对机构编制信息化管理创新的思考与对策

沈洪子

（吉林省延边州机构编制委员会办公室，吉林延吉 133001）

对机构编制信息化管理创新的思考与对策

沈洪子

（吉林省延边州机构编制委员会办公室，吉林延吉 133001）

在电子政务蔚然兴起的大背景下，如何行之有效地提高机构编制综合管理平台软件运维能力，将现代信息技术合理融入机构编制管理之中，已成为当前机构编制信息化工作中丞待解决的关键问题。本文通过对当前机构编制信息化现状的深入思考与剖析，试从技术领域、岗责细化、业务流程、高效服务、集中处理、数据应用等方面对机构编制信息化管理提出调整办法和创新意见。

机构编制；信息化管理；创新

机构编制信息化是机构编制部门不断应用信息技术，深入开发和应用信息资源的过程。机构编制信息化管理是机构编制信息化在机构编制管理中实践的过程，也就是机构编制管理理念与现代网络技术融为一体的一项系统工程。从客观上来讲，机构编制信息化管理是以技术设备的配置为基础的，但技术创新无法超越主观层面的管理方式而独立进行。当前机构编制信息化的基本任务，就是要将现代化信息技术整合到机构编制管理中去，应用于机构编制管理、监督检查和辅助决策，实现机构编制规范化、科学化、法治化管理。在信息化大环境下，机构编制部门和有关各方面应共同努力，以机构编制信息资源建设和应用管理为基础，以服务经济社会发展大局为核心，深化机构编制管理理念革新，不断提升管理和服务水平，达到机构编制管理的科学化、规范化和民主化状态。机构编制信息化管理体系由五个因素构成，即机构编制管理主体、机构编制管理客体、信息资源、责任道德观念和相关制度、信息管理服务媒介手段和系统（平台）。

一、机构编制信息化管理建设现状及存在的主要问题

（一）对机构编制信息化的认识不到位

1.个别干部对信息化建设的认识有偏差。个别干部简单地把发展中出现的一些问题归结为机构编制信息化的必然产物，因而对机构编制信息化建设缺乏坚定性和主动性。

2.对内、对外的协同发展意识不够强。对内而言，个别干部在思想认识上把机构编制信息化建设当作纯粹的技术问题来对待，存在技术与业务协调不够的问题；对外而言，没有从更高的层次把机构编制信息化纳入政府信息化的有机组成部分去谋划和思考，与人社、组织、财政等相关部门之间缺乏协调配合，争取地方政府理解、支持的工作做得不够深、不够细，机构编制信息化应有的综合效应发挥得不够理想。

3.提高信息化队伍整体素养的意识不够强。目前从中央编办到地方编办，各项培训的主角一般是各级编制部门的主要负责人或者是分管负责人，而具体从事业务工作的人员培训极少，培训速度太快，根本没有达到预期的目的。绝大多数干部的计算机水平仅限于本岗位业务的简单操作及文字处理，应变能力和独立解决问题的能力十分有限，对专业技术人员的依赖性过强。

（二）机构编制信息化管理机制不够健全

1.机构编制管理法治性不严。建国以来，政府行政体制已经进行多次精简和改革，但精简之后又会重新出现膨胀，“精简——膨胀——再精简——再膨胀”循环不已。导致这种循环的主要原因是基层编办随意性较大，没有将机构编制管理纳入法制的轨道。目前机构编制部门接受地方党委和政府的领导，这种体制上的局限性，大大降低了机构编制部门的权威性，不但易出现“人治”的现象，而且数据库平台信息失去真实性，导致数据库平台与证、册不统一。如：超编、超职数安排领导干部或个别部门的“三定”方案中，因为核定的领导职数大于行政编制，在数据库中无法体现完整的信息。

2.信息管理机构存在局限性。从上而下没有专门、规范的数据管理机构或指定专职数据管理人员。各地上线后的运行维护工作有的由信息中心牵头，有的由业务处牵头，数据管理责任不清，难免形成数据问题无人监控、错误原因无人查找、错误责任无人追究、数据无法及时维护的局面。

3.流程设计存在滞后性。一方面，数据管理的链条还没有完全构建起来。虽然在软件推广中吉林省编办制定了全省统一的岗责体系和业务流程，但只是原则性地提出了框架和要求，很多具体的环节没有统一要求和标准。另一方面，省和市州编办的事权划分需要进一步完善。通过《综合管理平台》软件进行人员信息的对号入座工作过程中，由于机构、编制、人员调动等所有业务都需要省编办审批，流程过于繁琐，审批时间较长，无形中增加了工作量，导致工作效率不高。

（三）业务整合协同能力不够

1.应用系统集成与共享的深度和广度不够充分。人社、财政、机构编制部门各自用自己的数据库。虽然是为了实现同一个管理目标，但开发的结果却是千姿百态，各个应用系统独立、分散，信息没有实现共享，数据应用程度不高，无法有效沟通和对接，无形当中增加了许多不必要的工作环节和工作量。

2.机构编制信息化网络服务力度不够。传统管理模式由于环节多、部门多，很容易导致责任不清、推诿扯皮的现象产生。这不仅对管理人员、操作人员和人事干部来说是一种负担，而且容易导致三（库、证、册）不统一的现象，直接影响管理质量和工作效率。

3.机构编制信息应用能力不够。当前，对统计数据信息的利用率还较低，只重视录入信息，忽视了分析、整理和利用，造成共享性、开发性极为不足。一方面，基础数据的收集、核对、录入、审核、呈报、应用等环节的保障机制不健全，数据的真实、准确、全面、及时等要求难以得到保证。另一方面，各种数据利用率较低。目前基层采集的大量数据存入数据库后，仅能进行简单的查询、汇总等，未能对数据进行动态加工，数据应用分析水平还处于浅层次阶段，使大量有价值的数据资料基本处于闲置状态。

（四）应用系统功能不够完善

1.系统兼容性不够。由于地区发展不平衡，信息资源分散，信息共享程度不高，标准规范建设滞后等多种原因，机构编制系统软件开发与应用中事实上存在条块分割问题。从中央到基层没有统一的业务平台、标准和要求。

2.系统易用性不强。吉林省经过几年的机构编制实名制管理系统建设和运行，已经构建了全省完整的机构编制、人员信息的数据库，实现了机构编制、人员数据的日常管理和进编出编等业务流程的网上办理，进一步增强了机构编制管理的透明度，使机构编制管理做到规范化、精细化、法制化。然而因多种原因存在平台与《机构编制管理证》两张皮问题。机构编制管理是一种动态的管理，传统的台帐管理模式使机构编制部门难以准确、及时、快速地掌握各部门的最新动态。尤其手工记账的最大的缺陷就是重复劳动，随意性太大。在纸介质条件下，信息在采集、汇总和传递过程中，不可避免地出现信息漏损、失真和衰减，这使得管理随意性加大，甚至发生违规行为，而上级难以很快发现和及时查处。

二、创新机构编制信息化管理工作的对策与思考

（一）转变观念，提高认识

1.加大信息化形势教育，增强使命感。机构编制信息化是机构编制管理上的一场革命，是利用信息技术改造机构编制工作的系统工程。因此，要加强全员的形势任务教育，进一步强化信息化基础性地位，进一步增强做好税收信息化工作的使命感、危机感和紧迫感。第一，提高现代机构编制信息技术的认识。准确把握“科技加管理”的内涵，为现代信息技术建设打下思想基础。在实际工作中，采取多种渠道、多种形式、多种方法，以现代信息技术带动机构编制管理水平的提高，以较高的机构编制管理水平促进现代信息技术的纵深发展；第二，树立现代信息技术管理的思维理念。机构编制部门要实现机构编制管理现代化，必须全面树立现代化管理的思维理念，确保软件、硬件的现代化。

2.强化全局观点，谋求综合效应。在系统内部，要做到统筹规划。第一，要对信息资源加以整合，对信息化建设项目进行统筹规划，使不同的项目彼此响应、协调、持续发展，提高资源利用率和效益；第二，要科学摆布，使信息化建设项目与其他工作有机结合、互相促进；第三，要主动向当地政府汇报机构编制信息化建设的现状、主要项目及其对政府信息化的重要意义、作用，争取地方政府更多的支持，以取得更加积极的综合效应；第四，要面向人事干部积极开展宣传和辅导，使人事干部有能力享用信息化成果。

3.加强组织培训，提高信息化队伍整体素养。为切实提高机构编制干部的业务能力和政策水平，根据《公务员法》有关规定和中、省编办制定的挂职锻炼的相关制度，积极创新机构编制系统内部的学习培训、岗位交流和挂职锻炼的新途径，增强机构编制工作活力，培养复合型人才。第一，落实待遇，构建留住人才的激励机制。确保信息技术岗位人员的各种待遇真正落到实处，稳定信息技术岗位人员，调动信息技术岗位人员的工作积极性；第二，分层推进，培养一支英才型与能手型兼备的信息化队伍。充分利用省编办的雄厚资源，与省内高校联合举办基础强化班、高尖端技术培训班、技术水平提高班等三个层次的培训班，全面系统地提高技术人员的技术水平；第三，加大全员培训力度，提高机构编制系统干部的信息化整体水平。要在普及性培训的基础上，找准薄弱环节，提高针对性，确保培训效果，要做到“三个结合”，即：要把操作技能培训和业务流程、岗责体系的培训有机结合起来；要把岗位培训和相关软件的整体功能培训结合起来；要把软件相关知识培训和提高数据应用水平结合起来。

（二）健全体系，完善机制

1.加强法制建设，提高信息质量。我国机构编制管理中因为缺乏科学的编制分配标准，编制的确定、调整过程中常常伴随着讨价还价现象。为此，各省、自治区、直辖市要颁布相关地方性机构编制管理配套法规，少数民族地区根据当地的特点研究制定较科学的编制、领导职数配备标准和管理办法，建立健全配套制度，从而实现机构编制科学化、规范化管理，确保畅通网络，提高信息质量。

2.改变信息机构性质，理顺工作关系。在信息化发展到今天这种程度下，仍把履行行政职能的信息中心从核心工作中剥离出来确定为事业单位不仅是不合时宜的，而且也会阻碍信息化的发展，不利于提高从事信息化具体工作同志的工作积极性。2008年工业和信息化部的成立和2011年国务院事业单位改革方案的公布，一方面是机构改革的需要；另一方面也为事业单位机构改革做好了铺垫。我们借此机会进一步理顺工作关系和工作机制，明确信息化的管理加服务的职能，将“信息中心”变更为机关的内设机构或参公事业单位，解决信息中心人员问题，正视信息中心作用，使信息中心真正承担起信息化服务监管、服务机关、服务基层的作用，起到提高办事效率，实现无纸化办公，提升机构编制形象的促进作用。

3.简放提优，健全岗责体系。

为推进业务应用和服务规范化、标准化，结合实际，制定符合应用条件的业务工作规范和服务标准。按照“两个减负”的要求，全省机构编制系统全面实行“简放提优”。“简”就是简化程序、减少手续；“放”就是进一步下放审批权限，能下放到基层的全部下放到基层；“提”就是提高效率、办事工作的质量和效率；“优”就是进一步优化服务环境。第一，岗责体系严密化。为加强机构编制管理基础建设，规范机构编制业务工作，适应机构编制科学化、精细化管理需要，建立以信息化为支撑的《岗责体系》。岗责体系是将机构设立、机构职能、岗位设置、岗位责任四者有机地联系到一起，形成一个相互作用和制约的整体。《岗责体系》结合《综合管理平台》软件的需求，按照职能清晰、岗位合理、职责明确的要求，国家和省、市（州）、县（市、区）设置业务岗位。该岗位体系可以一人一岗，也可以一人多岗（一个人负责多个岗位的工作）或一岗多人（多个人职责相同，适用同一岗位）。第二，业务受理“流程化”。信息化的一个重要特征就是“流程化”，为适应科学化、精细化的机构编制工作需要，进一步规范业务工作，实现简化、顺畅、高效、制约的目标，按照《岗责体系》和综合管理平台的业务需求，在总结和借鉴多年来工作实践的基础上，制定科学、规范、严密的《业务流程》。《业务流程》内容包括机构类、编制类、人员类。按照机构编制信息化管理的要求，重新设计和优化机构编制业务程序和内部管理程序，建立一套与综合管理平台和机构编制管理相配套的业务流程。第三，电子政务法治化。加强电子政务相关行政法规研究，积极推进电子政务相关法规制度建设，实施依法行政，完善监督措施和办法，健全行政责任制。

（三）高度集中，强化应用

1.信息管理集中化。信息化建设一般要经历初始、蔓延、控制、集成、数据管理和成熟几个阶段。当前机构编制信息化建设正处于信息资源整合阶段，即集成阶段。整合是当前机构编制信息化建设的重点工作之一。第一，搞好信息化基础设施的整合，提高现有资源的利用效果。在保证安全的前提下，改变原来一些系统的“专机专用”为“一机多用”，使现有设备发挥最大效用。进一步加强网络资源的整合，统一网管软件，加强网络运行的监控和维护，实现网络资源的统一、集中、规范管理；第二，加快现有应用系统的整合，提高数据共享度。整合内部网站资源，对各市（州）、县（市、区）编办的内部网站进行整合，由省编办统一管理，实现全省网站资源共享；第三，开展各类数据的整合，为数据分析利用奠定基础。加快数据积累的速度和数量，把可以集中的数据想办法集中上来，建立数据仓库，为数据分析奠定基础。

2.网络服务高效化。服务是责任、途径、载体，是做好信息化工作的落脚点。第一，为人事干部服务。在信息技术条件下，以创新的思维、改革的方法，积极适应和把握建立现代新格局的发展要求，努力构建符合时代特征高效化的服务体系。也就是建立“以电子申报和优化服务为基础，以计算机网络为依托，集中信息，分级管理、重点监督”的新型管理模式。编制人事财政一体化是一个庞大而复杂的系统工程，通过网络传递，逐步实现编制人事财政一体化的总体目标，即以计算机网络为依托，以提高基层人事干部服务质量为宗旨，在申报、核编、调动、入库、核定工资、财政列支等环节，建立人事干部、机构编制部门、组织人社部门、财政局之间的信息网络，进行一站式、一网式服务，减少多余环节，降低成本，提高工作效率，便于基层人事干部。采用编制人事财政一体化管理平台之后，实现适时申报，人事干部在单位填写好电子申报表后，点击发送，相关信息随即会被发送到综合管理平台，再也不需要因上门申报而受奔波之苦和排队等候的煎熬，节约时间和交通费用，同时节省人工费用，大大降低成本，使操作变得更简便。利用各种信息技术不断改进和优化机构编制服务，建设一个规范、全面、便捷、经济、安全的服务平台。由于目前省政府内网覆盖仅局限在行政机关和部分事业单位，首先在行政机关领域上试行网上电子申报。时机成熟后，将电子申报逐步覆盖到整个事业单位。第二，为机构编制管理服务。利用信息技术手段，重组和改造管理流程，建立严密、高效、科学、完整的机制，以提高管理质量和水平、提高效率和降低成本；第三，为领导决策服务。充分利用数据省级集中的优势，整合查询途径，统一权限管理，逐步建立一个全省统一的“数据综合查询平台”；第四，为机关和基层服务。借助“信息公告”，实现邮件提醒、会议短信通知等。减轻管理员负担，使信息化建设真正成为提高机关和基层工作效率的必要手段。

3.数据应用动态化。成立电子政务中心统领整个数据处理、分析和应用工作。数据管理和应用是机构编制信息化工作的主题。第一，在数据管理上要突出三个重点，即建立专门数据管理机构，是做好数据管理和应用的内在要求和当务之急；应将过程控制原理运用到数据管理和应用之中，建立数据质量过程控制体系，确立“把住入口、过程控制、持续改进”的数据质量管理基本思路，建立以数据流为主线的环环相扣的质量责任制；要建立数据质量指标体系，合理确定主要监控指标，开发、完善符合实际需求的数据录入、逻辑校验系统，对不同人员分别制定不同的考核办法和奖惩办法，制定数据质量过错责任追究制度。第二，在数据应用上应分三个层次，即搞好数据的统计，利用综合管理平台的查询功能和统计技术，形成各种统计报表，通过直观、简捷的方式展示出来，并自动生成相关报表；搞好数据的分析，根据业务部门建立的对比分析模型、监控模型、质量考核模型、评估模型等，有针对性、有计划、系统地进行宏观变化动态分析；搞好数据的挖掘，在数据分析的基础上，深入挖掘相关因素，找出规律。

（四）注重开发，加强管理

《综合管理平台》从提出到论证、实地测试、试运行等过程仅仅用了一年左右的时间，虽然解决了很多问题，但还存在一些不足，需要采取措施加以改进。第一，加强《综合管理平台》网络系统开发和建设。尽快搞好综合管理平台与其他软件的整合兼容，特别是将中央数据库软件、实名制软件与平台从一体化的方向出发，使两者统一到一个信息系统上来，减少工作的重复和浪费，避免信息来源的多头和不协调。并在创新机构编制信息化管理方式上，通过服务热线的开通和申报系统的推广，真正实现网上办公、动态管理、网上统计、实时监控的功能，从而减少环节，规范流程，降低成本，提高效率，减轻各单位人事干部的负担；第二，加强行政管理系统的开发和建设。进一步推广《公文处理软件》，文书流转方便快捷，行政效率大大提高，基本实现无纸化办公；开发应用电子邮件系统，方便公务往来及个人信息传输，提高办事效率；开通机构编制系统IP电话系统，提高电话普及率，节约通讯经费；第三，加强决策支持系统的开发和建设。开发和应用“一点通信息系统”，将分散在全省市（州、县、区）基层单位的信息逐级向上集中，实现对市（州、县、区）基本信息和数据的省级统一管理、汇总查询、相关报表的直报和对基层机关工作的监控、管理和服务；第四，加强多岗位密钥管理系统的开发和建设。在平台上按每个人岗位职责的要求，协调部门之间、处室之间、职工之间合理划分权限。在平台中设置多个不同权限的用户，设置系统管理员、超级用户、普通用户、操作员。严格用户权限管理，在主机单用户操作、多机资源共享的情况下，严格控制修改权限；第五，加强《机构编制管理证》存储和打印系统的开发和建设。进一步加强《机构编制管理证》存储和打印系统的开发和建设，使用户可以根据自己的实际需要来设置打印纸张规格及内容字体大小，便于存档保存，实现微机管理与纸质资料管理同步进行，逐步将电子《机构编制管理台帐》替换为手工《机构编制管理台帐》（机构编制部门），将《单位U盘》替换为手工《机构编制管理证》（单位）。

三、结语

机构编制信息化建设工作，正处在整合资源、扩大应用、提升效能、发掘效益的关键时期。当前，信息化建设任重道远，各级领导和全体干部要创新思维，创新理念，超前谋划，迎接挑战，大力推进综合管理平台建设，实现国家和省、市、县四级网络的纵向联通，与组织、人社、财政等部门的横向联通，覆盖到各部门的子集管理，实现机构编制统一、联动、即时管理和应用，从而减少环节，规范流程，降低成本，提高效率，减轻各单位人事干部的负担，真正实现机构编制管理的科学化、规范化、精细化、程序化、法制化，建立起适应形势的新型的管理体系，为经济发展和社会稳定做出重要贡献。

On the Innovation of Information Management of Institution

SHENHong-zi
(Commission Office for Public Sector ReformofYanbian in Jilin Province，Yanji133001，China)

Under the background of the rise of e-commerce,it has become a key issue in current institutions that how to improve the operation and maintenance capacity of the organizational establishment comprehensive management platform software,and integrate modern information technology into the management of organizational establishment. This paper analyses the current agency and staffing of information technology,then try to make adjustment and innovation tothe area oftechnology,business processes,and efficient service tofocus on data applications.

institution;information management;innovation

book=177,ebook=177

G931.9

A

1008-178X（2012）07-0007-05

2012-03-11

沈洪子(1975-)，女，吉林延吉人，吉林省延边州机构编制委员会办公室信息中心主任，硕士研究生，从事机构编制信息化管理研究。