企业存货内部控制研究

任晓静

[摘 要]加强存货内部控制，有利于提高企业的经济效益。本文论述了企业建立存货内部控制的要求，提出完善存货内部控制的对策。

[关键词]存货 内部控制 对策

存货是企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料，主要包括原材料、在产品、产成品、半成品、商品及周转材料等；企业代销、代管、代修、受托加工的存货，虽不归企业所有，也应纳入企业存货管理范畴。不同类型的企业有不同的存货业务特征和管理模式；即使同一企业，不同类型存货的业务流程和管控方式也可能不尽相同。存货作为一项重要的资产，它的品种繁多，数量较大，占用资金在企业资金总额中有一定的比例，所以存货内部控制水平的高低，对整个企业的经济效益影响很大。

一、存货内部控制的含义

存货内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的，为管理好存货，合理保证企业存货资产的安全，保证日常生产经营活动的有效进行，针对存货收、发、存与供、产、销各环节的特点，事先制定的一套相互牵制、相互验证的内部监控制度。

二、存货内部控制的要求

完善合理的存货内部控制，应当加强存货管理的关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施。具体来说有以下几个方面的要求：

1.权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理。企业应当按照存货的业务流程，考虑存货管理的业务性质，按照适当集中或分散的管理方式设置存货的管理机构，该机构能够适应信息沟通的要求，有利于信息的上传、下达和在各层级、各业务活动间的传递，有利于为存货管理提供所需的信息；根据内部组织机构设置、存货业务活动的特点，制定各存货职能部门的职责权限、组织的运行流程等的书面说明和规定，避免关键职能缺位或职能交叉的现象；企业应对存货管理岗位职责进行了恰当的描述和说明，根据职责说明按照德才兼备的原则选拔合适的人员。

2.存货请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确。请购是企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请，对存货的采购业务，首先要建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。其次，具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。第三，具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。

3.存货采购、验收、领用、盘点、处置的控制流程应当清晰，对存货预算、供应商的选择、存货验收、存货保管及重要存货的接触条件、内部调剂、盘点和处置的原则及程序应当有明确的规定。一般生产企业的存货业务流程可分为采购验收、仓储保管、生产加工、盘点处置等四个阶段, 历经取得存货、验收入库、仓储保管、领用发出、原料加工、装配包装、盘点清查、销售处置等主要环节。采购环节，企业应根据行业特点、生产经营计划和市场因素等综合考虑，本着成本效益原则，确定不同类型的存货采购方式。存货管理环节，应当根据各种存货采购间隔期和当前库存，综合考虑企业生产经营计划、市场供求等因素，充分利用信息系统，合理确定存货采购日期和数量，确保存货处于最佳库存状态。存货验收环节，应规范存货验收程序和方法，仓储部门对于入库的存货，应根据入库单的内容对存货的数量、质量、品种等进行检查，符合要求的予以入库；不符合要求的，应当及时办理退换货等相关事宜。存货发出环节，企业应当根据自身的业务特点，确定适用的存货发出管理模式，制定严格的存货准出制度，明确存货发出和领用的审批权限，健全存货出库手续，加强存货领用记录。存货清查环节，企业应当建立存货盘点清查工作规程，结合本企业实际情况确定盘点周期、盘点流程、盘点方法等相关内容，定期盘点和不定期抽查相结合，盘点清查结果要及时编制盘点表，形成书面报告。

三、完善存货内部控制的对策

1.确保存货业务的不相容岗位相分离。存货业务的不相容岗位包括：存货的请购与审批，审批与执行；存货的采购与验收、付款；存货的保管与相关会计记录；存货发出的申请与审批，申请与会计记录；存货处置的申请与审批，申请与会计记录。

2.建立完善的存货内部控制制度

(1)建立存货的请购与采购控制。企业应当建立存货采购申请管理制度，明确请购相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。应当对采购环节建立完善的管理制度，确保采购过程的透明化。根据预算或采购计划办理采购手续，严格控制预算外或计划外采购。

(2)建立存货的验收与保管控制。企业应当对入库存货进行质量检查与验收，保证存货符合采购要求。企业应当建立存货保管制度，加强存货的日常保管工作。存货管理部门对入库的存货应当建立存货明细账，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财会部门就存货品种、数量、金额等进行核对。

(3)建立存货的领用与发出控制。企业应当建立严格的存货领用和发出制度。企业相关部门领用材料，应当持有相关部门核准的领料单。超出存货领料限额的，应当经过特别授权。库存商品的发出需要经过相关部门批准，大批商品、贵重商品或危险品的发出应当得到特别授权。

(4)建立存货的盘点与处置控制。企业应当制定并选择适当的存货盘点制度，制定详细的盘点计划，合理安排人员，明确盘点范围、方法、人员、频率、时间等。对于盘点出现盘盈、盘亏及时处理，对发现的残、次、冷、背存货，应当选择有效的处理方式，并经相关部门审批后作出相应的处置。