测绘科学技术档案的管理与应用研究

胡雍吟

（湖北省航测遥感院，湖北 武汉 430071）

测绘科学技术档案的管理与应用研究

胡雍吟

（湖北省航测遥感院，湖北 武汉 430071）

测绘科技档案的管理与服务是国际社会普遍认同的一项重要公益性事业，各国政府都给予高度重视与财政支持。特别是在发达国家，测绘档案资料的存储设施条件完备，技术先进，达到了更好地保存史料和更方便地服务于社会的目的。我国测绘科技发展虽然已经基本实现由传统技术体系向数字化技术体系的跨越，测绘科技档案事业的发展亦进入全面信息化建设阶段。但是，从整体上看，测绘科技档案管理仍然处在传统的手工管理阶段，测绘档案存储设施不足，专业设备陈旧问题突出。因此，要把握新时期测绘档案管理中遇到的新情况、新问题，加大投入，提高测绘科技档案的管理水平和应用能力。

测绘科技；档案管理；城市管理；政府职能

一、测绘科技档案在社会管理中的重要作用

在各级测绘部门和单位的测绘工作中,测绘资料档案是必需的有关各类地理信息数据、基础测绘成果等极具参考价值的资料,它在国土资源管理、交通、城市规划、水利、林业等社会发展的各行各业中都发挥着强大的支持保障作用，随着时代的发展和测绘工作的逐步完善,测绘科技档案管理工作面临着更多的机遇和更高的挑战。测绘科学技术档案（以下简称测绘科技档案）是指在测绘生产、科学研究、基本建设等活动中形成的应当归档保存的各种技术文件、技术标准、原始纪录、计算资料、成果、成图、航空照片、卫星照片、磁带、磁盘、图纸、图表等，它反映的是测绘生产单位的科技活动，而不是随意编制的，具有较高的保存价值，作为一种技术资源的储备形式而存在，不仅对城市测绘的生产经营，技术进步有作用，而且对于开拓新的生产科研领域同样具有重要意义。

首先，科技档案是测绘生产决策的重要依据。所谓决策，就是确定测绘生产经营活动的目标，一个正确的决策取决于多种因素，但是决定的因素是对客观实际，对未来行动及其后果的正确判断，而正确的判断则要依据大量全面的、准确的、可靠的资料，这些资料的主要来源之一就是科技档案。因此决策正确，测绘部门就兴旺，效益就显著；决策失误，测绘部门就衰败，没有效益。

其次，科技档案是测绘部门内组织生产经营活动的工具。测绘部门是一个多层次的组织结构可分为科室、作业队、班组。它们从各自不同角度的测绘部门这个整体承担着不同的任务。但是他们所从事的设计生产、计划、管理、材料供应等一系列经营活动都是相互联系的。这样就需要有一个中间的“媒介”把它们所从事的活动有机的协调在一起，这个“媒介”就是科技档案是测绘部门进行生产经营活动中一个重要的传递工具。

第三，科技档案是测绘部门进行技术改造，实现扩大再生产的重要条件。扩大再生产的形式有两种：一种是外延扩大再生产，一种是内涵的扩大再生产，根据我国现阶段的情况，测绘部门应走以内涵为主的扩大再生产道路，即是通过测绘行业内部的技术改造、革新、挖潜、提高劳动生产力来实现的。然而，测绘部门的技术改造是离不开科技档案的，因为技术改造是在现有的技术水平基础上的提高，若没有科技档案技术改造就很难进行，扩大再生产的实现需要相应的仪器设备，先进的科学技术，而这些生产要素的适应与改善，都要以科技档案为依据。

第四，科技档案也是各测绘部门之间相互联系和交流的工具。科技档案不仅是信息传递的工具，而且还是一种信息交流的重要工具，科技档案是科学研究工作和设计工作的必要前提。科技档案作为科研和设计工作的必要前提，是在前人工作的基础上而继续深入进行创新的活动，尤其表现在复用原设计即在新设计中直接采用某项设计的既有成果。据国内有关资料报道，在一些新工艺和新产品的设计中，科技档案中的图纸复用率占40%；有的可高达70%以上，这对提高设计效率少走弯路提供了必要的前提。

二、我国测绘科技档案的应用及其存在的问题

当前，我国已经基本实现了由传统模拟测绘技术体系向数字化测绘技术体系的跨越，各种数字化的新产品、新成果不断增加，极大地提高了测绘科学技术为国民经济服务的能力。但长期以来，测绘档案管理由于历史的原因，长期处于封闭状态，测绘科技档案管理方法的手段相对落后，测绘档案管理停留在手工阶段，档案柜架标识不清，库房办公不分家，查询统计不便，家底不清，缺乏一套科学的、系统的管理体系，直接影响了测绘科技档案的准确提供与利用。

我国测绘科技档案工作发展的战略目标是要建设国家数字测绘档案资料馆，推动和指导建立省级数字测绘档案馆，实现以国家测绘档案资料馆为中枢（或主节点）的中央和地方数字测绘档案馆互联互通，进而建成测绘系统乃至对全社会有限开放的网络化多媒体数字虚拟档案馆，提高测绘与地理信息技术在城市管理中的应用水平。一是在城市空间规划编制中的应用。现代城市规划注重空间均衡问题，就是要促进人口与经济资源在各个区域之间的均衡分布，并与该地区的资源环境承载能力相适应，由于这种规划编制需要综合考虑各种资源分布等复杂因素，所以必须要依靠遥感技术和地理信息系统技术才能完成。一方面，可以利用地图加遥感影像的方法，对城市的地形地貌、道路分布、河道分布、植被覆盖等作出全面的调查，以形成城市的“本底库”，为各行各业提供详细、准确的地理信息。另一方面，可以较好解决规划之间互不衔接的矛盾。原先，各专题主管部门针对同一空间（地域）编制的专题规划，往往是互不衔接或互相矛盾的，产生的原因是没有在“一张图”上编制规划和在“一张图”上进行审核。运用GIS技术后，基于统一的工作底图，将各类规划数据、专题数据、基础数据等进行无缝叠加，很容易发现此类矛盾，从而做好规划的衔接协调工作。二是在城市地理国情监测中的应用，即以地球表层自然、生物和人文现象的空间变化和它们之间的相互关系、特征等为基本内容，对构成城市物质基础的各种条件因素做出宏观性、整体性、综合性的调查、分析和描述并动态地进行更新。利用与土地覆盖、城市布局和城镇化扩张等自然和人文地理要素相关的地理国情信息不仅能够客观、准确地反映地表特征和地理现象，而且还能够反映地表变化情况及其相互关系，其已成为制定相关区域发展战略与发展规划、调整经济结构布局、转变经济发展方式、应对突发公共事件等管理决策工作的重要基础，是科学发展的重要决策依据。三是在城市交通管理中的应用。交通地理信息系统的主要功能有叠加功能、动态分段、地形分析、栅格显示功能、路径优化功能等，电子地图结合信息系统技术使交通管理工作变得轻松直观，由于采用空间数据和数据库挂接，改变了传统的信息管理方法，地图由传统的静态纪录变为信息丰富多样的动态的电子地图。它使交通主管部门对城市道路等基础设施的管理变得直观、简单和轻松。如通过直接对地图实体进行查询，可以获得道路的空间位置和走向，通过监控摄像可以了解实时实地交通流量等多方面的信息。通过综合统计和分析各种交通数据以及采用丰富多样的图表显示，可以为优化路网，道路交通指挥提供科学快捷的支持。

当然，我国测绘科技档案工作还存在许多亟需解决的问题。一是馆藏测绘档案资料不全，家底不清，账物不符。按照1993年发布的《中国档案分类法测绘业档案分类表》，基本类目共有14个，63个二级属项类目。目前，各测绘档案资料馆馆藏涉及的基本类目不足11个，二级属项类目不足34个。许多测绘档案没有移交入馆管理，许多测绘资料没有收集上来，特别是近年来数字产品及数字档案成倍增长，但是许多未能及时收入馆内。有些资料长期堆放达几十年之久，一直未能清整上架，许多有价值的资料不能提供利用，馆藏资料量无法准确统计；该销毁的资料无法鉴定销毁，冗余积压，既是不安全隐患，又长期占用库房空间。二是测绘档案存储设施不足，专业设备陈旧。目前，各测绘档案资料馆均存在库房严重不足，库房设施陈旧，无空调装置、安防设施和报警系统等问题；珍品古旧地图无专门的符合保存条件的库房及设施，不能确保档案长久保存和保护。基于国家档案资料的查阅和提供，至今离不开原件，许多图件因此出现了折痕和破损，有的历史地图图件因年代久远，纸质变黄变脆，它们中有的是稀世珍品，一旦毁坏，将给国家造成不可估量的损失。科学而有效地抢救并长久保存地图档案资料，方便使用，已成为档案资料管理的燃眉之急。三是数据档案管理无章可循。当前我国国家空间基础地理信息化建设取得了长足发展，产生和沉淀了大量数字化测绘成果档案，目前已达到百位TB数量级，并且仍将以几何数量级快速增长。但是，在管理上，由于没有规范作指导，对于数据档案入馆前的收集积累、移交、归档的方法和入馆后的保管、维护、保护、升级换代、销毁等都没有明确的规定，对于介质类型、数据环境、备份方式、贮存和工作环境也没有明确，在实际管理工作中还存在许多问题。

三、促进我国测绘科技档案工作的可持续发展

我国测绘科技档案工作的可持续发展依赖于数字化测绘档案资料馆等重要的基础性工作，数字档案馆的特征是：所有馆藏档案都具有模拟和数字化两种存储形式，从档案的形成、数字化到管理、提供实现全过程计算机管理，实现网络化查询及多媒体服务。

首先，要实现测绘科技档案由资料管理机构向信息服务机构转变。信息社会的发展要求档案管理工作从档案实体管理转到信息管理上来，要通过多种形式、多种渠道向社会各界提供测绘档案信息。因此，测绘科技档案工作的重点应该以档案信息管理为中心，强化档案信息服务功能，为国家各级领导和决策机关及社会各界提供快速、准确、全方位的地理信息服务。具体而言，就是档案原件的全数字化和档案管理的全信息化，包括馆藏档案资料规范化整理组卷、数据录入；对破损图件进行修复；研究档案资料信息化管理的新模式，制定相关的测绘科技档案管理技术标准；全面开展馆藏档案资源数字化处理并建库；开发数据库查询检索系统等。

其次，以法律法规为依据，从细节入手，提高测绘科技档案管理的规范化水平。应按照集中统一管理科技档案的基本原则，建立、健全工作制度，保证测绘科技档案的完整、准确、系统、安全和有效的利用。凡单位变动、撤销或任务改变需要转移测绘科技档案保管、使用关系时，要妥善保管全部档案，并按有关规定办理交接手续，交接清册应有经手人、批准人签字；各测绘单位应当把科技资料的形成、积累、整理和归档工作纳入生产、技术、科研等计划中，列入有关部门和人员的职责范围，对在测绘科技档案工作中，违反本规定和国家有关档案法规，造成测绘科技档案的损毁、丢失、泄密或擅自提供、复制以及由于玩忽职守造成档案损失的个人和负有直接责任的主要领导人，由所在单位的上级机关，依据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定，给予行政处分，构成犯罪的，提请司法机关追究刑事责任；各测绘单位对每一项生产任务、科研成果、基建工程或其它项目进行鉴定、验收时，对应当归档的科技资料（含文件材料）加以检验，没有完整、准确、系统的科技资料（含文件材料），不能通过鉴定验收。

最后，督促并协助本部门生产、科研人员做好测绘科技档案资料的形成、积累、整理和归档工作，特别是要加强行业组织交流、推广本行政区的测绘科技档案资料工作经验，采用多种形式组织档案资料管理人员业务培训，提高他们的业务知识和管理水平。

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