人事档案管理制度与模式的创新与探讨

文/山东省临沂市郯城县新型农村合作医疗管理办公室 王玉钰

我国现在的人事档案管理制度诞生于上世纪50年代，是计划经济的产物，不能适应今天的实际情况。随着社会主义市场经济的不断发展和完善，人事档案管理暴露出越来越多的问题。笔者认为，我国的人事档案管理制度已经到了非改不可的地步了。对于如何改革，仁者见仁，智者见智，其中不乏有价值的观点，但我认为其中仍有不足之处。在这里，我仅列出自己的观点，供大家参考。

一、打破档案的身份要求，每一个人都拥有自己的档案

在当前的档案管理制度下，并非人人都有人事档案的。有好长一段时期，甚至直至现在，都只有一小部分人拥有档案。哪一部分人拥有档案呢？政府部门、科研机构，国有企事业单位或者高学历人才，才建立人事档案。

启蒙运动思想家认为，人人生而平等；职业没有高低贵贱之分，每一个人都是这个社会的有机分子。在这个社会中，每一个人，不论从事何种职业，都应该获得尊重。加入连建立个人档案的资格都没有，如何能够体现人与人之间的平等？没有人事档案的人，在身份地位上和拥有人事档案的人就是不平等的。这就决定了拥有人事档案的人拥有的一些权力，享受的一些待遇，没有人事档案的人就享受不到。这虽然不是不平等的根源，但起码是其一个非常明显的表现。

如何才能改变这一局面？其实非常简单。那就是无论在城市还是乡村，无论是干部还是群众，无论是工人还是农民，无论是知识分子还是文盲，无论是边防军人还是街头流浪汉，无论是劳动模范还是服刑罪犯，都要拥有一份属于自己的档案。这是一个社会走向平等、走向规范、走向现代的象征。

二、打破人事部门统一管理档案的格局，由用人部门管理自己员工的档案

现在的档案制度下，人事档案的管理权归属于各级人事部门。我认为这是非常不合理的。

首先，正如第一部分所述，不能够只有一部分特殊人士才有档案，这个社会中所有人员不分男女老幼、职业贫富等等，都应该拥有档案。如此一来，需要管理的档案规模是非常之大的。而各级政府的人事部门如何管理这些数量庞大的档案？恐怕难度非常之大。

其次，很多人的人事档案没必要放在人事部门管理。比如说，农民和农民工，私营企业的员工。农民不需要升迁，不需要调动工作，不需要晋升职称，其档案管理工作非常简单，放在本村或者乡镇政府就行。同样的理由，私营企业的员工只需把档案放在各自企业当中。甚至原来归属人事部门管理的人事档案，放在自己单位管理也会比放在人事部门方便的多。

再次，现在的人事档案管理制度对公民带来了很大的不便。每一个部门都有自己的部门利益，每一个地方都有自己的地方利益，这是不容置疑的。所以，当公民有调动工作的需要的时候，地方政府处于自身利益考虑，很多时候会不予放行。甚至会发生部分人事部门工作人员刁难办理人事档案转移者的事情。

三、档案实行出生地制度，不要“档随人走”

我认为，档随人走的制度是不合理的。原因在于：一、现代社会，人员流动频繁。每一次流动，都要迁移自己的人事档案，而且手续繁杂，这对当事人来说是一个沉重的负担。这一点，并非所有人都能体会到。二、我国地域广大，两地之间办理人事档案转移手续极其不易。

由于这个原因，我建议：档案存在出生地，一生都不要流动。若档案有变动，个人仅需在现单位填写档案变更情况，然后寄给档案保存地，由当地档案保管人员放入该人员档案资料即可。若需要调用某人档案，仍然由当事人发函求档案复印件即可。

当然，看起来这样做也有些繁复。然而，若人事档案实现了电子化，那么这一繁复就荡然无存了。

四、废弃纸质档案，建立电子档案

当前的档案仍为纸质档案，这是很不合理的。

由于档案由专人保管，并不能随身携带，因此一旦填写，就不能修改。而且，调用档案极其不易。很多人由于从来没有见过档案是什么样的，因此档案里面有什么内容，自己毫不知情。即使错了，也不知晓。这在很多时候容易带来问题。

另外，纸质档案填写繁复，调用困难，异地调用更是难上加难。找工作的时候我们需要填写简历，而简历也并不能说明一个人的真实情况。如果有能够共享的电子档的话，那么一切问题就都迎刃而解了。比如会所有私营的用人单位需要招聘人员，只需调出电子档案便可以了解应聘者的情况，从而决定是否任用以及如何任用应聘人员。更重要的是，有了电子档案，一个人就不需要再带着档案到处跑，无论到了哪里，都和在自己家里一样。因为只要有网络存在，档案就会时刻呆在自己身边。

就目前来看，建立电子档案的希望仍然渺茫。因为纸质档案与电子档案毕竟差距太大，这一转变不能够一蹴而就轻易成功。一些人认为，建立电子档案存在技术上的困难，但我认为这都是无稽之谈。我国现在是世界第二经济大国，沿海地区经济水平已经达到中等发达国家水准，办公自动化水平与西方发达国家非常接近。在这种基础上，建立电子档案没有任何技术障碍。我们缺乏的只是改革的动因。

五、与国际接轨，直至建立跨国档案

在人事档案管理制度方面，我们应当关注国际比较流行的一些情况。

中国是一个有独立个性的国家，由于语言、文化之不同，很多时候，中国总是习惯游离于世界之外。另外，新中国成立之后，同西方接触的脚步被阻断，长期处于事实上的闭关锁国之中；改革开放以来，这种局面才重新被打破，但由于长时间的封闭，至今仍然受到某些长期封闭的负面影响。这种情况是不利于我们在各个方面学习西方的。这导致我们现在在很多方面都落后于西方，比如说教育制度、体育文化、金融机构、文化理念、环保观念等等。同样的，我们的人事档案管理制度也是落后的，不合理的。

在这种情况下，就需要我们努力学习西方先进的人事管理制度，向他们看齐。在可能的情况下，我们甚至可以与西方国家建立相互承认、相互通行的跨国人事档案管理制度。如此，则中国人到国外，可以调用在国内的人事档案；外国人到中国来，也可以使用自己原来的人事档案。这样做对促进中外交流、中国更好的融入国际社会以及发展经济都是大大有利的。

六、纠正档案作用：做鼓舞前进的利器，不做阻碍进步的帮凶

人事档案只代表一个人的过去，不代表他将来。一个人的过去不行，不代表其将来不行；过去有作奸犯科的记录，不代表将来就不能成为一个好的总统。我认为在这些方面西方国家做的要比我们强的多。

在国外，即使一个人坐过牢，但并不影响他能当选为总统，社会非常具有包容性。但是在中国，往往就是另外一种情况了。哪怕你过去犯过一点点错误，那么你的美好前程就毁掉了。这说明我们这个社会还不够开明，不够宽容。这也许就能够解释为什么一些人去伪造档案，一些人花钱送礼要修改自己的档案，有些人弄虚作假，美化自己的档案。

总之，要改变这种状况，需要有制度和法律的保证，才能推动人事档案管理工作与时俱进，适应经济社会的发展需要。

[1]王汇.从弃档现象看我国人事档案管理制度模式建设.郑州大学学报 (哲学社会科学版),2006(5).

[2]陈兆.应当改革人事档案的“终身制”[J].档案学通讯,2003(5).

[3]任卫.论社会转型时期人事档案管理制度的改革与创新.复旦大学,2007.