从关联理论看商务英语信函写作的合作原则和礼貌原则

桑麦兰 梅庭军

摘 要： 商务英语信函作为国际商务活动不可或缺的一部分，在国际商务交往中发挥举足轻重的作用。本文简述了英语商务信函必须遵守的合作原则和礼貌原则，通过Sperber和Wilson提出的关联理论，指出如何更好地使用合作原则和礼貌原则。并通过例证分析，论证了这一关联理论对商务英语信函的指导意义，为商务英语信函写作提供了一定意义的理论依据。

关键词： 商务英语信函 关联理论 礼貌原则 合作原则

一、引言

自我国实行对外开放政策以来，对外经济贸易有了很大的发展，书信交流非常频繁，其中商务英语信函是最重要的形式。商务英语信函是以英语为表达手段，以国际商务为目标，以国外客户为服务对象，具有法律效力的经济活动。要写好英语商务信函，除要求业务人员具有良好的英语基础，掌握涉外应用文体的固定格式、套语外，还要注意语用原则在商务英语信函中的作用及商务英语信函写作过程中应遵循的写作原则[1]。合作原则和礼貌原则是商务英语信函写作必须遵守的语用原则的重要组成部分。何兆熊认为，合作原则和礼貌原则之间存在一种进退相让的关系，多考虑一点合作原则，便只能少考虑一点礼貌原则；反之，多考虑礼貌原则，便不得不牺牲合作原则[2]。因此，要注意合作原则和礼貌原则之间的关系。

二、概述

合作原则是美国语言学家Grice提出的语用理论。他认为，合作原则就是要求发话者和受话者在交谈过程中所说的话必须符合交际双方的话题。合作原则包括四个准则，即质的准则、量的准则、关系准则和方式准则。根据Grice的合作原则，在交际中质的准则要求说话人不要说虚假的话和缺乏足够证据的话；量的准则要求说话人所说的话应包含交谈目的所需要的信息，不应超出需要的信息；关系准则要求说话人所说的话之间要有关联，不要偏离话题；方式准则要求说话人的话语含义避免晦涩、歧义、要简练有条理[3]。

礼貌原则是G.N.Leech对语言交际中的礼貌现象进行系统深入研究之后提出的。在Principles of Pragmatics一书中，他系统地介绍了礼貌原则理论。礼貌原则是从修辞学和语体学的角度提出的，每条准则又各有两条彼此对应的次准则：策略准则要求少让别人吃亏，多使别人得益；慷慨准则要求少让自己得益，多让自己吃亏；赞誉准则要求少贬低别人，多赞誉别人；谦虚准则要求少赞誉自己，多贬低自己；一致准则要求减少双方的分歧，增加双方的一致；同情原则要求减少双方的反感，增进双方的感情[4]。

关联理论至今是一个非常新的理论框架，是Sperber和Wilson对Grice理论的修正和补充。Sperber和Wilson认为，关联理论是对明示-推理交际的总概括，交际双方无须知道管束交际的关联原则，更不必有意遵守它，即使人们想违反关联原则也不可能，因为每一种明示交际行为都应设想它本身具有关联性[5]。每一种明示的交际行为都应设想为这个交际行为本身具备最佳的关联性，他们想用这条规则来揭示语言交际的规律，通过推理获知话语的暗含意义[5]。也就是说，明示交际行为是听话者和受话者之间的桥梁，听话者和受话者会根据语境效果自动构建最佳关联，从而达到最优的交际效果，而不是没有任何关联。总之，说话者付出说出话语的努力越少，受话者付出理解话语的努力就越少，关联性就越强，交际就越成功。

三、关联原则在合作原则和礼貌原则中的作用

商务英语信函是国际商务中使用的各种函件的总和，是国际贸易业务操作的专业性记录。这些书面记录具有法律效力，是对买卖双方权利、义务的规定和解决争端的法律依据。Bobby在Business Communication Fundamentals一书中提出商务英语信函写作应遵循的6条原则，包括完整和准确，要求商务信函叙述得当、数字精确，商业惯用语使用准确并包括所有必需的信息；简明，指在不造成含义不清的前提下，用尽可能少的文字表达思想，做到一个段落表达一个意思，避免啰唆、冗长和拖沓；具体则要求商务信函条理分明，表达内容确定、准确而又生动；文采指使用生动活泼、幽默的语言；得体指在撰写商务信函时强调对方的情况而非我方的情况，要将对方的要求、愿望和感情记在心中，寻找最好的方式将信息传递给读者；连贯指行文注意逻辑，语意完整，前后连贯[6]。

关联原则在商务英语信函写作要遵循的合作原则和礼貌原则中有重要的指导意义。在商务英语信函写作过程中，只有以关联原则为指导，才能实现写作原则、合作原则和礼貌原则的高度统一。

（一）质的准则、策略准则和慷慨准则

质的准则体现在商务英语信函写作中，是指交易方所使用的商务信函写作必须简单明了，数字精确，商业惯用术语准确，有真凭实据。礼貌原则的策略准则要求己方处处为他方着想。慷慨准则要求照顾对方且损害自己的利益，体现己方的热忱。

例1：4，860 sets Color Television Set “Golden Star” Brand Model SS374 Customaty Packing.

在例1中，对包装条款仅作Customaty Packing，文字虽简单明了，容易为贸易双方理解。但是，贸易各国和贸易商会根据关联原则，建立自己对Customaty Packing的最佳关联，从而产生歧义，引发贸易纠纷。双方对质的准则有不同的理解，策略准则和慷慨准则必然导致己方的贸易损失。因此，应该调整质量准则，建立起对贸易双方共同一致的最佳关联。应该把这段话改为：4，860 sets Color Television Set “Golden Star” Brand Model SS374 Transported in 40 containers of 810 cartons each.

（二）量的准则、赞誉准则和谦虚准则

量的准则体现在商务英语信函写作中，要求条款的内容应该包括所有的需要信息，不要用多余的文字表达多余的信息。礼貌原则的赞誉准则和谦虚准则则要求写信函的贸易一方在态度上表现出对贸易另一方的赞誉。

例2：By the way，we wish to inform you that our cotton bed-sheet have become popular on the world because of their durability and reasonable prices and it has been difficult for us to meet the increasing demand.However，if you place your orders before the 10th February we assure you of our prompt shipment.

例2中，卖方首先陈述产品销售中遇到的困难：卖方的全棉床单因为经久耐用和价格合理深受消费者喜爱，所以很难保证市场供给。卖方希望买方能够提前订货。事实上，卖方表达的意思非常简单，就是“货物供不应求，希望卖方可以提前订货，方便卖方做好准备”。这段文字非常累赘，提供了多余的信息。买方会根究这段文字建立自己的最佳关联，认为卖方是在对买方乘机要挟，增加麻烦，暗示要提高价格。这样会违背赞誉准则和谦虚原则。因此，应该把下列文字改为：Orders before the 10th February would be appreciated and we could assure you of our promp shipment.

（三）关系准则、同情原则和策略准则

关系准则体现在商务英语信函写作中，就是要使信函的句子之间、段落之间、信函和信函之间都与商务活动有关联并且突出主题。也就是说，信函应该在每一个部分都有关系。同情原则和策略准则就是要是受信人能够顺利地毫无障碍地理解信函的内容及重点，能够尊重对方，增进双方友谊，避免伤害对方。例如：

例3：Dear sirs，we thank you for your letter of 19th November quoting us for the captioned Bicycles.While appreciating the quantity of you bicycles，we find your prices too high to be acceptable.The prices of raw materials have dropped considerably and the retail of you bicycles here has also fallen.It is hoped that you would seriously take this matter into consideration and let us have your reply soon.

例3中，整封信件段落条理清晰、意思明确，表明原材料价格大幅度下跌，当地自行车零售价已经下降。但是，信函并没有表明信函发出者的真正目的，即希望自行车购买价格可以下降，而是过多地考虑对方的感受，没有直接提出降价和降价幅度。根据关联理论，信函接收者会为了自身利益，假装不理解贸易一方的要求，或者只是做出很小的让步。因此，信函发出者应该清楚地表明自己的立场，提出降价要求和降价幅度，维护自己的正当利益。在信件中可以加上一句：We would，however very much like to place further orders with you if you could bring down your prices at least by 10%.

（四）方式准则和一致准则

方式准则体现在商务英语信函写作中，就是在整个商务过程中信函的内容要清晰明了，避免词汇合歧义，使用符合商务行为的语言。一致准则增加双方之间的默契，避免双方的不一致。

例4：We now offer you 2 million tons of iron ore for prompt shipment at $150.00 per ton CIF Shanghai.

根据最佳关联原则，卖方即使想增进双方一致，更好地达成贸易，也容易从本国角度出发，做出适合自己的关联。反之，买方也会做出适合自己的关联。在例4中，有两处含义模糊，首先是重量单位是“ton”，这一单位在不同的国家有不同的定义。如公制中1公吨等于英制的1016吨，在美制中等于907吨，如果不说明采用哪个国家的计量标准，就会引起误会，容易造成贸易摩擦。此外，“$”可以理解为美元，也可以被认为是加元、澳元等，各国货币是采用浮动汇率，这样会导致商品价格的不同，因此，只有双方都能建立最佳关联，才能实现方式准则和一致准则的统一。因此应该标明准确的货币符号。这句话应该改为：We now ofer you 2 million metric tons of iron ore for prompt shipment at USD 150.00 per metric ton CIF Shanghai.

四、结语

合作原则和礼貌原则是人们文明从事商务活动的重要表现，这将有利于贸易双方的交流与合作。但是合作原则和礼貌原则之间既有相互统一的一面，又有相互对立的一面。只有在关联原则的指导下，才能更好地遵循合作原则和礼貌原则。以此为基础，可以更加高效率地进行商务活动，更好地减少甚至避免贸易摩擦，促成商务合作，实现预期目标。

参考文献：

[1]周瑞琪.语用原则在商务英语信函写作中的运用[J].广东：广东外语外贸大学学报，2007，Vol18，1.

[2]何兆熊.新编英语用学概要[M].上海外语教育出版社，2000.

[3]Grice H.P.Logic and Conversation.In Cole，P.Morgan J.L.Syntax and Semantics 3：Speech Acts[C].New York：Academic Press，1975.

[4]Leech.G.N.Principles of Pragmatics[M].London：Longman Group Limited，1983.

[5]何自然，冉永平.关联理论认知语用学基础[J].广东：现代外语，1988，3.

[6]Bobby D.S.Business Communication Fundamentals[M].Ohio：Charles E.Merrill Publishing Company，1984.