力推进档案人力资源建设显得非常迫切，而目前档案人力资源建设现状不容乐观。只有采取对应的推进措施，如：领导重视、制度落实、稳定队伍等，才能使学校的档案管理工作逐步走向科学化。

［1］王基林，唐银辉，汤澍，等.新建本科院校师资队伍建设策略［J］.金陵科技学院学报：社会科学版，2008（3）：69-72

［2］黄洋，陈小虎.新建本科院校事业发展的现状与发展趋势［J］.中国高教研究，2011（10）：50-52

［3］李国兰.浅谈档案人力资源管理［J］.山东档案，2004（1）：37

［4］江苏教育网.高等学校档案管理办法［EB／OL］.（2008-08-20）［2013-04-08］.http：//www.ec.js.edu.cn／art／2011／11／11／art-4281-60033.html

［5］舒惠.谈新升本科院校档案管理队伍建设［J］.云南档案，2007（11）：43-44

［6］档案教育网.江苏省高等学校档案管理办法［EB／OL］.（2012-05-10）［2013-04-08］.http：//www.wdjj.cn／info／info-2232.html

［7］廖淑莉.高校人事制度改革中档案管理员工作效能感探析［J］.兰台世界，2012（23）：50-51