浅析医院药品应付账款的管理新途径

刘卫红

采购药品产生的应付账款是指医院因购买药品满足临床需求，并且取得药品实物和支付货款存在时间差异而产生的负债，属于医院负债类项目的重要组成部分。如何让有限的药品占用资金发挥更大的经济效益，平衡医院现金流的不足，笔者结合自身的工作实践，对药品应付账款的管理做一浅析。

一、应付账款存在的主要问题

1.“货票同行”造成的应付账款异常增多

“货”指药品实物，“票”指随药品同行的随货通行单据。供货商为尽早收回药品货款，常常在医院最后确认应付账款的截至日期前，常常想法设法向医院小批量输送尽可能多的药品，这也是医院药品资金的月库存金额和年库存金额逐年升高的原因之一。

2.“票货不同行”导致提前确认应付账款

月底结帐前，供货商开来的随货通行单据被先行录入医院药品HIS系统；一般情况下，结账日后很短时间内，药品实物才被履行验货手续。即药品实物流和资金流动不统一，存在1-3天的时间差。但其目的很明确，一部分应付账款被提前确认。

3.伪造变造随货同行单据虚增应付账款

随货同行单据有时也可能被伪造变造，如果没有被及时辨别真伪，应付账款可能被虚增，不同程度地增大医院资金的支出。

4.采购计划超越药品需求造成的应付账款增多

药品采购行为中，一般经验和主观意向尚居于主导地位，也含有某些利益倾向。所以当月末应付账款即将结账时，正常的采购计划中可能会存在一些超越临床需求的药品计划。供应商的目的是“早一日送货，早一月结算”。相对医院而言，付款结算时资金流出量就会相应增多，不利于医院统筹安排付款资金额度的预算，也不利于药品资金的合理运用及其高效运转。

5.主客观错误和恶意重复造成的应付账款增多

本期应付账款贷方发生额存在重复和错误，应冲减的应付账款没有在本期冲减。不管是客观上错误录入，还是恶意的为之，如果不能在当期及时发现和改正，尽管有可能是下期改正，应付账款还是被无形中增大，相应的药品付款支出资金流也会增多，也不能有效制止部门和个人谋取私利的行为。

6.采购预算资金不能对应付账款实行有效的约束和控制

财务部门都会在年初要求药学部门制定全年的采购预算资金，其目的是统筹安排有限的资金，平衡各方面的资金需求，提高资金使用率。但是由于药品是辅助医疗业务的特殊产品，应付账款并没有完全或较大程度地受全年采购预算资金的影响。现实生活中，采购药品产生的应付账款都能得到审批并偿付给供应商，采购预算资金对医院偿付应付账款的约束少之又少。

7.应付账款的产生没有受到审批权限的有效控制

应付账款的产生源于药品采购计划的生成和执行。药品采购计划只有经过审批才能有效控制应付账款的多少。但是现实中存在两种情况：（1）“计划未审，药品先行”；（2）医院管理者未能在有限时间内及时审查并审批采购计划的合理性、规范性和科学性。

二、对策和建议

1.提高药品相关人员对应付账款管理的理论水平

提高药品会计、库管和验收等相关人员的素质，提高鉴别药品随货通行单据和增值税发票真假的能力。杜绝“货票同行”和“货票不同行”导致超越临床需求的应付账款异常增多行为。医院管理者内请或外聘专家开展应付账款管理的培训，让药品相关人员掌握应付账款管理的具体方法和手段。其目的如下：（1）杜绝采购行为中“计划未审，采购先行”的行为；（2）减少月末小批量入库的集中行为，必要时取消相关药品的录入和延期付款等惩罚措施；（3）制定量化的标准，严格禁止提前确认和虚增应付账款，并予以奖惩。

2.运用数据挖掘技术摒弃超越临床需求的采购计划

如何运用数据挖掘技术对处于睡眠状态的数据进行销售分析和预测，成为控制和管理应付账款的关键。其优点在于:（1）提供了一种量化应付账款管理的标准；（2）在一定程度上，可作为一种筛选超越临床需求采购计划的工具。

3.配备应付款款管理的高级技术人才，为应付账款的管理注入新的活力

引进高级人才，医院管理者也要高度重视和兼顾应付账款管理的相关人员，改变其年龄结构老化，应付账款管理水平低下的现状，突破应付账款管理的瓶颈。

4.药品销售后付款，是改变应付账款管理的新途径

改变应付账款的确认时间，可在一定程度上消除药品占用资金流通的障碍，加快药品流通速度，提供了一种应付账款管理的新途径。

（1）医院应付账款付款的现状

医院药品应付账款入账时间，是与药品所有权相关的风险和报酬发生转移的时间，即药品验收入库时间，而药品验收入库时间即为应付账款的确认时间。医院鉴于融资需要，一般在药品入库时间3-6个月后付款。尽管这样缓解了医院现金面日趋绷紧的压力，增加了部分利息收入，但并不能有效改变本文所列举的一些问题，例如长期滞销的药品所增加医院的库存成本和应付账款月末年末的异常攀升。

（2）医院已经具备药品销售再支付货款的前提和条件

医院信息系统HIS(HospitalInformationSystem)系统的普及和功能的多样化，不但解决了药品海量销售数据的收集和挖掘问题，而且还可随意按年、季、月，甚至按日提取药品供应商药品在药库药房的实时库存和销售量。所以医院可不以药品入库时间来界定应付账款的确认时间，完全可以以各供应商每月在医院所销售的药品金额作为每月应付账款的确认时间。

（3）以各供应商每月在医院销售药品金额确认应付账款的优点如下：

第一，消除供应商月末年末的压货套取医院资金行为。如果借助医院HIS系统，统计各供应商每月药品的销售金额，并依此确认他们的应付账款，则可在很大程度上抑制药品供应商的月末和年末的压货套利行为。

第二，可提高医院内部供应链的效率，减少药库和药房的储备成本。由于以药品销售金额作为结算应付账款的前提，所以滞销药品一般就不会得到偿付。供货商更不愿滞销药品占用自己的资金，所以他们会更倾向把滞销药品退回位于供应链上游的药品生产厂家。药库和药房一直存在的高储备成本就会下降，在很大程度上有助于实现“低库存、高供应率，高周转率”的管理理念。

第三，减少医院偿付应付账款的资金量，实现对应付账款的精细管理。以药品销售金额作为应付账款的偿付节点，不但可控制医院现金流出数量，而且可有效提高应付账款的周转率，做到真正意义上医院资金使用效率的大幅度提高,实现应付账款的精细管理。

[1]刘卫红,付金海.BP神经网络在药品采购资金管理中的应用探讨[J].河北中医.2011.12.

[2]袁丹.应付账款付款时机的策略选择研究[J].财会研究.2013年4月上.