关于高校图书情报档案一体化实施问题的思考

刘建丽

(菏泽学院 图书馆，山东 菏泽 274015)

近年来，图书情报档案一体化引起了文献信息界的高度关注，有关讨论不绝于耳。通过这些讨论，对于实现图书情报档案工作的一体化的意义和必要性，大家已有广泛共识，早日实现图书情报档案工作的一体化也成为广大相关业界人士的企盼。但是由于各种因素制约，一体化工作现状是理论上热烈讨论、实施中鲜有成果，实现我国图书情报档案工作一体化还有很多问题亟待解决，还有很长的道路要走。相对于社会上条块分割严重的图书、情报、档案系统的整合，高校作为单一主体，在其内部实施一体化整合的政策调整、技术调整、人员调整等工作的难度都相对小一些，是当前实施一体化最有可能实现突破的地方，因此，可以在高校首先试行图书情报档案一体化，取得经验后再全面推广。

1 实施图书情报档案一体化是信息社会对高校的要求

图书、情报、档案是高校信息资源领域三个最重要的组成部分，是高校进行信息化建设的基础和支撑。在信息时代的前夜，图书、情报、档案按照旧有的社会分工，被分属到不同的系统，它们的差异被放大，它们的共同性被缩小。随着信息化的来临，新技术被越来越多的采用，信息化革命的结果，要求实施图书情报档案一体化。

1.1 图书情报档案的同源性要求高校实施一体化

图书情报档案本出同源，在早期的人类分工中实为一体［1］(P84～85)。工业化的后果导致社会分工的进一步细化，三者逐渐分离。但在高校内部，信息资源的共性，使它们的区别并不是那么突出和明显。在一些高校，图书和情报部门已经合为一体。在大多数高校内，三个系统之间的交叉、融合也在不断加强，彼此之间的渗透、借鉴日益增多。高校信息化的发展，客观上要求整合校内信息资源，破除人为壁垒，建立一个高效的信息资源运行系统。上海图书馆、宝钢集团等已做了很好的尝试，可以为高校提供借鉴［2］(P27～28)。图书情报档案的同源性，是实施一体化的根据，也是实施一体化的基础。

1.2 图书情报档案的共同属性使高校实施一体化成为可能

图书、情报、档案具有共同的信息属性和知识属性［3］(P127～128)。从信息属性来看，它们分属于高校信息系统工程的子系统，是信息系统的组成部分，分别负责信息的采集、整理、储存、检索、提取、传输和使用等环节中的部分环节，有区别也有交叉重合，共同服务于一个整体系统。从知识属性来看，它们都是人类知识的记忆，都是高校知识资源的载体，只是以不同的形式表示人类文明的成果。它们共同的信息属性和知识属性，使它们在处理信息的理念、方式、方法等方面都大体相同，这使实施一体化成为可能。

1.3 图书情报档案工作的网络化促使高校实施一体化

网络化的迅猛发展，为信息化提供了良好的载体。网络化是信息化的支撑，只有建立了高效快捷的网络，才能实现信息资源快速上传、检索和共享［4］(P22～24)。处在信息社会，图书、情报、档案系统的运行，也必须依靠网络进行。对于高校而言，分别建设图书网、情报网、档案网，既不现实也不可能，只能建立唯一的校园网。在校园网内，图书、情报、档案分门别类地孤立运行，既造成了投入的重复也造成了资源的浪费，人为地增加了运行成本，而实施一体化可以使整个信息资源在系统内高效流转，发挥更大的效益。

2 高校实施图书情报档案一体化的难点所在

高校作为一个相对独立的社会子系统，内部图书、情报、档案系统相应设立，可以说是麻雀虽小、五脏俱全。作为一种内部机构整合和职能调整，实施图书情报档案一体化高校具有先天的优势，但是百年来我国高校办学形成的传统与定势，使高校实施图书情报档案一体化也存在很多困难。

2.1 高校传统的机构设置定势

图书馆是高等院校办学的三大支柱之一，是全校的文献信息中心。从二十世纪初满清政府设立京师大学堂时起，就规定大学应当附设图书馆。图书馆作为各高校的一个重要机构和工作部门，得到了应有的重视。情报信息建设在研究型大学得到高度重视，有的单设有独立的情报信息机构。在教学型高校、尤其是地方高校则存在重视度不高的情况，情报信息部门大多附属于图书馆，这点倒有利于一体化整合。档案馆在有的高校是独立机构，有的高校里则附属于党委或校长办公室。传统的机构设置定势，将图书、情报和档案三分或两分，属于不同的系统，管理体制不同，工作环境不同，横向联系较少，合作沟通不多。实施一体化，必将减少机构设置，关键是减少了干部职位设置、人事编制设置，在当前高校干部能上不能下、人员能增不能减的现实情况下，做到这一点，很需要决策者改革的勇气和果敢，也需要相关人员的理解和认可。传统的机构设置定势是制约一体化工作的体制性障碍。

2.2 一体化共识尚未形成

由于传统条块分割意识的影响，图书、情报、档案部门各守成规，更愿意在各自熟练的工作领域重复以往的传统工作，不愿意创新学习，对于实施一体化的主观积极性并不是很高。作为决策层的高校领导者，对于一体化的意义还缺乏足够的理解，仅仅停留在有利于精简机构、优化人员、节约经费、利于管理的层面上，没有进行更深层次的思考和运筹。从宏观方面来看，对图书情报档案一体化进行的相关理论研究还不够深入，对于体系构建、实现方法、实施途径的研究还很不够，虽然提出了一些指导思想和具体实施措施，但是零零碎碎，缺乏系统、可行的操作性。没有成熟的理论体系作指导，一体化工作就缺乏目标、缺乏方向，虽然大家都认为应该做，却无从下手。一体化意识和观念的淡薄，是制约一体化工作的思想障碍。

2.3 一体化的平台尚未建立

长期以来，图书、情报、档案各自为政，平台建设也是孤立进行，彼此之间也少有互通和共享，各自在独立的系统、网络等平台上运行。实施一体化，在技术上要求图书、情报、档案必须在一个综合、高效、兼容、有序的平台上运行，而这种平台现在尚未开发建立起来。从现实情况来看，图书和情报的电子化、网络化水平较高，彼此兼容性也较强，而档案系统则信息化水平不高，大部分高校的档案馆还停留在手工操作或者单机操作水平上。开发建立高校图书情报档案一体化工作的平台，在技术上还存在一些困难，毕竟图书、情报和档案长期各自独立运行，业务内容存在差别，工作方法不尽相同，数据库建设差别较大，建立一个功能齐全、融会互通、安全高效、规范标准的平台还需要进行大量的研究和技术攻关，还需要进行基础设施的大量建设。这是制约一体化工作的技术障碍。

2.4 胜任一体化工作的人才队伍亟需培养

要实现图书、情报、档案的一体化，高校需要建立一支具有较高科技、人文素质的专门人才队伍。虽然高校知识聚集、人才荟萃，在图书、情报、档案各自领域都有一些专家和一大批熟练的技术人才，但是一体化的实施，对人才队伍有了新的更高的要求，不仅要具有图书学、情报学、档案学的基础知识，还要具有系统、信息、网络、数字化等方面的知识，并且需要一定的信息处理、网络服务等技能。无论是管理者还是具体工作人员，都需要成为一种新型的复合型人才。专门人才的匮乏是制约一体化工作的人力障碍。

2.5 一体化建设需要大量的经费投入

图书、情报、档案都属于公益事业，建设周期长、资金投入大，而其本身又不会产生显著的经济效益。高校经过多年建设，现有的图书馆、情报所、档案馆设施都比较健全，软硬件运转有序，推倒这些现有的运行系统，建立新的一体化系统，在高校很多管理者看来是一种资金的浪费，在心理上也很难接受。而新的一体化系统平台，在计算机设备、网络设施、通信设施等方面都有较高的配置要求，新的数据库的开发建设、维护提高、技术人才的培养等都需要长期的资金投入。而我国高校当前普遍存在着债务负担沉重的现象，进行一体化建设的资金将是高校新的负担。

3 实现高校图书情报档案一体化的对策

图书、情报和档案的分散储存和使用，抹杀了三者作为高校信息资源的本质属性，不利于资源的统筹发展、集中管理、综合利用。实施高校图书情报档案一体化，可以进一步优化高校的信息资源配置，减少重复建设和投入，最大限度发挥信息资源在教学科研和学生学习中的作用。

3.1 提高认识，开阔思路

图书情报档案一体化，对高校的信息资源整合具有重大意义，是高校信息资源建设的未来发展方向。贝塔朗菲定律表明，整体的属性和功能大于孤立部门的总和［5］(P85～86)。高校应充分认识到一体化的现实意义，解放思想，创新思路，站在建设现代大学和信息化、数字化校园的高度，统筹全校信息资源建设，发挥资源的规模效应。要制定全校一体化实施的制度，建立科学高效的运行机制，保障在大范围的横向纵向信息资源的协调和交流。这是实现图书情报档案信息一体化服务的思想基础。

3.2 建立高校文献信息中心

实现高校内部信息资源的整合，必须建立一个综合性的一体化工作机构，从机构和制度上改变三家分散的管理体制。可以建立学校的信息资源中心或者称为文献信息中心，将图书、情报和档案机构整合入中心，对现有资源进行重新配置，对未来发展进行统筹规划，实现三家的管理统一、资源共享、优势互补。上海图书馆与上海科技情报所的合并已取得很好的经验［6］(P116 ～117)。

3.3 构建一体化工作的技术平台

图书情报档案一体化是高校信息资源建设中的创新，是当代信息技术、网络技术发展带来的必然结果，合理配置、有效利用、发挥功用，必须以一定的技术平台作为支撑和保证。经过近几年的大规模建设，高校的校园网络已经非常发达完善，数字化校园建设取得了显著的成效，有关的技术性基础设施条件较好，这为一体化技术平台的建设奠定了良好的基础。但是，相应的信息集成系统尚未建立［7］(P139)。高校应在现有的基础上，积极开发或引进应用技术平台，用良好的技术手段作保证，最大限度地放大一体化系统的功效。

3.4建立适应一体化工作的人员队伍

实施一体化工作，对现有图书、情报和档案工作人员的学科背景、知识素养、网络技术、计算信息工作能力等，都提出了新的更高的要求。高校真正做好一体化工作，必须整合好现有图情档工作人员队伍，按照新的工作要求合理配置人力资源。要加强对现有工作人员的培养和再教育，使他们经过努力能适应新岗位，能继续发挥作用，以减少大量人员下岗、转岗可能给一体化工作带来的障碍。现有图书、情报和档案部门普遍存在高科技人员缺乏的短板，可以根据一体化工作对专门人才的特殊需要，从校外引进引进或从校内单位调剂必需的科技人才，弥补高科技人员的不足。

3.5 做好实施一体化战略的资金保障

高校实施图书情报档案一体化，可以充分利用图书馆、情报所和档案馆的现有基础设施，减少基础设施建设的投资。也可以借助数字化校园建设的成果，减少网络等方面的投资。但是必要的场馆建设、设备购置、数据库建设、网络建设仍然需要不菲的资金。高校一方面应科学合理地加大投入，保证一体化建设的资金需求;另一方面，可以通过社会化运作，采取与地方合作共建等方式，吸引社会资金进入一体化建设。

实施图书情报档案一体化是高校进一步加强信息资源建设的必由之路，虽然现在还处在理论探索阶段，但已有取得初步成效的先例。高校应解放思想，更新观念，充分利用信息技术、网络技术新成果，积极推动图书情报档案一体化建设，努力使我国高校的图书情报档案事业在这一广阔而无垠的新平台上有机融合，得到更全面的发展。

［1］王强.图书情报档案一体化的必然性及实施问题探讨［J］.郧阳师范高等专科学校学报，2010，(5).

［2］许萍.关于图书情报档案一体化的研究及实施现状［J］.山东档案，2000，(4).

［3］李玲.信息时代高校图书情报档案一体化诉求［J］.咸宁学院学报，2010，(5).

［4］杨绛.信息社会图书情报档案一体化实施途径探讨［J］.陕西社会主义学院学报，2009，(4).

［5］黄曼丽.图书情报档案一体化融合的动力［J］.法制与经济，2011，(8).

［6］李丁.信息时代图书情报档案一体化建设问题研究［J］.中国管理信息化，2012，(5).

［7］于连姿.关于图书情报档案一体化管理的思考［J］.经济纵横，2008，(3).