档案多媒体数据库的作用与建立方法探究

谢守凤

摘 要：多媒体数据库在档案管理中具有重要的作用，因此，要特别重视档案多媒体数据库建立中的主要工作，即数据的采集和存入数据库方法。

关键词：档案；多媒体；数据库

从目前学校档案管理现状看，还有大量有价值的档案没有转变成电子形式。现在，信息传媒日益发展，有文字、图像、图形、声频、视频等等，如果把这些信息变成电子形式，组成一个功能齐全的数据库系统，进行传统的利用服务或者借助Web的传输机制提供即时的信息服务就相当方便了，这将给档案事业带来极大的社会效益和经济效益。下面，就建立档案多媒体数据库谈几点拙见。

一、多媒体数据库在档案管理中的作用

多媒体技术的特征是集成性、交互性、控制性、实时性、直观性、虚拟性，它已经广泛运用在社会的各个角落。一个学校建校至今保存的档案数量种类繁多，而且新的档案还在不断地产生。传统的管理方式不仅杂琐，而且利用率较低，如果没有进行有效的管理，这些档案不仅难以真正反映学校发展的历史轨迹，也难以成为学校日常工作、学习的得力助手。但现在计算机多媒体技术的介入，使得我们建立大型档案管理数据库成为可能。

（1）多媒体数据库有利于档案存储。档案多媒体数据库是以数字形式存储档案信息的，数字化的档案信息容易进行存储、显示、编辑、打印等操作。虽然这种多媒体信息需要很大的空间来存放，但光盘、磁带的海量存储技术为多媒体档案数据库的发展提供了便利，几张光盘就可装下一个小型的档案馆变成可能。

（2）多媒体数据库有利于档案保护。档案多媒体数据库可以保护原件、修复破损件。数据库建成后，大量的利用服务就可以转移到计算机上进行了，调用原件的次数减少，它们的机械损害的机会也就相应减少。而在建库的过程中，一些破损的传统档案也可以得到修复，如利用字迹恢复技术对模糊字迹进行恢复；电子档案的编辑、数据恢复也更加方便。随着光盘等存储介质耐久性研究的进展，多媒体档案的保护将越来越完善。

（3）多媒体数据库有利于档案检索。多媒体技术的交互性和实时性，是提高档案检索水平的秘密。便捷的操作界面、简易的输入方式，使一般用户检索基本没有什么障碍。除了人们习惯的传统文字上的题名、责任者、主题词等多个检索入口外，有了多媒体技术的支撑，人们还可以把声音、图形、图像、动画等多种媒体形式作为检索标志。目前，对多媒体信息的检索方法有全文检索法、特征描述法、模糊识别法、特征矢量法和超文本法等。检索的效率大大提高，档案人员的工作量也可大大减少。

（4）多媒体数据库有利于档案编研。有了海量的数据库，档案编研工作自然比从前简单了。例如：制作档案馆指南，馆藏档案介绍等只需文字的剪剪贴贴、稍加润色，再增加一些声频、视频服务及实时的链接就基本完成。而以前耗时耗力的专题编研的资料收集工作，现在也只需输入检索词，几秒钟内信息就铺天盖地而来，通过高级检索，编研档案信息的灵活度还是较高的。由于多媒体技术的集成性、交互性的特点，我们的编研成果集图、文、声、像为一体，人机交流方便快捷，其市场前景比传统编研成果好得多。

（5）多媒体数据库有利于档案信息交流。用传统的方法是很难实现馆藏的规模传递的，多媒体数据库是展示各档案馆馆藏的大型仓库，也使规模传递成为可能。如今，多媒体存储技术的发展，光盘、磁带的广泛运用，使得档案信息的传递与交流变得极为方便；再加上环球的网络，就使多媒体档案信息的远距离资源共享也只需在鼠标的轻轻点击中完成。

二、档案多媒体数据库的建立方法

档案多媒体数据库的建立需要学校档案部门与数据库建设技术人员的协同工作，他们的主要工作有两方面：一是将多媒体档案数据通过各种输入设备，输入到计算机中，进行数字化、压缩处理，存储在计算机存储设备中。这就是数据的采集。二是将已存储在计算机中的多媒体档案数据存入数据库中，以便数据库管理系统的管理和访问。

（1）档案数据采集的方法。档案数据的采集或者说数据准备是建立一个良好系统的基础。因为目前学校档案馆的馆藏量较大，因而在数据录入之前，要根据利用者的需求对非电子档案进行鉴定，确定出转换与不转换成电子形式的档案及转换先后的大致界限，对已经是电子形式的档案也要简单鉴定后再转移到数据库中。这样，便于利用价值高的档案尽早最大限度地提供利用。然后，才是数据的正式录入、存储和编辑的工作。数据的录入、存储与编辑分基本数据和原文两部分，工作人员依据档案鉴定人员提供的鉴定结果顺序录入与存储。基本数据的录入方式有：用选择、联想式的键盘录入，这种方法速度较慢，但数据经过人工判断，质量一般较高；用智能方式自动录入责任者、标题、主题词、发文字号、主题曲、主要图表、主要图像、主要影像及半自动方式录入内容提要等基本信息。这些基本数据按档案全宗原则，分类存储在各个子数据库中。对此，档案多媒体数据库要进行如下设计：基本数据的编辑分卡片编辑和快速编辑，通过提示给出条件，很快找到编辑点进行编辑，条件给定是在条件框图中完成，它应当打破系统的条件给出必须是固定几项的束缚，由编辑者给出条件并任意组合。为了防止表达式书写错误，系统还应在表达式类型和关系符上都加入出错处理，确保表达式书写正确。原文录入是通过扫描仪将非电子文件一页页录入、压缩，存储。其编辑在扫描过程中或扫描后进行，一旦刻入光盘后就不能再编辑。

（2）档案数据存入数据库的方法。档案多媒体信息存入数据库的方法有两种：基于文件的方法（File Based）和二进制域(BLOB：Binary Large Object，二进制大对象)的方法。基于文件的方法适用于大数据量的档案，比如多媒体数据等，它将数据信息分成两部分：数据的基本信息（比如文件位置、文件名等）以及档案数据的具体内容。其中数据的基本信息存储在数据库中，具体档案数据存储在其他位置，例如：硬盘、光盘等。检索数据时，根据数据库中的数据基本信息得到数据文件的位置，从而获取该档案数据。这种方法容易实现，它减轻了数据库的压力，方便档案信息的修改，但是我们需要额外的开销来维护档案数据文件。

二进制大对象方法是把档案数据作为数据库的一个字段存储于数据库中。这种技术将档案数据当做数据库的普通字段，操作该字段与其他一样，这样更利于我们的检索读取。但是，另一方面，这种技术将大数据存储于数据库中，增加了数据库的开销，数据库延迟相对要大，而且不利于档案数据的修改。

当前学校的档案多媒体的存储方法两者皆有，它根据档案的类别而采用相应的存储方法。档案多媒体数据库和信息系统的开发，用的是基于二进制大对象方法的多媒体数据库，这有利于档案信息的建立以及统一管理；而在档案的前期编研、对外提供多媒体信息共享时，对档案的操作较多，但是要求的技术较低，适合采用基于文件的方法。

目前，学校档案多媒体数据库应用广泛，但是在实施时仍然存在一些问题：如档案多媒体数据库的有关标准的制定，不同档案多媒体数据库之间的兼容性，以及档案多媒体数据库的备份、安全性等等。这些问题，影响着档案多媒体数据库的维护以及进一步推广。

参考文献：

[1]李胜娟,孙炳文.多媒体技术在科技档案信息管理中的应用[J].情报学报,1998(6).

[2]盛春梅,王原.多媒体技术在档案信息管理中的作用[J].浙江档案,2000(7).

（莆田第五中学）