高校院系对教学档案资料管理的探讨

周世好，李 莹

(1琼州学院体育学院，海南三亚572022;2琼州学院人事处，海南三亚572022)

1 实施教学档案管理的重要性

1.1教学档案的基本内容教师教学档案资料包括:教学工作档案资料:教学任务书、教学大纲、学期授课教学进度计划、教师教学日志、试卷库、教学影像资料、教学工作总结、

教学科研工作档案资料:教材(主编)、著作(主编)、发表论文、参编书籍、精品课程、教案资料、内部书刊资料。

学生学习档案的记录，包括:毕业论文、专题综述、设计实验报告、社会实践、调查报告、发表论文

报告完整准确的反映了学科建立、建设和发展的历史过程，是查考办学历史工作的标准依据。毕业生参加工作后，用人单位来函了解该生的在校表现、学习情况、家庭情况;毕业生丢失毕业证，档案提供学习成绩等相关资料，通过查阅学生学籍档案予以证明并补办。

1.2教学档案是专业建设水平的重要依据教学档案直接为教学活动服务，是评估学校教学工作质量、考核教师和其它专业技术人员、衡量学校教学管理水平的重要依据［1］。教学档案反映了教学管理的全过程，是学校档案工作的主体、核心和重点，它包括学校综合管理、学科和实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与课堂实践、毕业生工作、教材、教学研究等方面的文字材料和声像载体。在2010年海南省高校新办本科专业合格评估中，我校的教学档案为教学评估材料提供了系统、翔实的资料，为学校顺利通过新办本科专业合格评估发挥了重要作用。

1.3教学文书档案是院系领导决策的参考依据教学文书档案包括上级教育部门和学校各机关下发的需要院系贯彻执行的各项教育教学工作的决定、条例、指示、批复、会议文件［2］，在各项教育管理工作中形成的决定、制度和办公会议记录等。院系领导在研究某项工作时，通常必须考虑到工作的连续性，这就要求教学档案工作人员查阅相关文件以供参考。如在研究如何教学事故处理问题时，档案工作人员就必须找出学校有关教学事故处理的条例文件档案，供院系领导讨论时参考。

2 当前院系教学档案管理工作存在的问题

2.1教学档案资料收集没有形成制度教学资料收集不够完整，这主要表现在两个方面.一是外出参加教育教学会议的教师不会主动把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成了会议文件未能及时归档。二是某些教师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若经资料室归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心方便。

2.2档案工作人员对教学文件材料是否归档的鉴别能力不够

2.2.1 平时工作中没有及时收集产生的文件材料，如体育学院海南东方市函授站2006年挂牌，在平时工作中没有及时收集产生的文件材料，到了2009年，函授站整理函授学生学籍，有许多的资料从档案中调阅，仍然有缺少部分，工作人员也只好亡羊补牢。

2.2.2 对申请入党学生的材料归档不够完整。学校是培养人才的摇篮，是国家培养共产主义接班人基地。院系管理资料档案人员只会把已经被确定为教工、学生建党积极分子的建党材料加以归档，而忽略了对广大师生、尤其是学生入党申请书的归档。

2.2.3 院系对教学档案工作缺乏关注，院系领导与教学资料管理人员缺乏协调、沟通，难以形成有效的教学档案管理网络。

2.2.4 院系资金紧张，对教学档案资料管理工作投入少，在一定程度上制约了教学档案宣传工作和教学档案现代化管理工作的开展。

3 做好院系教学档案管理工作措施

3.1建立管理网络，强化管理机制确定院系主管教学领导分管教学档案管理工作，由院系图书资料室专兼职人员负责二级学院教学档案的综合管理，各科室明确一名兼职人员负责教学档案的收集、整理和移交工作，形成一个以教学档案为模块的教学资料管理网络。

3.2配合学校教学中心工作，提高教师建全教学档案意识在校庆、重大节日或运动会、艺术节等大型活动期间，充分利用照片档案的生动而富有活力的宣传效果，积极配合学校中心工作开展照片档案展览。

3.3教学档案建设工作应与领导、各部门沟通，树立良好的服务意识由于教学档案管理工作繁琐、量大，院系教学秘书往往呆在资料室里忙着做日常资料整理、登记、分类、保管等常规性工作，忽视了与校领导、各部门的沟通，久而久之，就会形成教学档案收集困难、档案管理网络薄弱的局面。因此院系教学秘书在做好教学档案整理工作的同时，应潜移默化的影响领导对教学档案工作的理解和重视;教学秘书还应该主动深入到各部门，尤其是教学一线，宣传教学档案归档范围和要求，了解各部门工作开展的情况，探讨各部门在收集教学档案过程中遇到的问题。

教学档案管理的最终目的在于服务教学管理工作［3］。教学秘书只有通过热情、及时、准确的查找教学档案、为院系领导、教师和学生服务，才能充分体现教学档案工作的价值。

3.4提高教学秘书的素质是做好教学档案工作的关键

3.4.1教学秘书要不断提高政治素质高校院系教学秘书对政治素质有高度要求。只有具备政治上的坚定性、敏锐性，具有求真务实、严守机密的品格，才能保证教学档案的可靠性、安全性［4］。教学秘书只有坚持学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，学习新时期党的方针、政策，才能不断提高自身的政治素质。

3.4.2教学秘书要不断提高文化素质高校院系教学秘书更应该在“工作中学习，在学习中工作”，树立终身教育、终身学习的理念，成为一名学习型的档案工作者，以适应事业发展教育对档案工作与时俱进的要求。

3.4.3教学秘书要不断提高业务素质教学档案工作是一项专业性很强的工作，从事这项工作，必须熟悉与档案工作相关的政策和法律法规，掌握教学档案工作的方法和规律，精通教学档案管理业务。教学秘书要认真钻研业务，不断提高教学文件归档的鉴别能力，积极参加教学档案继续教育，与同类学校交流教学档案管理经验，学习先进教学档案管理经验，促进本校教学档案工作的开展。

［1］潘连根..数字档案馆与数字图书馆的比较研究［J］.浙江档案，2006(03):60－63.

［2］蔡德民..图书与档案信息资源共建共享探析［J］.河南图书馆学刊，2009(10):78－79.

［3］颜海.档案信息资源开发利用［M］.武汉:武汉大学出版社，2011.03.

［4］吴建中..战略思考:图书馆发展十大热门话题［M］.上海:上海科技文献出版社，2010.9