纸质档案与电子档案并存的思考

阮 芳

（湖北广播电视大学，湖北 武汉 430073）

纸质档案与电子档案并存的思考

阮 芳

（湖北广播电视大学，湖北 武汉 430073）

计算机机技术和网络技术的迅猛发展和广泛应用，传统的档案管理面临前所未有的挑战，如何让纸质档案和电子档案在档案管理工作中发挥优势、融通互补满足档案管理工作的需求，以实现档案管理的发展、利用、共享最大化。

纸质档案；电子档案；并存

一、纸质档案与电子档案的含义

纸质档案是以纸张为介质，是长期以来档案管理中使用最为普遍的档案形式。它的表现和存储形式也十分直观、简单、明了，记录材料也很稳定、安全，有效地保护了原始数据。它存储的信息量大，具有极其显著的保存、交流、阅读、研究的便利性、可靠性。

电子档案以新型电子载体为介质，在特定的环境下形成，并借助计算机编目归档、存储、利用，具有对计算机很强的依赖性。因此，其采集、积累、存储的方法和要求完全不同于纸质档案。它的显著优势在于表现形式极其丰富多样，不仅有文档、图片，还有传统档案无法存储的音响、影像；信息传输、处理、保存及开发利用极其高效、快捷、便利，是档案现代化的标志和档案管理工作未来发展方向。

二、电子档案与纸质档案优缺点之比较

1.纸质档案的不可替代性。纸质档案在信息化时代仍然具有不可取代的地位和作用。档案之所以具有法律效力的凭证，最关键的一点就是它具有原始性、合法性、凭证性和完整性等特性。与电子档案相比较，纸质档案本身所具有的这些特点就决定了纸质档案具有不可替代性。

（1）纸质档案具有唯一性，能够保证资料的原始性。资料的真实可靠是档案工作的最基本要求，与电子档案不同，纸质档案经历了长时间的发展，已经形成科学有效的机制，能够保证所保存资料的唯一性和原始性。纸质档案作为事件记录的原始载体，具有唯一性，是不可复制、不可涂改的。而这些性质是电子档案所不具有的，也正是电子档案的缺陷所在。

（2）纸质档案储存形式直接明了、便于查找。纸质档案以纸张作为资料的载体，而不是以电子数据作为载体。电子数据毕竟需要通过数字化设备才能展示出来，而纸质档案的表现形式直接明了，是能够为绝大多数资料的查找人接受的。无论客观条件如何，都能够对所藏档案进行查找、查阅，不会受到客观条件的影响和限制。

（3）储存介质的耐久性。与电子档案的载体都有一定的使用期限和使用次数限制不同，纸质档案不存在使用期限和使用次数的限制。自从有纸以来，纸张一直作为主要的信息载体为人们所使用。有专家对五种常用介质（磁性材料、光盘、电子文档、纸张、胶片）进行论证，最后得出结论：纸张、胶片最适宜长期保存。纸张的主要制成材料是纤维素，它具有较强的耐久性，尽管在一定条件下会发生电解和氧化作用，但只要我们注意排除其发生化学作用的必要条件，就可以使它的寿命延长到上百年，甚至更长时间。

2. 电子档案的出现是社会科技发展尤其是信息化时代发展的必然产物，信息化时代的一个重要标志、电子档案的存在和发展是必然的，因为电子档案本身具有一些纸质档案所无法比拟的特点。

（1）电子档案的载体较小、但存储量丰富。电子档案将所需要保存的资料转化为电子数据而进行存储，一改以往档案储存必须以纸作为载体的模式。

（2）电子档案储存内容的多样性。信息化时代下的电子化的一个重要特征就是不再单纯的以文字作为处理的对象，而可以将文字、图形、声音、影像等多媒体信息综合处理，将这些内容同时同步储存于一个载体之上。这样，电子档案就一改纸质档案只能储存文字的局限性，使得所储存的资料更接近现实。

（3）资料异地利用的迅速准确性以及资源共享的便捷性。现代社会的资源利用逐渐呈现出地域扩大的现象。电子档案的特性决定了其可以在实现信息的存储、传递、编辑、加工并转化为可视、可听的信息方面具有高效性。同时电子档案可以不受时空的限制，实现在同一时间、不同地点分享同一信息。

（4）电子档案具有易更改性。电子数据的操作具有便利性，但是也正是这一特点使得电子档案具有易更改性的自身缺陷。并且电子档案在修改、复制、删除以后不会留下明显的痕迹，这样就会对档案的原始性和真实性造成影响。同时，电子档案在保管利用的过程中不可避免的会出现格式转化和复制，那么就容易造成新旧文件混淆、难以确认原件的问题。

当然，电子档案的长期储存也存在问题。与纸质档案可以长期保存不同，电子档案的储存时间的长短受到储存载体的影响极大。以软盘和移动硬盘为例，其使用均有一定的期限和次数限制，并且可能在使用的过程中受到载体本身质量的影响，如果突然出现问题而并无进行备份，则电子档案则难以找回。

三、电子档案与纸质档案如何相互依存

1.“双套制”、“双轨制”相结合原则

双套制：可以对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。双轨制：在文件生成、运转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件（包括收文、发文和内部文件）进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然，在办理结束后，双轨制大多导致双套归档。因此可以说，双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式，双轨制通常包含了双套制。

2.相互依存、相互影响原则

在电子文件与纸质文件的共存状态下，必然要对这两种文件分别加以管理，这就形成它们既各自独立，各自发展，又互相依存，互相影响，随时调整着各自的角色与特点，承担着共同的和各自分担的责任。

档案资源的社会共享，是一项复杂的系统工程，需要我们档案管理部门以社会信息化为依托，借鉴纸质档案利用的需求与电子档案利用的需求各自优势互补，整合档案资源创新管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃，正是我们探索纸质档案利用需求与电子档案需求共性与差异的根本所在。

[1] 陈志宏. 电子档案与纸质档案并存是必然的[J]. 南平师专学报，2004，4.

[2] 国家档案局. 电子文件归档与电子档案管理概论[M]. 北京：中国档案出版社，1999.

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