数字化环境下高校图书馆过刊管理新探

黄正良

（大理学院图书馆，云南大理 671003）

数字化环境下高校图书馆过刊管理新探

黄正良

（大理学院图书馆，云南大理 671003）

随着电子期刊的大量应用，高校图书馆纸质过刊利用率明显下降。通过对纸质过刊成本管理与服务效益分析，提出停止纸质过刊装订，全面发展电子期刊管理与服务的重要性和必要性。据此，探讨全面开展电子期刊管理与服务的一些方法和措施。

数字化；高校图书馆；过刊管理

过刊是高校图书馆文献信息资源的重要组成部分，是高校教学和科研的重要资料源，是图书馆开展情报信息服务的基础。过刊，广义指除当月以前的所有期刊，狭义指上一年度的期刊〔1〕。随着数字化和网络化的发展，高校图书馆开始引进数据库，期刊的载体类型已从纸质为主向电子期刊为主转移，其服务方式和服务手段发生了革命性的变化。随之而来的是纸质过刊利用率的明显下降，甚至到了无人问津的地步。可见，纸质过刊已面临生存危机。纸质过刊是否还能继续生存？答案是否定的。

一、纸质过刊利用率下降实证分析

在电子期刊出现以前，过刊管理仅就纸质而言。在传统管理中，图书馆为了提高纸质过刊的利用率，采取全开架借阅、加大宣传、缩短过刊加工期、主动服务、定题服务、二次文献开发、自动化目录检索等多种方法和措施，取得良好的服务效果。但随着校园网的普及，以及全文电子期刊数据库的大量引进，各高校图书馆纸质过刊利用率呈明显下降趋势。下面以大理学院图书馆2009年至2011年纸质过刊的利用情况为例作一统计分析（见表1）。

表1 2009年至2011年大理学院中文纸质过刊利用情况统计

从统计数据可以看出，2009年到2011年，读者阅览人次和借阅量逐年下降，并且下降幅度较大，特别教师读者群下降最为明显。以学校每年平均在校生17 000人和教职工1 300人计，3年来，学生阅览过刊人次不到20%，教职工阅览人次不到24%，过刊外借量就更少得可怜。特别到了2011年，到过刊室借过刊的教师为零，学生呢，以每年200个工作日计，全校学生每天外借过刊平均不到6册。读者到哪里去了呢？是不是我们的师生不爱学习？当然不是。究其原因，主要是受电子期刊的冲击。

高校图书馆大多具有较为完备的计算机和网络设施，校园网节点遍布校内学生宿舍与教工宿舍和办公区。图书馆除了建有电子阅览室和光盘检索站，还不断增添免费的自助上网接点，方便自带电脑的读者检索图书馆的电子期刊。同时，大学生一般都具备计算机技术和一定的英语能力，他们大多已成为手机报、电子书的追捧者。从高度依赖纸版到更多地喜欢电子版，这种检索习惯的改变，是大学生利用纸质过刊不断减少的主因〔2〕。对于教师读者，通过调查发现，多数教师在学术研究中首选电子期刊，因图书馆数字资源较为丰富，基本满足教师的科研需求，到过刊室的教师大多只是来复印期刊封面的。也就是说，真正利用纸质过刊的教师已趋向于零。

教师和学生是高校图书馆资源利用的主要需求者。现在大量读者的需求已向电子期刊资源转移，图书馆的馆藏建设和服务重心是不是也要向电子资源转移？纸质过刊，是不是应该停止装订？答案是肯定的。

二、纸质过刊管理弊病所在

在企业管理中，只有投入与产出协调发展，企业才能健康顺利发展。图书馆亦如此，只有收藏的文献信息资源得到充分利用，图书馆才有存在的价值和发展的空间。

长期以来，我国高校图书馆纸质过刊收藏追求的是全面、系统，大型图书馆更是视完整的连续性过刊为稀缺珍品，如此，过刊的高装订率，高装订费就形成了通病〔3〕。就大理学院图书馆而言，近年纸质期刊的订购量基本保持在年均1 500种左右。过刊加工采用“外包”，装订率高达80%以上，截至2010年12月，装订成册的中文过刊合订本为48 723册，每年加工过刊大约1 600册，每本装订费7元左右，每年用于加工过刊的费用大约是1.12万元，并且随着物价上涨，加工费还不断上升。过刊装订后，还必须投入编目、贴条码、上架等等才能流通。加之过刊合订本体积大，占用空间多，除了需要投入书架、阅览桌椅等设备成本外，还必须考虑储藏过刊的建筑空间成本。随着过刊数量的持续增长，占据馆藏空间日渐扩大，过刊存储空间不足的问题日渐凸现，要解决这一问题，又必须增加馆舍，增加馆舍就必须投入大量的建设资金。除了以上成本外，还有许多隐性成本的资金流量也很多，比如水电费、人工工资等。如此高的过刊管理成本，服务效果如何呢？从2009年至2011年纸质过刊利用情况可知，服务效果非常不理想。而电子期刊却以种类多、使用方便、检索效率高等优势赢得了读者青睐。可见，停止纸质过刊装订，全面发展电子期刊，既符合读者需要，也符合图书馆发展的需要。

三、全面发展电子期刊的理论依据与可行性

（一）理论依据

数字化环境下，为降低过刊管理成本，提高过刊资源利用率，国内外不少高校图书馆作了不同程度的研究。21世纪初，美国费城Drexel大学图书馆采取了期刊订购中电子刊与纸本刊不重复的保存策略，避免了重复采购，有效利用了资金，收到了明显的服务效果〔4〕。从国内看，2004年，洪湛《论信息时代过刊资源的管理与利用》一文提出了过刊室多元化服务的思路，即在做好传统纸质过刊的基础上，注重电子期刊的开发利用〔5〕。2009年，陈志勇《信息时代高校图书馆过刊的管与用》一文，提出了信息时代过刊收藏应以网上数据库建设为重点的设想〔6〕。2010年，李景芝《改革和完善高校图书馆过刊管理的思考》一文，提出了过刊室数字资源与纸质期刊综合利用的设想〔7〕。从国内外过刊管理看，纸质过刊管理成本与服务效益成反比，即投入大，服务效益低。电子期刊投入小，管理成本低，共享程度高，检索效率高。这一共识，给高校图书馆停止纸质过刊装订，全面发展电子期刊资源提供了理论依据。美国费城Drexel大学图书馆的理论与成功实践，是我国高校图书馆全面开展电子过刊服务的最好借鉴。虽然Drexel大学图书馆还保留了部分与电子期刊不重复的纸质期刊，但其做法，实际上已基本否定了纸质过刊的装订，走向全面发展电子期刊之路。

（二）可行性

改革开放三十多年来，我国各方面都取得了长足发展，高校发展更是突飞猛进。首先是校园网的普及，以及电子阅览室的大量增加，学生宿舍校园网接点的增多，以及学生个人电脑购买率的提高，手机的普及等，为高校图书馆全面开展电子资源服务提供了有利条件；其次是图书馆不断增加的电子资源，为资源共享提供了信息资源保障；再次是图书馆已拥有大量具备开展电子资源服务培训的专业人员，为全面开展电子资源用户培训提供了人才保障。特别是近年来兴起的掌上移动图书馆（掌上电脑、手机、平板电脑、电子书、MP3/MP4播放器、电子辞典等）〔8〕普及应用，为用户创造了“无限知识，无线阅读”的条件。这更需要图书馆加快文献数字化建设。可见，停止纸质过刊装订，全面发展电子期刊的条件已经成熟。

四、全面实施电子期刊管理服务的重要意义

（一）减少馆藏压力

随着时间的推移，馆藏过刊数量不断增加，所占馆舍空间逐年增加，馆藏压力越来越大。而电子期刊资源是虚拟馆藏，具有储藏信息量大，占用空间少的特点。大力发展电子期刊可以解决馆藏空间不足的问题。

（二）提高检索效率

电子期刊与纸质期刊相比，具有检索速度快、查全率和查准率高的特点。图书馆如果拥有丰富的电子资源，用户只要通过电脑、手机等工具，就可以方便、快捷地索取所需资料。同时图书馆还可以利用数字资源开展课题跟踪、课题查新等深层次服务，最大限度地满足读者需要。

（三）节约图书馆管理成本

电子期刊以无纸化方式制作，节省了印刷、装订等费用。电子期刊订购成本低、信息量大、占用空间少、传播不受时空限制，只要网络覆盖的地方，用户都可利用。这样就可以大大节约管理成本。

（四）为科研人员赢得更多的研究时间

在科学研究的各个阶段，查阅有关的文献信息是必不可少的一项工作。那么，在整个研究周期中要用多少时间查阅消化有关的信息呢？美、日等国的研究结果表明，一个科研周期的时间分配如下：计划思考占7.7%，查阅信息占50.9%，研究实验占21.1%，撰写论文占9.3%〔9〕。可见，查阅资料是科学研究工作中的重要组成部分。在没有电子资源的情况下，查阅资料所花费的时间还要比这个多。但如果纸质文献资源全面数字化后，凭借数据库，我们就可以大大减少查阅资料的时间，将节约出来的时间用在资料的阅读、实验和论文撰写上，不仅可以提高科研效率，还可提高科研质量。

五、电子过刊资源服务的方法与措施

电子资源服务与纸质文献服务一样，同样需要科学管理。如果缺乏科学管理，所购买的电子资源也无法充分利用。电子资源的建设和利用可从以下两方面来开展。

（一）加强馆藏电子资源建设

电子资源与纸质文献资源一样，是图书馆开展服务的基础。从纸质过刊成本管理与低利用率，我们知道纸质过刊已基本失去了存在的价值和意义。也就是说，高校图书馆应该与时俱进，不断减少，或停止纸质过刊的装订，把纸质过刊的加工费和管理费尽量投入到电子期刊收藏与服务上。

（二）加强管理，创新服务方式，提高电子期刊利用率

全面实行电子期刊服务后，图书馆必须以读者的信息知识需求为导向，转变和完善服务方式，提高电子过刊资源的利用率。

1.重组服务机构

高校图书馆应按照新形势下读者服务工作需求来重组新的机构。比如可以将图书流通部、期刊部合并，组成纸质文献服务部，并进行大室大开间全开架服务，同时将节约出来的馆员充实到信息咨询部和文献检索课教研室，并利用这些人才资源来开发馆藏及网上信息资源，为读者提供优质服务，以达到减岗增效的目的〔10〕。

2.增加公共检索终端和自助上网区

目前，部分学生已拥有笔记本电脑，学校图书馆和各院系也建有电子阅览室，这为电子期刊的利用创造了条件。但因学生拥有的电脑数，以及图书馆和各院系提供的电子阅览室还有限，还不能满足学生检索需求。学校应该不断增加电子阅览室和自助上网区，没有电脑的学生可以到电子阅览室上网，有电脑的学生可以自助上网。

3.加强电子资源的宣传指导和利用培训

读者信息素养状况如何，直接影响电子资源的利用。针对当前广大师生读者普遍存在对馆藏文献不熟悉，检索能力不高的情况，图书馆应加强新生入馆教育和《文献信息检索》课教学，充分利用大学生读书活动，以及开办专题讲座等方式，帮助读者深入了解和利用馆藏文献信息资源。

4.开展深层次的文献信息服务和个性化服务

图书馆要结合高校教学、科研的特点，对电子过刊资料中实用价值较强的信息内容，进行充分的挖掘整理和有序开发，通过二、三次文献加工，编制各类书目文摘和专题索引，创建专题特色信息数据库等形式，为广大师生读者提供多样化的信息服务。如大理学院图书馆结合大理地方实际和馆藏特色，构建了《南诏大理文献专题数据库》，编制出版了《南诏大理国研究成果目录索引》〔11〕（收集内容为有关南诏大理国的研究论著、研究论文和著作中析出文献三部分，收集时限为1900年至2010年），这些成果既为国内外专家学者检索有关南诏大理国的资料提供了方便，又丰富了图书馆馆藏。

5.提高管理人员获取电子资源的能力

随着电子期刊的普及应用，要求馆员既是文献信息传递的多面手，又是信息咨询专家。为此，图书馆员必须掌握相关的计算机检索技能，同时关注相关专题的学术研究和应用研究的进展动态。只有这样，才能在电子资源数据库的操作、管理和研究方面有所作为，才能真正提高服务质量和水平，进而提高读者对电子过刊资源的利用率，最大限度地发挥电子过刊在高校教学、科研中的实用价值〔12〕。

〔1〕赵秀芳.论网络环境下农业图书馆过刊工作的创新〔J〕.安徽农业科学，2006，34（7）：1507.

〔2〕廖利文.期刊管理模式变革：图书馆资源整合的切入点〔J〕.图书馆，2011（1）：125.

〔3〕王石平，张红.高校图书馆过刊趋势之成本与价值解读〔J〕.图书馆论坛，2010（3）：174.

〔4〕Odlyzko A M.Competition and cooperation：Libraries and publishers in the Tran Competition Electronic Scholarly Journals〔J〕.Journal of Electronic Publishing，1999，4（4）：163-165.

〔5〕洪湛.论信息时代过刊资源的管理与利用〔J〕.现代情报，2004（4）：86-89.

〔6〕陈志勇.信息时代高校图书馆过刊的管与用〔J〕.继续教育研究，2009（5）：63-64.

〔7〕李景芝.改革和完善高校图书馆过刊管理的思考〔J〕.科技情报开发与经济，2010，20（7）：15-16.

〔8〕江波，覃燕梅.掌上图书馆、手机图书馆与移动图书馆比较分析〔J〕.图书馆论坛，2012（1）：69.

〔9〕孙桂荣，乔博，史留功.现代文献信息检索教程〔M〕.郑州：河南人民出版社，2007：14.

〔10〕邢玲.网络环境下高师图书馆管理与服务探讨〔J〕.河南图书馆学刊，2009，29（5）：29.

〔11〕黄正良.南诏大理国研究成果目录索引〔M〕.昆明：云南出版集团公司/云南科技出版社，2012.

〔12〕韦学军.高校图书馆提高地方性过刊文献资料利用率的对策〔J〕.广西教育学院学报，2010（6）：69-70.

（责任编辑 党红梅）

New Exploration of Back Periodical Management in University Library under Digital Environment

HUANG Zhengliang
（Library of Dali University,Dali,Yunnan 671003,China）

With the large-scale application of electronic journals,the utilization of paper back periodicals has decreased obviously. After the analysis of cost management and service benefits of the paper back periodicals,the article proposes the significance and necessity of ceasing the binding of paper back periodicals and an all-round development of e-journal management and service,and then offers some methods and measures.

digitalization;university library;management of back periodicals

G253

A

1672-2345（2012）05-0065-04

2012-03-14

黄正良，副研究馆员，主要从事图书情报学和地方民族文化研究.