高校档案标准化与信息化管理工作现状及对策研究

刘俊兰， 赵艳华， 刘毅红， 贾立平

（河北农业大学 档案馆，河北 保定071000）

高校档案是指高校在教学、科研、管理等各项活动中产生的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料的组合［1］，它是高校发展的真实记录，反映了高校深厚的文化积淀，也是衡量高校管理水平和教学质量的重要依据。教育部《高等学校档案管理办法》实施以来，档案的作用价值受到了各高校的重视，也取得了令人欣慰的成绩。随着计算机技术和网络技术在数字化校园建设中的广泛应用，档案的内容形式已不再是传统单一的纸质材料，档案形式出现了复杂化、多样化。合理有效的利用新形势下的档案资源，使档案资源最大限度地发挥其优势，需要使用标准化、信息化的手段来加强新形势下档案的管理。

一、高校档案工作标准化与信息化管理工作现状

随着计算机技术、多媒体技术的广泛应用，办公自动化系统的普及，高校在各项工作中产生了大量的电子文件。档案的内容和形式已不再是局限于传统意义上的纸质材料，出现了移动硬盘、光盘、微缩胶片等新的存储介质，高校档案管理工作也正在由原来的纯手工操作逐步向计算机管理迈进。但由于没有一套统一的规范，各高校的管理方式不一，软硬件设施五花八门，软件之间互不兼容，难以实现资源共享，这些都对档案的信息化管理方式、标准化、规范化提出了新的挑战。

《高等学校档案管理办法》实施以来，各高校都在认真贯彻落实其相关内容，从档案人员、设备、库房等方面着手来加强档案的管理，多数高校都加大了档案管理标准化、信息化的步伐，并取得了一定的成绩。但由于档案的特殊性及各高校自身条件、领导的重视程度不同，各高校档案管理发展的状况也参差不齐，多数高校距离档案的标准化、信息化标准还有一定的差距，普遍存在以下问题。

（一）对档案管理的标准化、信息化认识不全面

自《高等学校档案管理办法》实施以来，多数高校都对档案重视度有了一定的提高，但大部分高校对标准化、信息化并没有一个统一的认识。有的认为标准化是指档案内容和档案形态的标准化，档案内容规范，档案形态统一；有的认为标准化是信息化的前提和基础，是对档案在收集、整理、检索、管理等各方面制定的一套规范，各高校档案管理部门都参照此标准执行，以保证各档案馆及下属兼职档案管理部门的数据统一、设备兼容，达到科学有序的要求，以实现资源共享；还有一部分认为信息化即为使用档案管理软件保存档案目录信息，方便档案查询，有了档案管理软件即为实现了档案信息化。上述理解均是根据自身学校情况对于标准化、信息化的理解，具有一定的局限性。笔者认为档案标准化是以档案工作领域中的重复性事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称，它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据，具体包括档案内容和档案形态的标准化等方面的内容。档案信息化是指基于网络实现档案的收集，整理，检索等工作，加强电子档案的收集并逐步实现馆藏教学档案、文书档案及其他珍贵档案数字化。

（二）档案管理人员队伍整体业务水平不高

坚持以人为本是科学发展观的要求，在推进档案管理工作的标准化、信息化进程中，档案管理人员的业务水平直接决定其发展水平。据调查，在河北省各高校中，档案人员队伍建设普遍存在着专业人才匮乏、人员老化、能力水平有限、部门兼职档案员流动性大等问题，很难适应新形势下档案标准化、信息化管理的要求。

新形势下对档案管理人员的要求是掌握计算机、档案、法律等专业知识的综合型人才及专门的档案管理研究人才。由于在我国有档案管理专业的高校并不多，档案专业的人才培养已经无法满足社会的需要。多数高校很难招聘到专门的档案管理人员，多是从其他岗位调动过来从事档案管理工作，即使新招聘的档案管理人员也很少系统学习档案管理专业课程，掌握计算机技术及档案管理知识的复合型人才更是凤毛麟角。有的高校甚至没有专职的档案管理员，而是采用人员兼职聘任的方式，一人多岗。对于日益增多的档案，难免顾此失彼，更谈不上改进现有的档案管理方式。调查显示：高校各部门兼职档案员普遍存在流动性大的问题，虽然高校档案管理部门会定期对各部门兼职档案管理人员进行培训，但是频繁换人使部门兼职档案员对于档案工作不熟悉。不仅增添了档案管理部门的负担，还造成部门档案归档不规范，收集不齐全，移交不及时等问题。

（三）部分高校软硬件设施亟待提高

目前，由于各高校对档案馆资金投入情况不同，各高校的软硬件条件也处于不同的层次。有的高校资金投入充足，不仅配备了专门的档案管理软件，服务器，打印机、扫描仪，数码相机、密集架等设备，扩建了库房面积，还划拨了专门的款项用于案卷的保护、维护及对各立卷部门的培训与奖励。但有的高校库房面积狭小，没有专门的除湿机、吸尘器、防盗柜、密集架等，远远达不到档案库房的要求。虽然各高校都配备了计算机，但是服务器、扫描仪、数码相机等硬件设施还远远达不到要求，个别高校甚至没有专门的档案管理软件，对于标准化、信息化的工作更是无法进行。

二、制约高校档案标准化与信息化发展进程的因素

制约高校档案标准化、信息化进程的因素归纳起来主要有以下3个方面：

（一）档案标准化、信息化管理未形成统一规范

省教育厅、档案管理部门虽然提出了档案标准化、信息化管理的发展方向，但是并没有专门针对高校的档案管理提供一套标准、统一的规范，也没有提出标准化、信息化的确切定义和执行的方法，同时，档案标准化、信息化方面的法律法规也并不完善。这些都制约了其发展进程。

（二）管理存在漏洞

高校主管部门并未把档案的标准化、信息化列入到建设数字化校园的发展格局中。因此，在资金、政策、技术、人力资源等方面对档案事业的支持力度还有待提高。最为严重的是不少人在观念上仍然认为档案管理部门只是从事简单资料的保管，查阅工作，平时没什么工作可做，因此，在人员调配上也难以提供高素质的综合型人才。

（三）资金投入不足

相对于高校的教学、科研、行政管理等部门，高校对于档案事业的投入明显不足。这已经成为高校档案软硬件设施难以达到标准的瓶颈。

三、高校档案工作标准化与信息化的对策

对于“繁、重、杂”的档案工作，只有制定一套科学、合理、高效的集标准化与信息化于一体的档案管理体系，才能保证各高校、各部门档案内容形式相互统一、相互协调、相互衔接。提高档案工作效率，保证档案质量，节约人力、物力，充分发挥档案的价值。

（一）制定标准化、信息化统一规范

档案管理标准化、信息化是实现高校档案管理现代化的重要前提和技术保障，但是要实现这个目标也不是一蹴而就的，需要国家教育部门、档案管理部门的扶持。针对各高校对标准化、信息化的概念认识模糊、不统一的现象，国家有必要制定一套有关新形势下档案管理的统一规范，并下发至各档案管理部门。有了这套规范，档案的标准化、信息化管理便有章可循，有法可依。除此之外，省教育厅也有必要出台一套有关档案管理工作的指导性意见，并组织计算机和档案专业两方面的人员共同组成规划小组，结合省各高校的具体情况，制定出包括近期实现目标和远期发展方向的整体规划，提供切实可行的实施方案，确定各阶段分步实施的计划，避免好高骛远，华而不实，使档案标准化、信息化的推进工作落到实处［2］。

（二）建设现代化档案管理人才队伍

档案管理标准化、信息化是一项长期而艰巨的任务，它的发展过程是和新技术、新知识密不可分的，因此，档案管理人才队伍的建设是决定档案标准化、信息化方案能否顺利实施的关键。针对省各高校档案管理员队伍的现状，提出以下两方面的措施来提高高校档案管理员队伍的整体水平。

1．提高档案人员地位待遇，吸纳专业化档案管理人才 在人们的传统意识中，档案管理部门是学校较为边缘化的部门之一，档案工作人员也是不被关注的弱势群体，因此，好多年轻有能力的人员不愿意来档案馆工作。这就需要上级部门采取有利措施，提升档案人员待遇，为年轻有能力的工作人员创造良好的继续教育、职称评聘条件，以此来吸纳更多的人才投入到档案管理事业中来。

2．加强专、兼职档案员的业务培训 学校应该为专兼职档案员提供条件，支持他们积极的参加业务培训，各类档案研讨会，不仅学习档案专业知识，还应加强计算机技术、网络技术、现代化办公技术、多媒体技术、法律等知识的学习，逐步提高档案工作者的业务技能和综合素质，以满足实现档案管理标准化、信息化对档案管理员提出的新要求。档案管理部门还应定期对各部门兼职档案员进行业务培训，在提高其业务水平的基础上增强责任感。学校应该划拨专项资金用于对归档及时、规范的部门予以奖励，鼓励其工作的积极性，还应尽量避免不合理的人员流动，对于必要的人员调动，前任兼职档案员还应增强责任感，对新任兼职档案员进行业务培训，增强其档案意识，做好交接工作。

（三）提供标准化、信息化所需要的软硬件设施

充足的现代化设备是实施档案标准化、信息化管理的基础条件，因此，高校应加大经济投入，加强基础设施的建设，对标准化、信息化建设毫无动静的院校购置充足的计算机、扫描仪、打印机、数码相机等现代化办公设备，并配备专业人员对其进行操作，使设备得到合理的利用。对标准化、信息化建设正在进行过程中的院校，进行必要的设施补充，以保证其更快更好的发展。软件方面，高校应为档案管理配备高性能、多功能的档案管理软件，针对目前各高校所使用的档案管理软件种类繁多，数据格式不统一，通用性差等问题，各高校应及时交流经验，配备有利于资源共享的通用性档案管理软件。此外，对于软硬件设备的维护费用也应列于预算之内。

总之，加强高校档案的标准化、信息化建设是档案事业适应社会发展的必然选择，也是提高档案质量和管理效率的必由之路。高校档案的标准化、信息化建设是一项长期而艰巨的工作，档案标准化与信息化是相辅相承的，档案标准化是信息化的前提和基础，档案信息化是标准化发展的必然趋势，各高校应加快步伐，使档案标准化、信息化建设迈上新的台阶。

［1］ 刘柳．谈高校档案资源的管理与利用［J］．兰台世界，2008（8）：8．

［2］ 仝美兰．高校档案信息化建设中的问题与对策［J］．山西大同大学学报，2008（5）：99-101．