试析文化艺术单位综合档案室建立的必要性及其管理

赵峥

(重庆大韩民国临时政府旧址陈列馆，重庆 400010)

试析文化艺术单位综合档案室建立的必要性及其管理

赵峥

(重庆大韩民国临时政府旧址陈列馆，重庆 400010)

对文化艺术单位建立综合档案室的必要性进行了论述，并从综合档案的分类、编号、实行综合管理、档案工作的基本原则方面进行了探析;从综合管理是艺术单位档案管理的最佳模式等方面进行了文化艺术单位档案室管理研究。

档案管理;文化艺术单位;档案分类

档案是国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、科学、技术、文化等社会实践活动而直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着文化事业的不断发展，经济体制改革的不断深入，文化艺术单位的档案所涉及的范围越来越广，内容越来越丰富，种类越来越多。从最初单一的文书档案已扩展为多门类、多载体的档案形式，为适应文化经济的发展，开发档案信息资源，建立综合档案室已是文化艺术单位档案管理的一个发展趋势。笔者就建立该方面综合档案室谈几点自己的认识。

1 文化单位建立综合档案室的必要性

档案是社会生产发展的产物。文化艺术单位绝非只产生纯而又纯的文化艺术活动，产生纯而又纯的艺术档案。文化艺术单位目前就其档案的内容来看，有围绕艺术生产活动而产生的艺术档案;党务、团务、单位间往来函件、各种会议记录、人事任免、机构设制、人员编制，以及随着经济体制改革出现的“以文补文”多种经营等等内容的文书档案;产生以经费为核心、财务管理为内容的财会档案;产生基建、设备等科技档案;以个人姓名为特征集中保存起来的反映职工个人经历、德才情况、工作实绩等方面内容的人事档案;以及录音、录像、照片等不同载体的档案。因此，文化艺术单位的档案也就逐渐发展为今天如此繁多的艺术档案、文书档案、会计档案、科技档案、人事档案等等。从宏观上看，它们同属于一个全宗，而从微观上看，又属不同门类。各类档案与本单位各项工作紧密相联，构成本单位全宗档案的一部分，对单位来说都处于同等重要的地位，共同揭示单位发展的真实面貌。

但从文化艺术单位档案管理的现状来看，许多单位都沿袭过去那种分散管理模式，各类档案存于各部门，保管分散，无专人管理。如艺术档案由资料员兼职管理;文书档案由行政秘书兼职管理;会计档案由单位会计兼职管理……这种存于各部门或个人手中的档案材料，由于受保管条件的限制，没有档案专业人员，缺乏统一的归档制度，各行其事，使材料的收集出现了重复、遗漏，各类档案与档案之间缺乏有机的联系，档案材料被遗失或被损坏的现象严重。这种人为的对档案材料的损坏，影响了单位档案的完整性与成套性，制约了档案在文化事业发展中的积极作用。因此，改变这种状况，建立综合档案室，对单位的各类档案实行综合管理也就成了档案工作者新的尝试。

建立综合档案室，对单位档案实行综合管理，这是文化艺术单位艺术发展的需要，也是档案管理工作的客观需要。档案集中统一管理优势在于:①有利于加强领导，统一规划，统一协调，建立健全档案管理制度。②有利于集中人力、物力、财力，改善档案的保管条件。特别是文化艺术单位经费紧缺，场地有限，实行综合管理，能改变人员、经费、管理等分流现象。③有利于维护档案的完整、安全。④有利于档案的开发与利用。如一份原始的房地产契约，决定了一个单位是否具有房地产自主权，特别是文化艺术单位靠“以文补文”来扶持艺术事业的发展，持有自主权的房地产能给单位带来一定的经济效益和社会效益，甚至会影响单位事业的兴衰。但是如果这份房地产契约留于个人手中，一旦被遗失，将会给单位带来的直接经济损失是无法估量的。综合管理使档案成为集体的财富，由专人保管，便于提供利用。⑤有利于艺术再生产和艺术理论的研究。⑥有利于对单位档案实行科学管理，目前所推行的办公自动化，电脑储存文件材料，综合管理为档案现代化管理奠定了基础。⑦有利于培养档案专业人才，提高档案人员的业务水平。可见，文化艺术单位建立综合档案室势在必行。

2 档案综合管理

档案综合管理就是对本单位各种门类、各种载体的档案实行集中统一管理。综合档案室是单位管理档案的一个独立的与本单位其他部门平行的、能行使职权的职能部门，是一个有职、有权的实体，而不是附属于某一职能部门。它根据国家颁布的《档案法》制定出适合于本单位档案集中管理的工作条例、规章制度、原则和方法，以保证单位档案的集中统一，实现档案的自身价值。

2.1 综合档案的分类、编号

综合档案室建立后，确定分类方案，准确地归类无论是对本单位档案的立卷归档，还是对综合档案室案卷的排放，都有重要的意义。因此，分类则是档案建设的重要环节。由于产生档案的对象不同，各自形成的文件材料不同，归档的类别，要求也就不同。根据文件材料自然形成的规律及特点，按各门类的档案整理规则，对文件材料进行科学地分类与整理。根据材料的异同，从整体上划分，大致可分为以下五大类:党务、团务档案类;馆务(文书)类档案;艺术(业务)活动，即艺术档案类;个人人事档案类;基建、设备(科技)档案类。

以上分类方案优点在于:各类与类之间关系并列、互不相容、界限分明;而在大类中可再进行较系统地分设属类;在分类的基础上，再按问题组卷。这样保持了档案的相对独立与完整。因此，综合档案室在分类的基础上要制定出各类档案的归档范围，才有利于提高归档的质量，从而使各类档案有一个较明确的界限，把各文件材料的收集、整理、归档工作真正列入综合管理的程序中。

综合档案的编制方法可根据综合档案室的各大类档案的特点来编。①文书类、基建类、会计类可按年代、不分保管期限(短期除外)编大流水号或小流水号;②业务类可根据时间顺序编流水号;③个人类可按个人为单位编流水号。大流水号与小流水号的区别:大流水号就是逐年的案卷衔接起来编一个顺序号;小流水号就是一年的案卷编一个顺序号。各有其优点，小流水号，比较灵活，便于随时插号，缺点是重号多，不便统计。编大流水号，便于统计。由于文化艺术单位每一年每一类形成的材料不多，可采用大类破年代编流水号的办法。因此，案卷的排列编号是否科学，直接影响档案的检索与利用。

2.2 实行综合管理体现了档案工作的基本原则

“集中统一管理档案”是档案管理工作的组织原则，也是档案工作三大原则(集中统一管理档案、维护档案的完整与安全、便于各项工作的利用)中最基本之一。建立综合档案室，为集中统一管理本单位档案提供了可靠的组织保证。由于设立了独立的组织机构——综合档案室，制定出一系列与《档案法》配套的实施办法。对单位不同种类、不同载体的档案实行有效管理，改变过去那种多头管理，制度不严、材料遗失等现象。因此，统一管理单位的文书、艺术、财会、科技及其他照片、录音、录像等各种载体的档案都是符合《档案法》实施办法的，充分体现了集中统一管理的原则。

“维护档案的完整与安全”是档案管理工作的基本要求。维护档案的完整就是对本单位各类具有保存价值的材料收集齐全，应归档的材料不能遗漏，提高归档材料的质量，保持各类档案之间的系统性和内在相关性，采用科学的整理方法，使其完整地、系统地反映本单位的工作活动和艺术生产过程。而分散管理是无法达到档案门类的齐全和质量的提高。严格保管制度，是维护档案安全的保证。综合管理档案，可集中经费，集中人力，统一规划，改善档案的保管条件，采用先进的设备，加强防范措施。如分散在各部门管理，没有一定的物质条件，对外来的自然损毁和人为的损毁都是无法杜绝的。

综合管理便于各项工作的利用，而利用是档案管理工作的根本目的。集中统一管理档案，使档案作为一种信息储存、传递、交流的工具，加强开发与利用，将“死”档案变为“活”信息，真正体现出档案的价值。因此，综合管理的原则是合理的，也是科学的。

2.3 实行综合管理是艺术单位档案管理的最佳模式

综合档案室是开发利用档案信息资源的物质基础。无论从它管理档案的范围，管理的方式，管理的效果上，比起分散管理要算目前档案管理的最佳模式。其优势主要在于:①有利于单位的建设和发展。②有利于单位整体素质的提升。③有利于与其他单位的交流和学习。④有利于国有资产的管理和使用。

如今，计算机已成为现代管理技术的核心，只有建立综合档案室，实行规范化、标准化管理，提高档案工作的地位，才能为档案科学化创造有利条件。因此，综合管理不仅是档案管理的客观需要，也是档案管理工作的自身需要。综合管理档案，是档案管理体制上的改革，是文化艺术单位档案管理的一个发展趋势，它是一项新兴的档案管理形式，在实践中有待推广与总结经验，以提高管理水平，促进档案事业的发展。

G275.9

A

1673-0143(2012)04-0254-02

2012－04－18

赵 峥(1965—)，女，档案馆员，研究方向:档案管理。

(责任编辑:范建凤)