利用Word软件实现编辑工作信件的批量制作

吴洋意 中国实用医学杂志社 110001

利用Word软件实现编辑工作信件的批量制作

吴洋意 中国实用医学杂志社 110001

介绍一种利用Word软件实现编辑工作信件批量制作的方法，该方法简便、快捷，能够使编辑准确、快速地完成大批量不同收件人的信件制作。

Word软件； 信件； 批量打印信件是实现编辑与读者、作者及审稿人之间沟通的重要途径。收发信件是编辑日常工作的重要内容。编辑每天都要收发大量的工作信件，例如：组稿邀请函、收稿通知书、审稿通知书、修退稿通知书、校对稿通知书、稿件录用通知书及相关费用通知书等等。编辑每处理一篇稿件通常都要制作上述信件，面对成百上千的稿件，信件的制作量十分巨大。因此，自动化批量处理上述信件无疑将使编辑节省大量的时间和精力。此外，编辑的上述信件有一个明显的特征，即信件的主体内容基本相同，而收件人、稿件题目、地址等个体信息不同。利用编辑部的稿件处理系统或稿件登记信息，可以提取稿件的个体信息，利用Word软件的邮件合并功能，实现大批量工作信件的快速制作。笔者以《中国实用外科杂志》的稿件录用通知单为例，将批量制作信件的方法介绍如下。

1 准备信件的收件人名单、制作信件的主体内容

目前很多期刊编辑部都有自己的稿件处理系统。即使没有稿件处理系统，也基本都有稿件登记信息。从上述信息中提取拟收件人的稿件信息整理成Excel表格，形成收件人名单（见图1）。利用Word软件制作信件的主体内容（见图2）。

图1 稿件列表

图2

图3

2 利用Word软件邮件合并功能实现信件的批量制作

打开稿件录用通知单的Word文件（图2），在“工具”菜单上，指向“信函和邮件”，然后单击“邮件合并”，在“选择文档类型”中选择“信函”选项。然后单击“下一步：选取开始文档”，选择“使用当前文档”选项。然后单击“下一步：选取收件人”，在“使用原有列表”中单击“浏览”选项（见图3）。

弹出“选取数据源”对话框（见图4），选择稿件列表（图1）所在的文件，然后单击“确定”（见图5）。

图4

图5

此时，会弹出“邮件合并收件人”对话框，可对稿件列表（图1）中收件人信息进行选择和排序（见图6）。

图6

然后单击“下一步：撰写信函”，将稿件录用通知单文档（图2）的光标放置在医生姓名处，在工具栏中单击“其他项目”，弹出“插入合并域”对话框，选择“第一作者”，然后单击“插入”（见图7），随后在姓名处出现“第一作者”字样。然后用同样的方法完成文题和编号的设置（见图8）。

图7

然后单击“预览信函”，就会出现自动添加像姓名、文题、编号这样个体信息的完整信件（见图9），单击“收件人1”两侧的进退键，就会按照稿件列表的顺序预览所有收件人的稿件录用通知单，当预览某个收件人信件时，还可单击“删除此收件人”对该封稿件录用通知单进行删除。如果认为所有信件均没问题，即可单击“下一步：完成合并”，然后单击“打印”（见图10），即可打印出所有收件人的稿件录用通知单。

图8

图9

图10

值得注意的是，当设置完邮件合并功能后，在稿件录用通知单的Word文件和稿件列表的Excel文件之间就建立起了相互关联，当移动稿件录用通知单的Word文件时必须同时移动稿件列表Excel文件，但是不必全部重复上述步骤，只需在“选取收件人”中的“选取数据源”步骤中重新建立两个文件的关联关系，即可保证移动后的稿件录用通知单Word文件能够按照之前的稿件列表的名单设置进行批量打印。

利用Word软件的邮件合并功能不仅能够批量制作信件，还可以在第一步“选择文档类型”中选择“电子邮件”、“信封”、“标签”和“目录”，用同样的方法对其或其相似信件进行批量制作。Word软件是编辑工作的最常用的办公软件之一，利用其进行编辑工作信件的批量快速制作能够节省大量的时间和精力，提高编辑的工作效率。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.05.066