新形势下高校院系办公室工作中沟通协调职能的探析*

莫韬(漳州师范学院化学与环境科学系，福建漳州363000)

新形势下高校院系办公室工作中沟通协调职能的探析*

莫韬
(漳州师范学院化学与环境科学系，福建漳州363000)

随着高等教育事业改革的深入，高校管理权限下移，高校院系的建设和发展实现了其管理独立性、规划性，这对院系办公室工作提出了更高层次的要求。沟通协调是院系办公室的重要职能之一，也是院系办公室人员综合素质的重要内容。基于新形势下院系办公室管理工作的新特点，探讨沟通协调的重要性、特征、作用和策略，对促进院系办公室管理工作高效运转，实现高校可持续性发展具有十分重要的意义。

沟通协调;重要作用;主要问题;策略

引言

随着高等教育事业快速的发展，高校办学规模的扩大，对高校各院系的工作效率和管理水平是一个巨大的挑战。在新形势下，院系办公室沟通、协调作用发挥的好与坏，直接关系到院系办公室工作的质量和效率。因此，具备良好的沟通协调技能，对促进院系办公室管理工作高效运转，实现高校可持续性发展具有十分重要的意义。

一、新形势下院系办公室沟通协调的重要作用

1.沟通协调是催化剂。院系办公室是校内外各种信息汇集中心，为领导制定科学的战略决策提供参考性和可靠性的依据。同时通过院系办公室这一有效沟通的渠道，广大师生也能进行积极的信息表达和反馈，使领导层及时了解师生的合理化建议和思想动态，从而在信息的传递互动过程中增进了解，形成共识，统一思想，为实现学校的发展目标打好基础。

2.沟通协调是润滑剂。院系办公室处在诸多矛盾的焦点，事务纷繁复杂。办公室人员必须面对来自不同地域、不同学科、不同层次和不同类型的师生员工，由于不同的文化背景、生活阅历，思考问题的角度也不一致，而产生误会，造成关系紧张，矛盾激化，甚至对学校的发展带来不利的影响。沟通协调有助于协调好高校不同部门不同系列之间、人与人之间的利益关系，消除误解，减少分歧。

3.沟通协调是黏合剂。有利于改善人际关系，营造良好的办公室环境，有利于激励广大师生职工工作热情和创造力，增强团体意识，使人与人的情感交流健康愉快，让人在一个平等友爱、融洽相处的氛围中感受到人生的美好、生活的幸福、工作的满足，形成凝聚力，有效地提高管理工作的效能，为学校实现发展目标提供了重要保障。

二、新形势下院系办公室沟通协调存在的主要问题

研究发现，沟通在人的社会生活中占有重要地位，人在生活中，大约有70%的时间都在进行着各种各样的沟通，只要有人的地方就有沟通。由于受人的思想观点、文化水平、工作经验等各种主观因素的影响以及外界因素干扰，在沟通协调的过程中，信息往往容易丢失或被曲解，使得信息的传递不能发挥正常的作用。因此在院系办公室的沟通协调中也存在有效沟通的问题，而影响有效沟通的障碍包括下列因素:

(一)组织结构因素

尽管大学管理组织结构发生了较大变化，但总体上仍是科层制结构设计。在管理中，纵向沟通方面，因科层化思想影响大学管理者管理价值取向，行政命令式的正式沟通，必然导致强权过重，不利于反映普通师生员工的心声;而下级向上级汇报时，经常会有选择地对信息进行过滤，报喜不报忧，反馈与信息收集信息沟通常往往出现某些片面偏失现象。横向沟通方面，随着大学规模的扩大和学科日趋复杂，沟通对象变得越来越庞大，因同级各部门之间缺乏积极配合与协作意识，导致横向沟通的协调性和内聚力发挥不够。

(二)文化因素

在我国高校院系行政人员中，真正学习行政管理专业或文秘专业的人员较少，院系办公室人员大多数学历不高，层次较低的现象十分普遍。随着社会对人才的需求呈现出多层次、多规格态势发展，高校聚集了来自不同背景、不同专业的各类人员。这样相对于专业教师来说，形成了高层次高学历的学术队伍与低学历层次的管理群体的反差，隔行之间的沟通犹如隔山般的阻碍。

(三)人际因素

人际因素主要包括沟通双方的相互信任、信息来源的可靠程度和发送者与接受者之间的相似程度。沟通双方的诚意和相互信任至关重要。良好的人际关系是有效沟通协调的基石，上下级之间的猜疑只会增加抵触的情绪，减少坦率交谈的机会，也就不可能进行有效的沟通。

二、新形势下院系办公室沟通协调的策略

(一)院系办公室沟通协调工作中要遵循的原则

1.人本管理原则

院系办公室要坚持“以人为本”、以“师生为本”思想，切实采取人性化的管理措施，树立“管理即服务“的理念。凡事要换位思考，多交流、多沟通、多协调，求得共识，主动为师生提供方便，积极为他们排忧解难;注重增进部门之间、人与人之间的团结，努力化解在工作中出现的矛盾和意见分歧，充分发挥好沟通协调的“催化剂”作用和“灭火剂”作用。

2.科学统筹原则

院系办公室处于沟通上下、联系左右的枢纽位置，与方方面面发生直接联系，有大量的问题需要协调与解决。因此，院系办公室的沟通协调要站在领导层的高度，综合协调，既要有登高望远的宏观协调，又要有事无巨细的微观协调;既要考虑局部性、特殊性问题，又要树立全局观念。在处理日常事物中，要坚持科学统筹，分清轻重缓急，做到急事急办，特事特办，公事先办，私事缓办，确保办公室工作忙而不乱，高效运转。

(二)实现院系办公室有效沟通协调的途径和方法

1.强化服务意识，协调好各种关系

服务是办公室的立身之本，离开了服务，办公室工作就会成为无源之水，无本之本。因此，院系办公室工作人员要强化服务意识，把做好服务作为协调工作的出发点和落脚点，协调好各种关系，从而高效率地为院系教学、科研、后勤等提供优质的服务。

(1)上下关系。在实施领导决策过程中，院系办公室人员要从单位全局出发，及时沟通信息，向基层师生员工多引导、多解释，消除分歧和误解，充分发挥好“催化剂”和“润滑剂”的作用，使得政令畅通，下情上传，从而切实提高整体工作效率。

(2)左右关系。在协调与机关部门之间的协调工作时，院系办公室人员要着眼大局，通过引导、劝说、启发、激励等方法，使协调对象识大体，惜全局，发扬风格，不要在一些非原则性的问题斤斤计较，互谅互让，化解矛盾，力求通过协调，统一思想，形成共识，确保工作落实到位。

(3)内外关系。在对内协调要做到荣辱与共，通力合作，在工作中，要承认别人的价值，要多鼓励表扬，少批评指责，互谅互让，避免不必要的争论，避免扯皮和重复，减少摩擦和内耗。在对外协调中，办公室人员应按领导的意图和有关规定策略性与各方沟通，做到态度积极热情，以诚相待，推心置腹，相互尊重。通过互帮互助，互相支援，紧密配合建立友谊，为本单位营造良好外部环境。

2.抓住主要矛盾，提高沟通协调效率

高校院系办公室工作事务纷繁复杂、千头万绪，所以做好办公室协调工作一定要抓住主要矛盾，抓住问题关键，协调要有计划、有重点。就利益关系而言，整体利益要高于局部利益。当局部利益与整体利益发生矛盾时，应牢牢把握全局，根据局部在全局中的地位与作用，及其实际情况，不忽视局部利益，即抓“大”而不放“小”。同时，办公室人员还要提倡一种雷厉风行的办事风格，对于确定下来的工作任务，迅速执行，全面落实，坚决杜绝办事拖拉现象。协调工作必须按照规定程序和政策去做，有序进行，按序办事但又不能完全拘泥于固定程序，对于那些紧急事项的协调，尤其是处理临时性、突发性的事件，要能打破思维定势，在不违背原则的前提下，做到急事急办，高效高质完成任务。

3.加强自身修养，提高沟通协调技能

高校的首要任务就是育人，若不重视自身综合素质的培养与提高，将直接影响到院系办公室的工作质量和管理水平。

(1)政治思想素质的培养

沟通协调的活动具有较高的政策性。因此，院系办公室人员要有坚定的政治立场，掌握学校的各种政策，及时收集、了解各相关院系的基本情况和社会对本院系的需求。高等教育改革正面临着新的机遇和挑战，紧缩办事机构和编制，办公室人少事多，这就要求办公室人员具有全心全意为广大师生服务的思想，具备高尚的道德情操和良好的职业素养，要大力弘扬不怕吃苦、不怕受气、不怕吃亏的“三不怕”精神;要有强烈的事业心和责任感，不断提高管理的理论水平和实践能力，说好每一句话，办好每一件事，提高工作的效率和质量。

(2)心理素质的培养

院系办公室工作面广，事务杂，紧急情况多，更容易成为诸多矛盾的焦点。因此，办公室人员必须具有良好的身体素质和心理素质。首先要有健康的身体作保证，始终以饱满的精力投入工作。其次是平等待人，大事讲原则，小事讲风格。当工作中被误解或伤害时，避免消极因素，不受其他因素所干扰，却要把工作做得更细、更好。再次是心胸要宽阔，经得起各种误解、委屈和挫折，尤其是在对方明显不讲理的情况下，一定要注意良好的职业形象，寻找理想解决问题的办法。

(3)业务能力素质的培养

院办公室工作综合性强，在知识结构上，应兼有文、理、工专业的人才，这就要求办公室人员既要当“专家”、又要是“通才”。首先要有扎实的文化基础知识和相关的专业知识，熟悉本院系专业、各学科的特色和发展方向。其次要有专业管理知识，办公室人员既要懂得管理学的知识，又要掌握现代化科学管理方法。在实践工作中，经常会碰到一些难以把握的问题、不明确的任务或有争议的意见，要以大局为重，坚持原则性和灵活性统一，求大同存小异，注意发挥各方面的积极性，提高办事速度和工作效率。再次要有良好的团队精神，在院系办公室管理工作中，办公室主任必须廉洁奉公，努力营造良好的办公室环境，以事业为重，用人唯能，最大限度地发挥人之所长，各尽其才，充分发挥每个办公室人员的积极性和创造性，形成良好的团队合力。

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