浅析企业合同管理

潘朝英

【摘 要】合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，同时也是产生纠纷的根源；搞好合同管理，是维护企业合法权益的最基本的要求；不仅要加强静态合同管理，还要尽快实现真正的动态合同管理。

【关键词】合同；合同管理；企业管理；动态

1.引言

合同是商品经济的产物，是商品交换的法律表现形式；合同是指公司及分公司因经营管理的需要，与其它法人、组织和自然人之间设立、变更、终止民事权利义务关系所达成的协议。现代社会可以讲是合同社会；企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的。所以，一个企业的经营成败和合同管理有密切关系。

2.合同管理概况

2.1 国内合同管理起源

我国合同制度起步较晚，特别是新中国形成合同法律制度时间较短；当今的企业，特别是老的国有企业，大多数是从计划经济时期走过来的，不少企业领导和管理人员的思想方法和管理方式以及管理制度都带有计划经济的色彩。作为现代企业的领导，深感合同的重要，深感加强合同管理的重要，经过完善的企业合同管理，可以说基本到位。但三十多年计划经济体制的残余影响，至今在合同与合同管理上仍然一些存在根源上的误区。

2.2 国有企业合同管理现状

新的《合同法》已由中华人民共和国第十届全国人民代表大会常务委员会第二十八次会议于2007年6月29日通过，并予公布，自2008年1月1日起施行。

2.2.1 国有企业合同管理的优势

合同管理的具体内容和合同关系自始至终是一种法律关系，所以现代企业的合同管理也应当是自始至终的全过程的、全方位的管理。根据多年来合同管理实践，国有企业的合同管理做得比较好的几个方面有：

（1）建立了健全的合同管理制度。

（2）加强了合同管理人员的培训教育。

（3）重大合同审查管理。

（4）履行监督和结算管理。

（5）透彻研究合同条款，公平、公正的处理索赔和合同纠纷。

（6）对所有合同进行存档管理。

2.2.2 存在的问题

企业合同管理是企业做大、做强的“命门”所在，但在相当的企业中，仍然存在不少问题，主要有几下几点：

（1）有一定的企业法制观念，但是执行过程容易多头“领导”。

（2）不签书面合同现象突出，容易轻信“口头承诺”的协议，一旦一方失信，便纠缠不清，引发纠纷。

（3）合同签订文本不规范、约定不明确。

（4）合同签订履行监控制度不完善。

（5）合同履约率不理想。

所以，企业如果自身经营人员素质不高、文化水平偏低、法律知识贫乏，往往在合同签订前不调查对方资信情况，很容易落入对方设下的“合同骗局”；企业一定要注重培养一支懂法律、懂合同的经营队伍，提高信用度，规范经营行为，才能使企业得到稳定的发展。

3.加强企业合同管理的措施

从企业的合同管理中存在的问题来看，各种合同欺诈行为，只要提高法律鉴别能力，认真对待，相信是不会轻易受骗上当的。建议不仅要加强静态合同管理，还要尽快实现真正的动态管理。

3.1 加强静态合同管理

（1）加强合同管理，要建章立制，更要加强执行合同管理的力度。要建立合同管理机构和合同管理制度，对企业内部的合同管理机构和合同管理人员要进行《合同法》培训，特别要对企业的经营人员和管理层进行培训，提高他们的合同意识，掌握合同法律制度，并自觉地运用到企业的经济活动中，使企业从被动地应付和处理合同纠纷转到主动地预防合同纠纷，从而增强企业的应变、发展和竞争能力，避免经济损失。

（2）要把好合同签订关，严格审查对方当事人的主体资格、资信情况和履约能力；对合同条款要认真推敲，防止发生歧义和误解，对资金数额巨大、产权交易等抵押合同和生产经营合同要依照有关法律规定及时办理抵押登记和鉴证手续，以保证合同的合法性、严密性和完备性。

（3）要强化履约意识，合同一经承诺，即具有法律效力、企业的合同管理部门应及时了解和掌握合同履行的情况，通过建立合同档案和合同报表制度，及时总结合同管理中的经验教训，提高防骗反诈能力。企业应当建立健全合同管理的机构、落实合同管理人员、建立健全合同账目、档案制度，使合同管理规范化、制度化，从而规范企业的签约和履行行为，堵塞漏洞。

（4）要学会运用法律武器进行自我保护对违约行为要及时申请仲裁或向人民法院提起诉讼，对合同欺诈行为要及时采取措施，尽量减少和避免损失，并请求有关部门予以打击。

3.2 实行真正的动态合同管理

企业合同管理制度的有效性决定了企业各项经营管理工作的成败，而企业合同管理工作的进行由静态转化为动态才能确保企业合同管理制度的有效性，结合有关理论及企业法务工作的实践，笔者对企业合同管理制度动态化的提出一些建议。

3.2.1 法务、业务相互轮岗学习，变对立为合作

合同管理一般采取企业法务部门统一归口管理和各业务部门、各单位分口管理的模式，法务部门作为企业合同的统一管理部门，对企业合同的签订和履行负有全过程监督、检查和指导的职责。

3.2.2 实现内、外法务岗位的高效互动

企业往往从保护企业经营秘密的考虑出发，不愿让外聘律师过多知道企业情况，而一个对企业缺乏了解的律师很难在企业面临诉讼时针对企业的实际情况制定出正确的诉讼方案，同时，由于企业法务人员长期局限于内部合同审核工作，法律知识也会逐步老化，面对不断涌现的各种商事法律新问题难免感到力不从心，小问题处理不好往往会导致大纠纷的产生，所以，企业应每年安排一定时间让企业法务人员到律师事务所实践，更新法律知识，积累实际工作经验，此外，也要请外聘律师真正走进来，参与到企业经营管理的各项重大活动中去。

3.2.3 确保合同管理规章制度常变常新

在市场经济中，各种商事因素变幻莫测，国家的商事法规也会不断调整更新，企业在经营管理活动中也会不停地遇到新问题，这就要求企业法务部门在合同管理工作中既要依法办事又不能不顾实际、默守陈规，合同管理规章制度的滞后会严重影响企业对各种新问题的处理。

法务部门配合业务部门（下转第32页）（上接第30页）解决了新问题后，不能将它当作普通个案就此结束，而要及时总结经验教训，将之通过法定程序上升为合同管理规章制度的一部分，不断丰富充实合同管理规章制度的内容，才能确保合同管理规章制度常变常新，有效服务企业的各项经营管理活动。

3.2.4 合同管理工作与业务管理工作既平行又交叉

实际上，合同管理工作的核心部分恰恰从合同签订后开始。动态合同管理工作应当是自始至终与业务工作既平行又交叉的全过程、全方位的综合管理工作，现实中签约容易履约难的情况十分普遍，在合同的履约期内任何情况都有可能发生，市场行情和缔约各方自身的情况无时无刻不在发生变化，法务人员和业务人员应紧密配合，关注业务运作中的每一个细节变化，业务人员应及时将各种非正常业务现象及时提交法务人员分析论证，法务人员应及时反馈分析结果，企业在业务活动中发现有重大法律风险发生的迹象时，宁愿承担一定的违约责任也要立即解除合同，主动控制降低风险，牺牲局部利益，保全整体利益，不要心存侥幸。

3.2.5 动态处理合同纠纷，坚持事后问责制

合同纠纷一旦产生，企业在根据合同中的违约责任条款决定处理方案时要充分考虑到合同纠纷相关的各种具体情况，确定纠纷解决目标。不能不顾实际情况，只知刻板地按合同约定的解决方式进行。在普通合同纠纷中，要树立诉讼经济的观念，积极降低诉讼成本，合同对方只要不是合同欺诈、恶意违约，能通过协商解决的纠纷就不要轻易诉诸法律，以免劳民伤财，影响双方的进一步合作，设置企业法务部门的初衷不是为了进行诉讼而是为了尽可能避免诉讼。而对于涉及企业重大商誉的大是大非问题，不能马马虎虎，轻易作出让步，要坚持通过诉讼寻求一个客观公正的法律结果，以澄清事实，消除影响。

实行企业动态合同管理制度的方法和途径还有待于从事企业法律实务的工作者、研究者们进一步研究和总结，对企业决策者来说，只有牢固树立动态管理合同工作的意识才能有相应的作为和措施，才能使企业合同管理制度对企业的各项生产经营活动真正发挥积极有效的作用。

4.结论

成功的企业合同管理，是把合同的权利义务按职能分工分解到各部门，由各部门去履行属于自己职能范围的权利义务，不仅要加强静态合同管理，还要尽快实现真正的动态管理。只有这样、合同管理才能真正到位，履行责任才能真正落实。

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